Johtaja Jukka Laiho ja laskentapäällikkö Seija Liinoja, talouden ja rahoituksen vastuualue 23.3.2018:

Kaupunginvaltuustolle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle annetaan osavuosikatsaukset toiminnan ja talouden kehittymisestä kolme kertaa vuodessa tilikauden aikana. Neljäs toiminnan ja talouden toteutumisesta annettava raportti on tilinpäätös.

Kaupunginvaltuusto on vuoden 2018 talousarvion noudattamista koskevien määräysten yhteydessä päättänyt toiminnan ja talouden kehittymisen raportoinnista. Ensimmäinen osavuosikatsaus laaditaan raportointijaksolta 1.1.–31.3.2018. Osavuosikatsaus sisältää talouden katsauksen sekä ennusteen taloudellisten ja henkilöstötavoitteiden toteutumisesta vuonna 2018.

Strategisten sopimusten noudattamista koskevien noudattamista ja täytäntöönpanoa koskevien määräysten (kh 18.12.2017 § 547) mukaan kaupunginhallitukselle raportoidaan ensimmäisen ja kolmannen osavuosikatsauksen yhteydessä taloudellisen tavoitteiden toteutuminen tiliryhmäkohtaisesti sekä annetaan selvitys sisäisten ja ulkoisten toimintamenojen poikkeamista (pl. liikelaitokset).

1. Toimintatulojen ja -menojen toteutumisennuste

Talouden toteutumisennusteet raportoidaan kaupunginvaltuuston päättämällä sitovuustasolla. Sitovia ovat toimielinten määrärahat ja tuloarviot poikkeuksena aluepelastuslautakunta. Taseyksikkönä toimivan aluepelastuslaitoksen sitova tavoite on liikeylijäämä + poistot sekä investointien bruttomenot vähennettynä rahoitusosuuksilla ja pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustuloilla (investointien rahavirta).

Toimintamenojen ja -tulojen ennustetta laadittaessa otetaan huomioon

a. Palkat ja palkkiot

Kunta-alan palkankorotusten keskimääräinen kustannusvaikutus 1.2.2018 voimaan tulleesta sopimuksesta vuodelle 2018 on keskimäärin 0,86 prosenttia. Palkkakustannusten nousu on vastaava, jos henkilötyövoimassa ei tapahdu muutoksia.

Palkkojen ja palkkioiden ennusteissa on huomioitava, että ennusteet vastaavat ennustettua henkilötyövoiman vähennystä.

b. Henkilösivukulut

Palkkaperusteinen KuEL - eläkemaksu on 1.1.2018 alkaen 16,75 % (talousarvion laadinnassa käytetty 16,75 %). VaEL-maksu on 16,77 % (talousarvion laadinnassa käytetty 16,55 %). Työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (sairausvakuutus- ja lakisääteiset vakuutusmaksut) ovat vuoden alusta alkaen yhteensä 4,20 % (talousarvion laadinnassa käytetty yhteensä 4,20) %). Edellä mainitusta palkkojen perusteella laskettava tapaturmavakuutusmaksu on 0,70 %, taloudellinen tuki on 0,04 %, työttömyysvakuutusmaksu on 2,60 % ja sairausvakuutusmaksu on 0,86 %.

Henkilöstömenoihin kirjattavat eläkemenoperusteiset ja varhaiseläkemenoperusteiset KuEL-maksut tulevat Kevan ennakkomaksujen mukaan olemaan yhteensä noin 0,4 milj. euroa suuremmat kuin talousarvioon on syötetty.

Vuoden 2018 eläkemenoperusteisista ennakkomaksuista ja varhaiseläkemenoperusteisista ennakkomaksuista laaditaan yhteenveto toimielimittäin. Yhteenveto löytyy Dotkusta:

Eläke- ja varhaiseläkemenoperusteiset eläkemaksut 2017 ja 2018 (ennakkomaksut)

c. Sisäiset taloustapahtumat

Toteutumisennusteeseen sisällytetään toimielinten väliset sisäiset menot ja tulot. Toimielinten eri tulosyksiköiden väliset sisäiset menot ja tulot eivät ole toimielinten talousarvioissa, jolloin niitä ei myöskään sisällytetä toteutumisennusteisiin.

