Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen 2.4.2024:

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden johdon vastuulla on huolehtia siitä, että palvelukokonaisuuden yksiköissä on sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön nähden toimiva sisäinen valvonta.

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden sisäinen valvonta on järjestetty seuraavasti sisäisen valvonnan osa-alueittain:

Valvontaympäristö ja johtamistapa

Palvelukokonaisuuden sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty siltä pohjalta, että palvelukokonaisuuden johtamista koskevat säännökset ohjaavat johtamisjärjestelmää, päätöksentekoa ja vastuita. Kullekin toiminnasta vastuussa olevalle taholle sisältyy toiminnan suunnittelu ja arviointi, mikä pitää sisällään myös niihin sisältyvän riskien arvioinnin. Kasvatuksen ja opetuksen sisäiselle valvonnalle ei ole omaa erillistä organisaatiota eikä erillistä henkilöstöä. Palvelukokonaisuuden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa on arvioitu vuotuisessa riskianalyysissä sekä sisäisen valvonnan osa-alueiden arvioinnissa tilinpäätöksen yhteydessä.

Sisäinen valvonta toteutuu palvelukokonaisuustasolla, palvelualuetasolla ja yksikkötasolla. Yksikkötasolla vastuussa on johtamisjärjestelmäpäätöksen perusteella päiväkodinjohtaja, rehtori tai koulutuspäällikkö. Sisäistä valvontaa ohjaavat ja toteuttavat kasvatus- ja opetusjohtaja, palvelualuejohtaja ja edellä kuvatut yksikköjohtajat. Myös esimerkiksi kansainvälisten asioiden päällikkö ja TOP-keskuksen toiminnanjohtaja toteuttavat sisäistä valvontaa.

Henkilökunnan hyvästä osaamisesta ja voimassa olevien ohjeiden noudattamisesta seuraa, että sallitun ja kielletyn rajat ovat selkeät, ja ohjeidenmukainen toimintamalli varmistaa, että haasteellisia tilanteita syntyy mahdollisimman vähän. Erilaisten sähköisten järjestelmien käyttö ja niiden lokit osaltaan mahdollistavat, että väärinkäytökset myös selviävät mitä todennäköisimmin. Sisäisen valvonnan poikkeamista on raportoitu lähijohtajalle ja usein myös kasvatus- ja opetusjohtajalle.

Sisäisen valvonnan ohjeisto on talletettu Joutsenet-asianhallintajärjestelmään ja henkilöstön intranetiin Metkuun. Asian tiimoilta on järjestetty koulutusta ja erityisesti uudelle henkilöstölle perehdyttämistä.

Riskien arviointi ja hallinta

Riskien hallintaan liittyvät asiat on kerrottu dokumentin loppupuolella.

Valvontakeinoista

Erilaisten järjestelmien käyttö tekee useimmista päätöksistä määrämuotoisia, joissa kaupungin toimintamallin ohittaminen on käytännössä mahdotonta. Oppilaitosten ja päiväkotien irtain omaisuus, huolimatta erilaisista valvontajärjestelmistä, on erilaisten varkauksien kohteena. Pääasiassa varkaudet yms. sekä ilkivalta tapahtuu omien asiakkaiden toimesta iltaisin ja viikonloppuisin. Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuudessa ei enää ole lainkaan sellaista omaa henkilökuntaa, joilla olisi edellytyksiä hoitaa muita kuin perusvalvontatehtäviä.

Raportointi ja viestintä

Sisäisen valvonnan asioita käsitellään kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden johtoryhmässä vähintään kahdesti vuodessa. Pääosa henkilöstöstä, joilla olisi riittävää kyvykkyyttä huolehtia sisäisestä valvonnasta, on siirretty pois kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuudesta, eikä tiedossa ole, raportoidaanko asioista ja kenelle niistä raportoidaan. Tätä ei ole selvitetty kaupungin johtamisjärjestelmäuudistuksen yhteydessä.

Sisäisen valvonnan toimivuuden seuranta

Sisäisen valvonnan toimintamahdollisuudet liittyvät usein sähköisiin järjestelmiin, irtaimen omaisuuden hoitoon ja erilaisten sopimusten noudattamiseen. Kaikenlainen koulutus on puutteellista, eikä kaupungin sisäisellä tarkastuksella ole mitään roolia ainakaan kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden sisäisen valvonnan koordinoinnissa tai missä tahansa muussakaan tukemisessa ja sen todellinen rooli on jäänyt hyvin epämääräiseksi.

