Johtaja Jukka Laiho ja laskentapäällikkö Seija Liinoja, talouden ja rahoituksen vastuualue 15.6.2018:

Kaupunginvaltuustolle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle annetaan osavuosikatsaukset toiminnan ja talouden kehittymisestä kolme kertaa vuodessa tilikauden aikana. Neljäs toiminnan ja talouden toteutumisesta annettava raportti on tilinpäätös.

Kaupunginvaltuusto on vuoden 2018 talousarvion noudattamista koskevien määräysten yhteydessä päättänyt toiminnan ja talouden kehittymisen raportoinnista. Toinen osavuosikatsaus laaditaan raportointijaksolta 1.1.–30.6.2018. Osavuosikatsaus sisältää toiminnan ja talouden katsauksen sekä ennusteen toiminnallisten, taloudellisten ja henkilöstötavoitteiden toteutumisesta.

Toisen osavuosikatsauksen yhteydessä kaupunginhallitukselle raportoidaan strategisissa sopimuksissa vahvistettujen strategisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen ja taloudellisen tavoitteiden toteutuminen tiliryhmäkohtaisesti sekä annetaan selvitys sisäisten ja ulkoisten toimintamenojen poikkeamista. Strategisiin sopimuksiin sisältyvät kaupunginhallitukselle ja – valtuustolle tiedoksi annettavat tunnusluvut raportoidaan tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä erikseen (strategisten sopimusten seurantaraportti). Kaupungin yhteiset henkilöstön hyvinvointi ja työelämän laatuun liittyvät tavoitteet raportoidaan Henkilöstö voimavarana – ohjelman seurannan yhteydessä.

Toimialat raportoivat lautakunnille operatiivisten sopimusten toteutumisesta strategisten sopimusten raportoinnin yhteydessä kahdesti vuodessa, 2. osavuosikatsauksen sekä tilinpäätöksen yhteydessä. Toimialat vastaavat itse raportoinnin prosessista. Tietoja ei kerätä konsernihallinnon toimesta.

Toiseen osavuosikatsaukseen sisältyy myös strategisille yhteisöille asetettujen tavoitteiden seurantatiedot. Strategisten yhtiöiden seurantatiedot ovat kaupunginhallituksen konsernijaoston käsittelyssä 27.8.2018. Strategisille yhtiöille konserniohjauksen vastuualue antaa erilliset ohjeet ja seurantapohjat.

Toiminnallisten tavoitteiden ja strategisten sopimusten seuranta

Kaupunginvaltuuston hyväksymien toiminnallisten tavoitteiden toteutumis- ja ennustetiedot sekä kaupunginhallituksen ja toimialojen välisten strategisten sopimusten seurantatiedot kerätään samanaikaisesti.

Konsernihallinnossa on koottu seurantalomakkeet (Word), joihin valtuuston hyväksymien tavoitteiden ja strategisten sopimusten toteutumis- ja ennustetiedot merkitään. Toimielinkohtaiset lomakepohjat löytyvät Dotkun vuosijohtamisen dokumenttikirjaston toiminnan ja talouden seurannan toimialakansiosta.

Seurantalomakkeiden täyttöohjeet löytyvät Dotkun ohjeet dokumenttikirjaston toiminnan seurannan osavuosikatsauksen kansiosta.

Strategiset sopimukset viedään tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle elokuussa. Päivityksen yhteydessä tehdään teknisiä tarkistuksia muun muassa toimialojen henkilötyövuositavoitteisiin. Lisäksi kaupunginhallituksen ja kaupunkiympäristötoimialan välinen strateginen sopimus päivitetään siltä osin kuin kaupunkiympäristötoimialan organisaatiomuutos edellyttää. Kaupunkiympäristötoimialan seurantapohjiin on merkitty tavoitteet sen mukaisina kun ne tullaan esittämään päättäville toimielimille (merkitty seurantapohjiin punaisella fontilla). HTV-tavoitteet ovat seurantapohjissa sen mukaisina kuin ne ovat 2018 talousarviossa.

Toimintatulojen ja –menojen toteutumisennuste

Talouden toteutumisennusteet raportoidaan kaupunginvaltuuston päättämällä sitovuustasolla. Sitovia ovat toimielinten määrärahat ja tuloarviot poikkeuksena aluepelastuslautakunta. Taseyksikkönä toimivan aluepelastuslaitoksen sitova tavoite on liikeylijäämä + poistot sekä investointien bruttomenot vähennettynä rahoitusosuuksilla ja pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustuloilla (investointien rahavirta).

