Ammatillisen koulutuksen hankitsija Jusa Mämmi ja lehtori Pekka Suominen 9.4.2025:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin kasvatuksen ja opetuksen palvelualueen ammatillisen koulutuksen yksikkö Turun ammatti-instituutti on pyytänyt rajoitetulla hankintamenettelyllä tarjouksia Äänentoistopalveluiden ja vuokrakalusteiden hankintaan Taitaja2025 Turku -tapahtumaa varten. Tapahtuma järjestetään Turun Messukeskuksen, Gatorade Centerin sekä Turun Aikuiskoulutuskeskuksen Artukaisten yksikön alueilla 5. - 8.5.2025.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansallisen kynnysarvon alittavasta, hankintalain E-liitteen, CPV-koodin 7995-luokan mukaisesta pienhankinnasta:

Tapahtumapalvelut (7995200-2).

Tähän luokkaan sisältyvät palvelut, joihin kuuluvat tapahtumien järjestäminen sekä näyttelyjen järjestämiseen liittyvän välineistön toimittaminen ja asentaminen.

Hankintaa koskeva ilmoitus lähetettiin 21.3.2025 kolmelle potentiaaliselle tarjoajalle, jotka selvitettiin markkinakartoituksen kautta. Ilmoitus lähetettiin seuraaville tahoille:

- Kuja Media Oy

- Creative Technology Finland Oy

- Rajupaja Oy

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 28.3.2025.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle sekä vuokrakalusteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjoajan oli mahdollista jättää useampi tarjous niin halutessaan.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan toimittajan/palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinta on jaettu kahteen (2) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) Äänentoistopalvelut Taitaja-tapahtumassa Gatorade Centerin sekä Turun messukeskuksen sisä- ja ulkoalueella

2) Vuokrakalusteet

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus palveluntuottajan/toimittajan kanssa. Tarjoajan tuli tarjota molempiin osakokonaisuuksiin.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 4.4.2025 klo 11.00 mennessä Rajupaja Oy:ltä, joka jätti kaksi tarjousta.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Tarjoaja on vakuuttanut täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 113 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että valitaan kokonaishinnaltaan edullisin tarjous. Hinnassa on huomioitu Taitaja-tapahtumaan liittyvä kumppanuus, jossa vaadittiin vähintään Platina-tasoa, eli 35 000 €.

Pisteet muodostuivat seuraavasti::

Liite 1                                  Tarjousten vertailutaulukko

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 82 §:n mukaan kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät hankinnoista talousarvion puitteissa ja päättävät alaistensa viranhaltijoiden hankintavaltuudet. Tällä tarkoitetaan oikeutta tehdä hankintapäätös ja solmia sitoumus kaupungin puolesta. Kasvatus- ja opetuslautakunnan päätöksen (18.5.2022 § 80) mukaan kasvatus- ja opetusjohtaja päättää hankintasopimuksista, joiden arvolisäveroton kokonaishinta on kussakin tapauksessa voimassa olevan EU-kynnysarvon alle.

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus 18.5.2022 § 80.

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Päätin edellä esitetyin perustein, että Äänentoistopalvelut ja vuokrakalusteet Taitaja2025 Turku -tapahtumaan 5. - 8.5.2025 hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi ajalle 23.4.2025 (tavoite) - 9.5.2025 valitaan Rajupaja Oy tarjouksen ”kevyt” mukaisilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätiedot: hankitsija Jusa Mämmi, puh. 040 182 7376.

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.