Sisäisten tulojen ja menojen tulee toteutuessaan olla yhtä suuret. Samaa periaatetta noudatetaan riittävällä tarkkuudella myös ennusteen laadinnassa.

Keskeisimmät sisäiset erät ovat

• IT- ja puhelinpalvelumenot (IT-palvelut)
• tilavuokrat, sisältävät myös siivouskulut ja kulunvalvonnan kuluja (Tilapalvelukeskus)
• HR-palvelujen kustannukset (Henkilöstöasiain palvelukeskus)
• Talouspalvelut

Yllä mainittujen erien kohdalla on syytä varmistaa, että menoennuste vastaa tulonsaajan ennustetta etenkin silloin, jos menoennuste arvioidaan isommaksi kuin vuoden alussa on sisäisissä sopimuksissa tai muutoin sovittu.

d. Suunnitelman mukaiset poistot

Toimialat syöttävät suunnitelman mukaiset poistot toimielimen ennusteeseen (syöttöpohjan rivi Suunnitelman mukaiset poistot).

Toimielinten suunnitelman mukaisten poistojen määrä vaikuttaa kaupungin tulokseen. Se ei sisälly käyttötalousosan määrärahaan eikä suunnittelulukuun eikä niiden toteutuminen vaikuta määrärahan käyttöön. Suunnitelmapoistoilla jaksotetaan taseeseen aktivoidun käyttöomaisuuden hankintameno kuluksi tilikausille vahvistetun poistoajan mukaisesti.

e. Omaisuuden luovutuksesta kertyvät myyntivoitot ja -tappiot

Arvioidut käyttöomaisuuden myyntivoitot sisällytetään toteutumisennusteen toimintatuloihin ja myyntitappiot toimintakuluihin silloin, jos omistus- ja hallintaoikeus luovutettuun omaisuuteen siirtyvät vuoden 2018 aikana. Mikäli kauppakirjassa on maininta, että kauppa tulee voimaan ja omistus- ja hallintaoikeus siirtyvät päätöksen tultua lainvoimaiseksi, kirjataan luovutus lainvoimaisuuden jälkeen. Joulukuussa päätettyjen kauppojen tulee siis tulla lainvoimaiseksi 31.12.2018 mennessä, jotta luovutustulo voidaan huomioida vuoden 2018 tulona. Edellytyksenä on lisäksi hallintaoikeuden siirtyminen 31.12.2018 tai sitä ennen.

Tavanomaisesta poikkeavat myyntivoitot sisällytetään satunnaisiin tuloihin ja myyntitappiot satunnaisiin kuluihin (toiminnan lopettamisen yhteydessä luovutetun omaisuuden suurehkot myyntivoitot ja –tappiot).

f. Projektit ja hankkeet

Projektien budjetointia ja seurantaa varten perustetaan jokaiselle toimielimelle Projektit ja hankkeet -kustannuspaikka. Kustannuspaikkaseurannalla pidetään projektien ja hankkeiden kustannukset erillään toimielimen perustoiminnan kustannuksista. Jokaiselle projektille/hankkeelle annetaan tilastollinen tilausnumero, jonka avulla seurataan kunkin projektin/hankkeen taloutta ja talousarvion toteutumista.

Projektien ja hankkeiden bruttotulojen ja bruttomenojen tulee sisältyä toimielimen talousarvion toteutumisennusteeseen. Toimielimet vastaavat hankkeiden omarahoitusosuudesta (nettomenoista).

Talousarvion noudattamista koskevat määräykset (KV 13.11.2017 § 221):

”Toimialajohtajan päätöksellä ulkopuolisella rahoituksella rahoitettavien hankkeiden tai uuden toiminnan aloittaminen ja käynnistäminen edellyttää suunnitelmaa, joka käsitellään kaupungin kehittämismallin sekä salkunhallinnan periaatteiden mukaisesti (kaupunginhallitus 29.9.2014 § 368). Suunnitelmasta on selvittävä:

• Ulkopuolisen rahoituksen määrä
• Hankkeen kaikki resurssit sekä niiden vaatimat määrärahat sekä näiden erotus eli kaupungin vastuulle jäävä omarahoitusosuus ja miten se on tarkoitus kattaa toimialan talousarviossa
• Välillinen ja välitön HTV-tarve ja vaikutukset henkilöstösuunnitelmaan.