Toimintamenojen ja – tulojen ennustetta laadittaessa otetaan huomioon

a. Palkat ja palkkiot

Kunta-alan palkankorotusten keskimääräinen kustannusvaikutus 1.1.2018 voimaan tulleesta sopimuksesta vuodelle 2018 on keskimäärin 0,86 prosenttia. Palkkojen ja palkkioiden ennusteissa on huomioitava, että ennusteet vastaavat ennustettua henkilötyövoiman vähennystä. Palkkakustannusten nousu on vastaava, jos henkilötyövoimassa ei tapahdu muutoksia.

Kertakorvauksena maksettavan tuloksellisuuserän maksuvelvollisuus syntyy työnantajalle jo vuoden 2018 aikana, minkä vuoksi erä kirjataan kokonaisuudessaan tilinpäätökseen kuluksi ja siirtovelaksi. Kertaerän suuruudeksi on kaupunkitasolla arvioitu yhteensä n. 2,4 milj. euroa ilman henkilösivukuluja ja n. 2,9 milj. euroa henkilösivukuluineen. Toimielinten tulee huomioida kertakorvaukset palkkaennusteissaan. Toimialakohtaiset arviot kertakorvausten suuruudesta löytyvät Dotkun ohjeista. Toimialat, joilla on enemmän kuin yksi lautakunta, voivat jakaa toimialakohtaisesti arvioidun tuloksellisuuserän palkkojen suhteessa toimielimille.

b. Henkilösivukulut

Palkkaperusteinen KuEL - eläkemaksu on 1.1.2018 alkaen 16,75 % (talousarvion laadinnassa käytetty 16,75 %). VaEL-maksu on 16,77 % (talousarvion laadinnassa käytetty 16,55 %). Työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (sairausvakuutus- ja lakisääteiset vakuutusmaksut) ovat vuoden alusta alkaen yhteensä 4,20 % (talousarvion laadinnassa käytetty yhteensä 4,20) %). Edellä mainitusta palkkojen perusteella laskettava tapaturmavakuutusmaksu on 0,70 %, taloudellinen tuki on 0,04 %, työttömyysvakuutusmaksu on 2,60 % ja sairausvakuutusmaksu on 0,86 %.

Henkilöstömenoihin kirjattavat eläkemenoperusteiset ja varhaiseläkemenoperusteiset KuEL-maksut tulevat Kevan ennakkomaksujen mukaan olemaan yhteensä noin 0,4 milj. euroa suuremmat kuin talousarvioon on syötetty.

Vuoden 2018 eläkemenoperusteisista ennakkomaksuista ja varhaiseläkemenoperusteisista ennakkomaksuista laaditaan yhteenveto toimielimittäin. Yhteenveto löytyy Dotkusta: Eläke- ja varhaiseläkemenoperusteiset eläkemaksut 2017 ja 2018 (ennakkomaksut)

c. Sisäiset taloustapahtumat

Toteutumisennusteeseen sisällytetään toimielinten väliset sisäiset menot ja tulot. Toimielinten eri tulosyksiköiden väliset sisäiset menot ja tulot eivät ole toimielinten talousarvioissa, jolloin niitä ei myöskään sisällytetä toteutumisennusteisiin.

Sisäisten tulojen ja menojen tulee toteutuessaan olla yhtä suuret. Samaa periaatetta noudatetaan riittävällä tarkkuudella myös ennusteen laadinnassa.

Keskeisimmät sisäiset erät ovat

-IT- ja puhelinpalvelumenot (IT-palvelut)

-tilavuokrat, sisältävät myös siivouskulut ja kulunvalvonnan kuluja

-HR-palvelujen kustannukset (Henkilöstöasiain palvelukeskus)

Yllä mainittujen erien kohdalla on syytä varmistaa, että menoennuste vastaa tulonsaajan ennustetta etenkin silloin, jos menoennuste arvioidaan isommaksi kuin vuoden alussa on sisäisissä sopimuksissa tai muutoin sovittu.

d. Suunnitelman mukaiset poistot ja arvonalentumiset

Toimialat syöttävät suunnitelman mukaiset poistot toimielimen ennusteeseen (syöttöpohjan rivi Suunnitelman mukaiset poistot).

