Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen 2.1.2025:

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden johdon vastuulla on huolehtia siitä, että palvelukokonaisuuden yksiköissä on sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön nähden toimiva sisäinen valvonta.

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden sisäinen valvonta on järjestetty seuraavasti sisäisen valvonnan osa-alueittain:

Valvontaympäristö ja johtamistapa

Palvelukokonaisuuden sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty siltä pohjalta, että palvelukokonaisuuden johtamista koskevat säännökset ohjaavat johtamisjärjestelmää, päätöksentekoa ja vastuita. Kullekin toiminnasta vastuussa olevalle taholle sisältyy toiminnan suunnittelu ja arviointi, mikä pitää sisällään myös niihin sisältyvän riskien arvioinnin. Kasvatuksen ja opetuksen sisäiselle valvonnalle ei ole omaa erillistä organisaatiota eikä erillistä henkilöstöä.

Sisäinen valvonta toteutuu palvelukokonaisuustasolla, palvelualuetasolla ja yksikkötasolla. Yksikkötasolla vastuussa on johtamisjärjestelmäpäätöksen perusteella päiväkodinjohtaja, rehtori tai koulutuspäällikkö. Sisäistä valvontaa ohjaavat ja toteuttavat kasvatus- ja opetusjohtaja, palvelualuejohtajat ja edellä kuvatut yksikköjohtajat. Myös esimerkiksi kansainvälisten asioiden päällikkö ja TOP-keskuksen toiminnanjohtaja toteuttavat sisäistä valvontaa.

Henkilökunnan hyvästä osaamisesta ja voimassa olevien ohjeiden noudattamisesta seuraa, että sallitun ja kielletyn rajat ovat selkeät, ja ohjeiden mukainen toimintamalli varmistaa, että haasteellisia tilanteita syntyy mahdollisimman vähän. Erilaisten sähköisten järjestelmien käyttö ja niiden lokit osaltaan mahdollistavat, että väärinkäytökset myös selviävät mitä todennäköisimmin. Sisäisen valvonnan poikkeamista on raportoitu lähijohtajalle ja usein myös kasvatus- ja opetusjohtajalle.

Sisäisen valvonnan ohjeisto on talletettu Joutsenet-asianhallintajärjestelmään ja henkilöstön intranetiin Metkuun. Asian tiimoilta on järjestetty koulutusta ja erityisesti uudelle henkilöstölle perehdyttämistä.

Erilaisten järjestelmien käyttö tekee useimmista päätöksistä määrämuotoisia, jolloin kaupungin toimintamallin ohittaminen on käytännössä mahdotonta. Oppilaitosten ja päiväkotien irtain omaisuus, huolimatta erilaisista valvontajärjestelmistä, on erilaisten varkauksien kohteena. Parantuneen teknisen valvonnan vuoksi kaupungin irtaimiston varkaudet vaikuttaisivat vähentyneen viime vuosina.

Sisäisen valvonnan asioita käsitellään kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden johtoryhmässä vähintään kahdesti vuodessa.

Sisäisen valvonnan toimintamahdollisuudet liittyvät usein sähköisiin järjestelmiin, irtaimen omaisuuden hoitoon ja erilaisten sopimusten noudattamiseen.

Vuoden 2025 aikana olisi tarpeen miettiä, miten uudessa johtamisjärjestelmässä sisäistä valvontaa toteutetaan palvelukokonaisuudessa ja miten sisäinen valvonta toteutetaan matriisimaisessa organisaatiossa.

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus on arvioinut toimintansa laajuuteen ja rakenteeseen nähden kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita toiminnan kehittymiseen vaikuttavia seikkoja. Arvioinnissa esille tulleita merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä ovat:

1. Tilariskit

Tilojen sisäilma- ja kosteusongelmat voivat aiheuttaa lapsille, oppilaille, opiskelijoille ja yksiköiden henkilökunnalle terveysongelmia. Epäterveelliseksi todetuista tiloista sekä niissä olevista kalusteista ja välineistä on mahdollisesti luovuttava nopeallakin aikataululla. Varsinkin, jos siirrot koskevat suurempia oppilas- ja henkilöstömääriä, valmiita väistötiloja ei useimmiten ole olemassa. Väistötilojen turvallisuus on myös aina varmistettava. Kokonaistilanne on helpottamassa lähivuosien aikana. Kaupunkiin on laajan investointiohjelman aikana syntymässä merkittävä määrä uusia päiväkoti- ja oppilaitostiloja.

2. Kriisitilanteet

Oppilaitoksissa ja varhaiskasvatuksessa mahdollisesti tapahtuvien onnettomuuksien ja lasten karkaamisten, oppilaiden tai henkilökunnan itsemurhien ja pommi- ym. väkivaltauhkausten synnyttämät vaaratilanteet sekä fyysiselle että psyykkiselle terveydelle vaarantavat tai keskeyttävät toiminnan ja edellyttävät toimia akuutin tilanteen ratkaisemiseksi sekä pitkäaikaisia toimenpiteitä jälkihoitoon ja toiminnan palauttamiseksi ennalleen.

Yhteistoiminta hyvinvointialueen kanssa on edelleen avoinna monilta osin.

3. Varhaiskasvatuksen kelpoisen henkilökunnan saatavuus

Kelpoisesta varhaiskasvatuksen henkilökunnasta on pulaa valtakunnallisesti, erityisesti tämä koskee varhaiskasvatuksen opettajia ja varhaiskasvatuksen erityisopettajia. Tilanne on muuttunut vielä ongelmallisemmaksi uuden varhaiskasvatuslain myötä, jossa säädetään henkilöstön kelpoisuuksista, vaikka asiassa on myös siirtymäaika vuoteen 2030 asti.

4. Henkilöstön osaaminen ja työkyvyn ylläpito

Palvelukokonaisuuden henkilöstö on lähtökohtaisesti koulutettua ja osaavaa ja täydennyskoulutus on systemaattisesti järjestettyä. Osaamisvaatimukset kuitenkin muuttuvat jatkuvasti ja niihin vastaaminen on haasteellista. Koulutukseen osallistuminen ei ole kaikkien osalta riittävän kattavaa ja voi syntyä osaamisvajeita.

Työkyvyn ylläpito on jatkuvasti haasteellista sekä henkisellä että fyysisellä alueella. Palvelualuekohtaiset erot ovat merkittäviä. Tämä on todettu mm. Kunta10-selvityksissä.

Keskeiset johtopäätökset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arvioinnista ovat, että:

Oheismateriaali 1               Raportti sisäisen valvonnan selonteosta (salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom. 8 kohta)

Ehdotus        Kasvatus- ja opetuslautakunta merkitsee selonteon tiedokseen.