Projektit ja hankkeet, jotka aiheuttavat toimintakatteeseen muutoksen, raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. Samalla esitetään talousarviomuutokset toimielimen talousarvioon.”

Talousarviomuutoksina esitetään projektien/hankkeiden bruttomenot, bruttotulot ja toimintakate sekä henkilötyövuosien muutos, jos talousarvion HTV-tavoite ylittyy projektin johdosta. Talousarviomuutoksen aiheuttavista projekteista ja hankkeista raportoidaan

• Päätös, jolla hanke on käynnistetty
• Projektin ulkopuolisen rahoituksen määrä
• Projektin/hankkeen toimintamenot ja toimintatulot (sisältäen myös ulkopuolisen tuen/avustuksen)
• Välillinen ja välitön henkilötyövoimatarve ja vaikutukset henkilöstösuunnitelman toteutumiseen. Selvitykset annetaan erillisenä Excel-tiedostona ja tallennetaan Dotkun Osavuosikatsaukset -kansioon ao. toimialan kohdalle.

2. Käyttötalouden menojen ja tulojen toteutumisennuste vuonna 2018

Talouden seuranta ja ennusteet toteutetaan SAP/BPC -taloussuunnittelujärjestelmällä. SAP-ohjeet löytyvät

• Dotkusta: Prosessikohtainen ohje
• BPC:n kirjautumissivun kohdasta Asiakirjat

Käyttötalouden ennusteiden laadinnassa käytettävät syöttöpohjat ovat

• Peruskaupunki: Käyttötalousosa ennuste (1-4S)_UUSI
• Taseyksikkö: Käyttötalousosa ennuste (1-4S)_UUSI

Koska osavuosikatsauksen yhteydessä annetaan selvitys sisäisten ja ulkoisten toimintamenojen toteutumisesta, tulee kiinnittää huomiota siihen, että sisäiset ja ulkoiset erät tallennetaan riittävällä tarkkuudella. Tarkemmat ohjeet ulkoisten ja sisäisten erien tallentamisesta sisältyvät SAP/BPC -ohjeisiin.

Toteutumisennusteet vuoden 2018 menojen ja tulojen toteutumisesta on tallennettava järjestelmään 16.4.2018 klo 12 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Tulojen ja menojen ennusteita tallennettaessa on oltava huolellinen kumppanitietojen syötössä. Ulkoiset erät syötetään KUMPPANI: ULKOINEN ja kaikki sisäiset erät syötetään KUMPPANI: KAUPYHT2. Ennustetietojen tallennuksessa käytetään BPC:n versiota ENN_V3. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi.

Talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, jotka on tehty maaliskuun loppuun mennessä, tallennetaan SAP BPC -järjestelmään viimeistään 6.4.2018 mennessä.

Maaliskuun 2018 kirjanpito suljetaan 10.4.2018 klo 16.00. Tammi-maaliskuun tiedot ovat tietovarastossa 11.4.2018. Toteutumistiedot tietovarastosta siirretään SAP/BPC:hen kerran kuussa. Tammi-maaliskuun toteutumistiedot ovat SAP/BPC:ssä 11.4.2018. SAP Toteutumistietoihin sisältyy lomapalkkajaksotukset ao. raportointikaudelta sekä toimialojen ja laitosten tekemät olennaisten tuottojen ja kulujen jaksotukset raportointikaudelle.

SAP/ERP:ssä syntyvät tapahtumatiedot siirretään tietovarastoon tapahtumaa seuraavan päivän aamulla. Tietovaraston tiedot ovat laskuperusteisesti lähes ajan tasalla päivittäin ja suoriteperusteisesti olennaisuuden periaatteella, kun kauden vaihdeajot on tehty.

3. Investointitulojen ja -menojen toteutumisennuste

Investointiprojektien toteutumisennusteet vuoden 2018 investointimenoista ja rahoitusosuuksista tallennetaan SAP ERPPS/IM-järjestelmään ennusteversioon E00. Toimialan ammattikäyttäjä kopioi luvut E00 versiosta E12 versioon torstai 12.4.2018 klo 16.00 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi E00 versioon.

Investointitilauksien toteutumisennusteet tallennetaan SAP BPC -järjestelmään ennusteversioon ENN_V3 16.4.2018 klo 12 mennessä, jonka jälkeen ennustetietoja ei enää saa muuttaa. Ennustetietojen tallennus voidaan aloittaa välittömästi.