Toimielinten suunnitelman mukaisten poistojen määrä vaikuttaa kaupungin tulokseen. Se ei sisälly käyttötalousosan määrärahaan eikä suunnittelulukuun eikä niiden toteutuminen vaikuta määrärahan käyttöön. Suunnitelmapoistoilla jaksotetaan taseeseen aktivoidun käyttöomaisuuden hankintameno kuluksi tilikausille vahvistetun poistoajan mukaisesti.

Tiedossa olevat pysyvien vastaavien arvonalentumiset tulee arvioida ennusteisiin.

e. Omaisuuden luovutuksesta kertyvät myyntivoitot

Arvioidut käyttöomaisuuden myyntivoitot sisällytetään toteutumisennusteen toimintatuloihin silloin, jos omistus- ja hallintaoikeus luovutettuun omaisuuteen siirtyvät vuoden 2018 aikana. Mikäli kauppakirjassa on maininta, että kauppa tulee voimaan ja omistus- ja hallintaoikeus siirtyvät päätöksen tultua lainvoimaiseksi, kirjataan luovutus lainvoimaisuuden jälkeen. Joulukuussa päätettyjen kauppojen tulee siis tulla lainvoimaiseksi 31.12.2018 mennessä, jotta luovutustulo voidaan huomioida vuoden 2018 tulona. Edellytyksenä on lisäksi hallintaoikeuden siirtyminen 31.12.2018 tai sitä ennen.

f. Projektit ja hankkeet

Projektien budjetointia ja seurantaa varten perustetaan jokaiselle toimielimelle Projektit ja hankkeet -kustannuspaikka. Kustannuspaikkaseurannalla pidetään projektien ja hankkeiden kustannukset erillään toimielimen perustoiminnan kustannuksista. Jokaiselle projektille/hankkeelle annetaan tilastollinen tilausnumero, jonka avulla seurataan kunkin projektin/hankkeen taloutta ja talousarvion toteutumista.

Projektien ja hankkeiden bruttotulojen ja bruttomenojen tulee sisältyä toimielimen talousarvion toteutumisennusteeseen. Toimielimet vastaavat hankkeiden omarahoitusosuudesta (nettomenoista).

Talousarvion noudattamista koskevat määräykset (KV 13.11.2017 § 221):

”Toimialajohtajan päätöksellä ulkopuolisella rahoituksella rahoitettavien hankkeiden tai uuden toiminnan aloittaminen ja käynnistäminen edellyttää suunnitelmaa, joka käsitellään kaupungin kehittämismallin sekä salkunhallinnan periaatteiden mukaisesti (kaupunginhallitus 29.9.2014 § 368). Suunnitelmasta on selvittävä:

-Ulkopuolisen rahoituksen määrä

-Hankkeen kaikki resurssit sekä niiden vaatimat määrärahat sekä näiden erotus eli kaupungin vastuulle jäävä omarahoitusosuus ja miten se on tarkoitus kattaa toimialan talousarviossa

-Välillinen ja välitön HTV-tarve ja vaikutukset henkilöstösuunnitelmaan

Projektit ja hankkeet, jotka aiheuttavat toimintakatteeseen muutoksen, raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. Samalla esitetään talousarviomuutokset toimielimen talousarvioon.”

Talousarviomuutoksina esitetään projektien/hankkeiden bruttomenot, bruttotulot ja toimintakate sekä henkilötyövuosien muutos, jos talousarvion HTV-tavoite ylittyy projektin johdosta. Talousarviomuutoksen aiheuttavista projekteista ja hankkeista raportoidaan

-Päätös, jolla hanke on käynnistetty

-Projektin ulkopuolisen rahoituksen määrä

-Projektin/hankkeen toimintamenot ja toimintatulot (sisältäen myös ulkopuolisen tuen/avustuksen)

-Välillinen ja välitön henkilötyövoimatarve ja vaikutukset henkilöstösuunnitelman toteutumiseen

Selvitykset annetaan erillisenä Excel-tiedostona ja tallennetaan Dotkun Osavuosikatsaukset – kansioon ao. toimialan kohdalle.

