Palvelusuunnittelija Olli Orpana sekä palvelualuejohtaja Vesa Kulmala 25.3.2025:

Espoo, Tampere, Oulu sekä Turku on kehittänyt yhdessä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän (eVaka). eVaka järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2020 alkaen ja on toiminut erinomaisesti ja käyttäjät sekä vanhemmat olleet tyytyväisiä järjestelmään. eVaka-järjestelmän yhteiskehittämistä ja kustannusten jakoa varten kaupungit ovat laatineet yhteistyösopimuksen, joka päättyy 31.12.2025. Tämän vuoksi Espoon, Tampereen, Oulun, Turun 4Pack johtoryhmä on käynnistänyt eVaka-järjestelmän ylläpidon ja jatkokehityksen liittyvän yhteistyösopimuksen jatkovalmistelun yhteistyössä kaupunkien eVaka-asiantuntijoiden ja lakimiesten kanssa.

Espoon, Tampereen, Oulun sekä Turun kaupungit ovat yhteistyösopimuksella 1.1.2021-31.12.2024 sitoutuneet eVakan ohjelmistotuotteen ytimenhallintaan ja kehittämiseen yhteisesti sovitun hallinnointimallin sekä periaatteiden mukaisesti. eVakan 4pack johtoryhmä on kokouksessaan 20.9.2024 päättänyt, että yhteistyösopimuksen mahdollistama vuoden mittainen jatko sopimukselle otetaan käyttöön ja 4pack yhteistyösopimusta jatketaan 31.12.2025 saakka.

Yhteistyösopimuksen keskeinen sisältö

Esisopimuksen Sopijaosapuolet 1A: Espoon kaupunki, Tampereen kaupunki, Turun kaupunki ja Oulun kaupunki sitoutuvat yhteistyösopimukseen, ytimen hallintamalliin ja rahoitukseen sekä valtuuttavat Espoon tekemään puolestaan eVaka2-hankinnan. Esisopimukseen tulevat Sopijaosapuolten 1A lisäksi mukaan Sopijaosapuolet 1B eli Tampereen seudun kehyskunnat, jotka valtuuttavat Espoon toteuttamaan puolestaan eVaka2-hankinnan. Esisopimus ja varsinainen yhteistyösopimus sisältää Espoon, Tampereen, Oulun sekä Turun (1A) kaupunkien yhteistyön eVaka ohjelmistotuotteen ytimen hallintaan, ylläpitoon ja kehittämiseen sekä eVaka tuotteen uusien toiminnallisuuksien kehittämiseen sekä kuntakohtaisiin implementaatioihin yhteisesti sovittujen hallinnointimallin sekä periaatteiden mukaisesti.

Sopijaosapuolten 1A osalta esisopimus on voimassa, kunnes se korvataan yhteistyösopimuksella. Tällä esisopimuksella Sopijaosapuolet 1A

Tavoiteaikataulu Yhteistyösopimuksen allekirjoittamiseen on viimeistään 10.12.2025.

Kustannusten jako ja laskutus

Kukin Sopijaosapuoli 1A maksaa ytimen ylläpidon ja kehittämisen kustannuksista neljäsosan ja kukin Sopijaosapuoli maksaa kuntakohtaisen implementaationsa kustannukset kokonaan itse. Ytimen ylläpidon ja kehittämisen osalta kokonaiskustannusten arvioidaan olevan 600 000 € vuodessa (eli 150 000 € per Sopijaosapuoli). Kuntakohtaisten implementaatioiden kustannuksienarvioidaan olevan vuodessa 150 000 € per 1A sopijaosapuoli.

Ytimeen kohdistuvien kustannuksien osalta sovitaan seuraavat linjaukset:

Esisopimus eVaka2-tietojärjestelmän yhteistyöstä on valmistunut ja esitetään esisopimuksen hyväksymistä.

Kansliapäällikkö on delegoinut toimivallan asiassa kasvatus- ja opetusjohtajalle.

Liite 1                                  Esisopimus eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Päätin hyväksyä liitteen 1 mukainen esisopimus eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä Espoon, Tampereen, Turun sekä Oulun kaupunkien kesken.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa palvelusuunnittelija Olli Orpana, puh. 040 651 2790.