Investointiprojektien talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on päätös tehty maaliskuun loppuun mennessä, toimiala syöttää SAP ERP PS/IM -järjestelmään versioihin (B66 tai B67) 10.4.2018 mennessä ja toimitetaan tiedoksi talouden ja rahoituksen vastuualueelle.

Investointitilausten talousarviomuutokset ja määrärahan keskeiset siirrot, joista on tehty päätös maaliskuun loppuun mennessä, ilmoitetaan talous- ja rahoitus vastuualueelle viimeistään 4.4.2018 mennessä.

Pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustulojen ennuste laaditaan toimielintasolla. Luovutustulojen ennusteeseen otetaan mukaan arvioidut luovutustulot (myyntihintaisena), jos omaisuuden luovutuksesta tehty päätös on saanut tai saa lainvoiman ja omaisuuden hallintaoikeus siirtyy ostajalle vuoden 2018 loppuun mennessä. Myyntivoiton osuus arvioidaan ja merkitään erikseen ennusteeseen.

Investointien syötössä käytettävät syöttöpohjat ovat

• Investointitilaukset (BPC): Investointiosa ennuste (3-3S)_UUSI
• Investointiosan pysyvät vastaavat ennuste (3-4S)_UUSI
• Investointiprojektit (PSIM)

4. Esitysdiat

Toimialojen esitysdiat tallennetaan Dotkuun Osavuosikatsaukset -sivuston Toimialat, Toimiala: Yhteinen -kirjastossa olevaan yhteiseen diapohjaan.

Toimialojen yhteinen dia-pohja

Dioissa esitetään

• kuvaus keskeisestä tapahtumista sekä toimintaympäristössä tapahtuneista muutoksista
• selvitys olennaisista talousarviopoikkeamista ja niiden syistä

  - toimintakate (ennuste ja talousarviopoikkeama)
  - henkilöstö (työvoiman käytön ennuste 31.12.2018 ja poikkeama suunnitelmaan verrattuna, yli tai alle talousarvion

• selvitys mahdollisista toimenpiteistä, mihin on ryhdytty tai ryhdytään talousarviossa pysymiseksi

5. Aikataulut

18.4.2018 Työvoimaraportti tallennettu Dotkuun

Työvoimaraportit löytyvät Dotkusta Vuosijohtaminen/Tietopankki/Henkilöstö/ Henkilöstön määrä ja rakenne

http://dotku.adturku.fi/vuosijohtaminen/tietopankki/Henkilst/Forms/AllItems.aspx

to 12.4.2018 klo 16.00 luvut kopioitu E00 versiosta E12 versioon SAP/PSIM projektinhallintajärjestelmässä

ma 16.4.2018 klo 12 Tiedot syötetty SAP/BPC taloussuunnittelujärjestelmään

to 19.4.2018 klo 16.00 toimialojen diaesitykset tallennettu Dotkuun

Dia-esitykset tallennetaan Dotkuun Toimialat -dokumenttikirjaston yhteiseen diapohjaan Toimialojen nostot.

Excel-muotoinen selvitys toimintakatteen muutoksen aiheuttamista projekteista ja hankkeista tallennetaan Dotkuun Toimialat -dokumenttikirjaston toimialakohtaiseen tiedostoon. (ks. kohta f. Projektit ja hankkeet).

SAP BPC:ssä olevien ja Dotkuun tallennettavan raportin ja diaesityksen numeeristen tietojen on vastattava toisiaan.

to 19.4.2018 Toimielinten ehdotukset talousarviomuutoksista lähetetty Kh:lle

pe 20.4.2018 Osavuosikatsaus 1/2018 koonti (talousdiat ja toimialaselvitykset) ja esityslistateksti kj:n listapalaveriin

ma 23.4.2018 Osavuosikatsaus kj:n listapalaverissa

ti 24.4.2017 Osavuosikatsaus kaupungin johtoryhmässä

ke 25.4.2018 Osavuosikatsaus koonti ja esityslistateksti valmis

ma 30.4.2018 Osavuosikatsaus kaupunginhallituksessa

ma 14.5.2018 Osavuosikatsaus kaupunginvaltuustossa