Käyttötalouden menojen ja tulojen toteutumisennuste vuonna 2018

Talouden seuranta ja ennusteet toteutetaan SAP/BPC ja SAP ERP PS/IM (investointiprojektit) -taloussuunnittelujärjestelmällä. SAP-ohjeet löytyvät

-Dotkusta: Prosessikohtainen ohje

-BPC:n kirjautumissivun kohdasta Asiakirjat

Käyttötalouden ennusteiden laadinnassa käytettävät syöttöpohjat ovat

-Peruskaupunki: Käyttötalousosa ennuste (1-4S)_UUSI

-Taseyksikkö: Käyttötalousosa ennuste (1-4S)_UUSI

Koska osavuosikatsauksen yhteydessä annetaan selvitys sisäisten ja ulkoisten toimintamenojen toteutumisesta, tulee kiinnittää huomiota siihen, että sisäiset ja ulkoiset erät tallennetaan riittävällä tarkkuudella. Tarkemmat ohjeet ulkoisten ja sisäisten erien tallentamisesta sisältyvät SAP/BPC -ohjeisiin.

Toteutumisennusteet vuoden 2018 menojen ja tulojen toteutumisesta on tallennettava järjestelmään 17.8.2018 klo 12 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Tulojen ja menojen ennusteita tallennettaessa on oltava huolellinen kumppanitietojen syötössä. Ulkoiset erät syötetään KUMPPANI: ULKOINEN ja kaikki sisäiset erät syötetään KUMPPANI: KAUPYHT2. Ennustetietojen tallennuksessa käytetään BPC:n versiota ENN_V6. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi.

Tammi-kesäkuun aikana tehdyt päätökset talousarviomuutoksista ja määrärahan keskeisistä siirroista tallennetaan järjestelmään 9.8.2018 mennessä.

Kesäkuun 2018 kirjanpito suljetaan 9.7.2018 klo 16.00. Toteutumistiedot siirretään tietovarastosta SAP/BPC:hen kerran kuussa. Tammi-kesäkuun tiedot ovat käytössä tietovarastossa 10.7.2018. Tammi-kesäkuun toteutumistietoihin sisältyvät lomapalkkajaksotukset ao. raportointikaudelta sekä toimialojen ja laitosten tekemät olennaisten tuottojen ja kulujen jaksotukset raportointikaudelle.

SAP/ERP:ssä syntyvät tapahtumatiedot siirretään tietovarastoon tapahtumaa seuraavan päivän aamulla. Tietovaraston tiedot ovat laskuperusteisesti lähes ajan tasalla päivittäin ja suoriteperusteisesti olennaisuuden periaatteella, kun kauden vaihdeajot on tehty.

Investointitulojen ja – menojen toteutumisennuste

Investointiprojektien toteutumisennusteet vuoden 2018 investointimenoista ja rahoitusosuuksista tallennetaan SAP ERP PS/IM-järjestelmään ennusteversioon E00. Toimialan ammattikäyttäjä kopioi luvut E00 versiosta E12 versioon. Toimiala tarkistaa ja kuittaa ennusteversion E12 luvut ke 15.8.2018 klo 14.00 mennessä.

Investointitilauksien toteutumisennusteet tallennetaan SAP BPC -järjestelmään ennusteversioon ENN_V6 17.8.2018 klo 12 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi.

Investointiprojektien talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on päätös tehty kesäkuun loppuun mennessä, toimiala syöttää SAP ERP PS/IM -järjestelmään versioihin (B66 tai B67) to 9.8.2018 mennessä ja toimitetaan tiedoksi talouden ja rahoituksen vastuualueelle.

Investointitilausten talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on tehty päätös kesäkuun loppuun mennessä, ilmoitetaan talous- ja rahoitus vastuualueelle viimeistään to 9.8.2018 mennessä.

Pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustulojen ennuste laaditaan toimielintasolla. Luovutustulojen ennusteeseen otetaan mukaan arvioidut luovutustulot (myyntihintaisena), jos omaisuuden luovutuksesta tehty päätös on saanut tai saa lainvoiman ja omaisuuden hallintaoikeus siirtyy ostajalle vuoden 2018 loppuun mennessä. Myyntivoiton osuus arvioidaan ja merkitään erikseen ennusteeseen.