Sisäistä valvontaa on arvioitu sisäisen tarkastuksen toimesta.

Vuoden 2024 aikana olisi tarpeen miettiä, miten uudessa johtamisjärjestelmässä sisäistä valvontaa toteutetaan kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuudessa ja miten sisäinen valvonta toteutetaan matriisimaisessa organisaatiossa. Myös kaupungin sisäisen tarkastuksen rooli pitäisi selkeyttää.

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus on arvioinut toimintansa laajuuteen ja rakenteeseen nähden kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita toiminnan kehittymiseen vaikuttavia seikkoja. Arvioinnissa esille tulleita merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä ovat:

1. Tilariskit

Tilojen sisäilma- ja kosteusongelmat voivat aiheuttaa lapsille, oppilaille, opiskelijoille ja yksiköiden henkilökunnalle terveysongelmia. Epäterveelliseksi todetuista tiloista sekä niissä olevista kalusteista ja välineistä on mahdollisesti luovuttava nopeallakin aikataululla. Varsinkin, jos siirrot koskevat suurempia oppilas- ja henkilöstömääriä, valmiita väistötiloja ei useimmiten ole olemassa. Väistötilojen turvallisuus on myös aina varmistettava. Pysyvien väistötilaratkaisujen mahdollisuus tulisi selvittää.

Nämä riskit ovat osin jo toteutuneet, ja riskialttiita kohteita on edelleen muutamia, vaikka kaupunki on tehostetusti pyrkinyt parantamaan rakennusten kuntoa. Tämä aiheuttaa jatkuvaa väistötilojen tarvetta sekä keskeytymättömän opetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestämiseksi järjestelyjä, jotka vaikuttavat sekä henkilöstön että oppilaiden ja lasten jokapäiväiseen toimintaan. Jokaisessa tilanteessa väistötilatarve ja -mahdollisuudet on kuitenkin arvioitava erikseen ja tehtävä ratkaisut siltä pohjalta. Kustannusvaikutukset syntyvät väistötilojen järjestämisestä, toiminnan siirtämisestä, mahdollisista lisääntyneistä oppilaiden ja lasten kuljetusjärjestelyistä sekä henkilökunnalle maksettavista korvauksista.

Kokonaisvastuu tilojen kunnosta ja laadusta on edelleen epäselvä.

2. Kriisitilanteet

Oppilaitoksissa ja varhaiskasvatuksessa mahdollisesti tapahtuvien onnettomuuksien ja lasten karkaamisten, oppilaiden tai henkilökunnan itsemurhien ja pommi- ym. väkivaltauhkausten synnyttämät vaaratilanteet sekä fyysiselle että psyykkiselle terveydelle vaarantavat tai keskeyttävät toiminnan ja edellyttävät toimia akuutin tilanteen ratkaisemiseksi sekä pitkäaikaisia toimenpiteitä jälkihoitoon ja toiminnan palauttamiseksi ennalleen.

Yhteistoiminta hyvinvointialueen kanssa on edelleen avoinna monilta osin.

3. Varhaiskasvatuksen kelpoisen henkilökunnan saatavuus

Kelpoisesta varhaiskasvatuksen henkilökunnasta on pulaa valtakunnallisesti, erityisesti tämä koskee varhaiskasvatuksen opettajia ja varhaiskasvatuksen erityisopettajia. Tilanne on muuttunut vielä ongelmallisemmaksi uuden varhaiskasvatuslain myötä, jossa säädetään henkilöstön kelpoisuuksista, vaikka asiassa on myös siirtymäaika vuoteen 2030 asti.

4. Henkilöstön osaaminen ja työkyvyn ylläpito

Palvelukokonaisuuden henkilöstö on lähtökohtaisesti koulutettua ja osaavaa ja täydennyskoulutus on systemaattisesti järjestettyä. Osaamisvaatimukset kuitenkin muuttuvat jatkuvasti ja niihin vastaaminen on haasteellista. Koulutukseen osallistuminen ei ole riittävän kattavaa ja voi syntyä osaamisvajeita.

Työkyvyn ylläpito on jatkuvasti haasteellista sekä henkisellä että fyysisellä alueella. Palvelualuekohtaiset erot ovat merkittäviä.

Keskeiset johtopäätökset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arvioinnista ovat, että:

Oheismateriaali 1               Raportti sisäisen valvonnan selonteosta (salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom. 8 kohta)

Ehdotus        Kasvatus- ja opetuslautakunta merkitsee selvityksen tiedokseen.