Palvelupäällikkö Satu Leppänen 11.10.2024:

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen päätöksellä 19.11.2021 § 278 päätti delegoida seuraavat oikeudet kasvatus- ja opetusjohtajalle 1.12.2021 lukien toistaiseksi:

päättää eVaka ja DigiOne-hankkeiden etenemiseen liittyvistä hankinnoista omien hankintarajojen puitteissa, päättää mahdollisista yhteistyösopimuksista ja allekirjoittaa hankkeisiin liittyvät yhteistyösopimukset.

Sopimuksen tausta

eVaka-tietojärjestelmä on Espoon kaupungin kehittämä varhaiskasvatuksen ohjelmistoratkaisu. Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupungit (jäljempänä sopijaosapuolet) ovat laatineet yhteistyösopimuksen ajalle 1.1.2022 - 31.12.2024. Espoon kaupunki on 29.12.2021 allekirjoittanut, Oulun kaupunki on 31.12.2021 allekirjoittanut, Tampereen kaupunki on 16.12.2021 allekirjoittanut ja Turun kaupunki 20.12.2021 allekirjoittanut sopimuksen eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä.

Sopimuksen muutoksesta

Sopimuksen 7 kohdan mukaan: Kaikki muutokset tai lisäykset Sopimukseen on sovittava kirjallisesti kaikkien Sopijaosapuolten allekirjoittamalla sopimusmuutoksella, jotta ne olisivat päteviä. Selvyyden vuoksi todetaan, että kukin Sopijaosapuoli noudattaa sopimusmuutosten käsittelyssä omien sääntöjensä mukaista hallinnollista prosessia. Sopimusmuutokset käsitellään eVakan Johtoryhmässä, mutta Johtoryhmä ei voi Sopijaosapuolia sitovasti päättää sopimusmuutoksista.

Sopimusta on päätetty jatkaa 31.12.2025 asti. Vuonna 2021 allekirjoitettua sopimusta muutetaan seuraavasti.

Kohtaan ”2.2 Sopimuksen tarkoitus” tehdään seuraava lisäys:

Tällä Sopimuksella Sopijaosapuolet sitoutuvat 1.1.2025 alkaen osallistumaan eVakan hallintamalliin ja rahoitukseen Sopimuksessa kuvatulla tavalla. Sopimus jatkaa 31.12.2024 päättyvää edellistä yhteistyösopimusta tässä Sopimuksessa kuvatuin muutoksin.

Kohtaan ”3 Sopimuksen voimassaoloaika” tehdään seuraavat lisäykset:

Tämä Sopimus on voimassa määräaikaisesti 1.1.2025–31.12.2025. Mikäli Sopijaosapuolten on tarpeellista tehdä yhteistyötä esimerkiksi raportointiin, laskutukseen tai muihin vastaaviin toimenpiteisiin liittyen vielä vuonna 2026 eli Sopimuksen voimassaoloajan päättymisen jälkeen, sovelletaan soveltuvin osin Sopimuksen ehtoja.

Tällä sopimusmuutoksella Sopijaosapuolet sitoutuvat 1.1.2025 alkaen osallistumaan eVakan hallintamalliin ja rahoitukseen Sopimuksessa kuvatulla tavalla. Sopimus täydentää vuonna 2021 allekirjoitettua yhteistyösopimusta tässä Sopimuksessa kuvatuin lisäyksin ja muutoksin.

Sopijaosapuolet sitoutuvat eVakan ytimen hallintaan ja eVakan hallintamallin mukaiseen toimintaan vuodeksi 2025.

Sopijaosapuolet sitoutuvat eVakan jatkokehitykseen vuodeksi 2025. Vuodesta 2025 eteenpäin Sopijaosapuolet sopivat mahdollisesta jatkokehitykseen sitoutumisesta ja jatkokehitysinvestoinneista erikseen.

Kohtaan ”4 Kustannusten jako, laskutus ja hinnantarkistukset” tehdään seuraavat lisäykset:

Sopijaosapuolet sitoutuvat seuraaviin kustannuksiin vuoden 2025 osalta: avoimen tuotteen ytimen hallinta ja jatkokehittäminen Sopijaosapuolilta yhteensä 1 120 000 euroa.

Espoon tuotepäällikön täysimääräiset henkilöstökustannukset vuonna 2025. Tuotepäällikkö vastaa eVakan kehittämisestä eteenpäin mm. määrittelytyön ja priorisoinnin sekä kehityksen ohjauksen osalta yhteistyössä muiden kaupunkien projektihenkilöstön kanssa.

Kohtaan ”5 Hallintamalli ja yhteistyön organisointi” tehdään seuraava lisäys:

Sopijaosapuolet sitoutuvat eVakan ytimen hallintaan ja eVakan hallintamallin mukaiseen toimintaan vuodeksi 2025 sekä eVakan jatkokehitykseen vuodeksi 2025.

Kohtaan ”5.1 eVakan ytimen hallinta ja jatkokehitys” tehdään Järjestelyn Johtoryhmän linjattavien asioiden ”Vuosittain: seuraavan vuoden budjetin tarkentaminen (jatkokehitys ja mahdolliset tarkennukset avoimen tuotteen hallintaan). Vuoden 2022 osalta nämä on sovittu Sopimuksen kohdassa 4” osalta seuraava lisäys:

Vuoden 2025 osalta nämä on sovittu Sopimuksen kohdassa 4.

Kohdan ”5.2 Ytimen ja Sopijaosapuolten eVaka-implementaation kehityksen synkronointi” teksti ”3. Sopijaosapuolet osallistuvat kenttätestaukseen valittujen pilottipäiväkotiensa kautta. Kukin Sopijaosapuoli vastaa näiltä osin omista kustannuksistaan pl. tässä sopimuksessa kuvatut jaettavat hallinnolliset kustannukset.” korvataan seuraavalla tekstillä:

3. Sopijaosapuolet sopivat joko Tuotteen ohjausryhmässä ja tarvittaessa Johtoryhmässä, kuinka mahdollinen kenttätestaus pilottipäiväkodeissa toteutetaan ja kuinka kunnat siihen osallistuvat. Kukin Sopijaosapuoli vastaa näiltä osin omista kustannuksistaan pl. tässä sopimuksessa kuvatut jaettavat hallinnolliset kustannukset.

Kohtaan ”10 Vahingonkorvausvastuu ja muut korvausvastuu” tehdään seuraava lisäys:

Sopimussakon määrä vuonna 2025 on 280 000 euroa vähennettynä Sopijaosapuolen mahdollisesti jo suorittamilla jaettuihin kustannuksiin kuuluvilla maksuilla.

Muilta osin Sopimukseen ei tehdä muutoksia.

Kasvatus- ja opetusjohtajan varahenkilö palvelualuejohtaja Vesa Kulmala:

Päätös          Päätin, että Turun kaupungin kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus hyväksyy valmistelutekstissä esitetyt muutokset eVaka-tietojärjestelmään liittyvään sopimukseen, joka koskee yhteistyötä Espoon, Tampereen ja Oulun kaupunkien kanssa.

Sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan sopimuksen allekirjoittamisella.

Sopimuksen syntyminen edellyttää, että Espoon, Tampereen ja Oulun kaupungit päättävät kukin omien sääntöjensä mukaisesti sopimuksen solmimisesta.

Vesa Kulmala

kasvatus- ja opetusjohtajan varahenkilö

Lisätietoja päätöksestä tarvittaessa antaa palvelupäällikkö Satu Leppänen puh. 040 481 2340.

Oikaisuvaatimusohje päätöspöytäkirjan liitteenä.