Investointien syötössä käytettävät syöttöpohjat ovat

-Investointitilaukset (BPC): Investointiosa ennuste (3-3S)_UUSI

-Investointiosan pysyvät vastaavat ennuste (3-4S)_UUSI

-Investointiprojektit (PSIM)

Tilivelvollisen viranhaltijan arvio toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta

Tilivelvollisen viranhaltijan arvio tavoitteiden toteutumisesta annetaan seurantalomakkeella. Arviossa selvitetään keskeiset toimintaympäristön muutostekijät talousarvion laatimisen jälkeen sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden olennaiset poikkeamat. Tilivelvollinen viranhaltija antaa lisäksi lyhyen selvityksen jokaisesta lausekkeesta, jonka kaupunginvaltuusto on hyväksynyt toimielimen talousarvion päättämisen yhteydessä. Katso seurantalomakkeen täyttöohjeet.

Selvityksen tulee olla sisällöltään sellainen, että se voidaan liittää osavuosikatsausraporttiin ja kaupunginhallituksen esittelytekstiin toimialajohtajan tai liikelaitosjohtajan nimissä.

Esitysdiat

Toimialojen esitysdiat tallennetaan Dotkuun Osavuosikatsaukset -sivuston Toimialat, Toimiala: Yhteinen –kirjastossa olevaan yhteiseen diapohjaan. Edellä mainittuun kirjastoon on tallennettu osavuosikatsaus 2/2018 esitysdioihin sisällytetyt toimialojen nostot. Diat päivitetään toisen ennusteen tietojen perusteella. Dioissa esitetään

-kuvaus keskeisestä tapahtumista sekä toimintaympäristössä tapahtuneista muutoksista

-selvitys olennaisista talousarviopoikkeamista ja niiden syistä

-selvitys mahdollisista toimenpiteistä, mihin on ryhdytty tai ryhdytään talousarviossa pysymiseksi

-toimintakate (ennuste, netto ja talousarviopoikkeama)

-työvoiman käytön ennuste 31.12.2018

Aikataulut

To 9.8.2018 mennessä Investointiprojektien talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot (B66) tai investointiprojektien määrärahojen sisäiset siirrot versioon (B67), joista on tehty päätös kesäkuun loppuun mennessä

To 9.8.2018 mennessä Investointitilausten talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on tehty päätös kesäkuun loppuun mennessä

Ke 15.8.2018 klo 14.00 Investointiprojektien ennusteluvut (PS/IM) toimiala tarkistanut ja kuitannut, että E12 versiosta TA2018 tiedot voidaan ajastaa

15.8.2018 klo 16.00 Työvoimaraportti tallennettu Dotkuun

Työvoimaraportit löytyvät Dotkusta Vuosijohtaminen/Tietopankki/Henkilöstö/ Henkilöstön määrä ja rakenne

pe 17.8.2018 Tiedot syötetty SAP/BPC taloussuunnittelujärjestelmään

pe 24.8.2018 klo 16.00 Diaesitykset ja selvitykset tallennettu Dotkuun

Dia-esitykset tallennetaan Dotkuun Toimialat –dokumenttikirjaston yhteiseen diapohjaan Toimialojen nostot.

Excel-muotoinen selvitys toimintakatteen muutoksen aiheuttamista projekteista ja hankkeista tallennetaan Dotkuun Toimialat –dokumenttikirjaston toimialakohtaiseen tiedostoon. (ks. kohta 6. Projektit ja hankkeet).

SAP BPC:ssä olevien ja Dotkuun tallennettavan raportin ja dia-esityksen numeeristen tietojen on vastattava toisiaan.

pe 31.8.2018 Toimielinten ehdotukset talousarviomuutoksista lähetetty kaupunginhallitukselle

ke 5.9.2018 klo 16.00 Diaesitykset ja selvitykset (viimeiset päivitykset) tallennettu Dotkuun

to 6.9.2018 klo 12.00 Osavuosikatsaus diaesitys johtoryhmän kokoukseen valmis

ti 11.9.2018 Osavuosikatsaus kaupungin johtoryhmässä

ke 12.9.2018 Osavuosikatsaus -raportti valmis

ma 17.9.2018 Osavuosikatsaus kaupunginhallituksessa

ma 24.9.2018 Osavuosikatsaus kaupunginvaltuustossa

Lisätietoja ja konsernihallinnon yhteyshenkilöt: