Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus, ammatillisen koulutuksen palvelupäällikkö Suvi Haukioja ja koulutuspäällikkö Mikko Hauninen sekä hankinnan työryhmä ja hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen 29.1.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä, kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden toimeksiannosta, tarjouksia LVI-tarvikkeet Turun ammatti-instituutin käyttöön ajalle 1.1.2024 (tavoite) - 30.11.2024, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.12.2024 - 30.11.2025 ja 1.12.2025 - 20.11.2026.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 11.10.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 95 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kolmeen (3) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) IV-tarvikkeet

2) Kylmätarvikkeet

3) Putkitarvikkeet

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain toimittajan sekä varatoimittajan kanssa

Tarjoukset saatiin määräaikaan 14.11.2023 kello 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Ahlsell Oy, LVI-WaBeK Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84-86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

LVI-Wabek Oy:tä pyydettiin 28.11.2023 täsmentämään tarjottujen tuotteiden tuotetietoja. LVI-Wabek Oy toimitti pyydetyt täsmennykset saman päivän aikana.

Osakokonaisuudessa 3 putkitarvikkeet yritykset ovat tarjouksissaan ilmoittaneet tarjottujen komposiittiputkien olevan taipuisia. LVI-Wabek Oyn ja Ahlsell Oy:n tarjoukset eivät täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisia, minkä vuoksi ne tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan osakokonaisuudessa 3 putkitarvikkeet.

Tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset osakokonaisuuksissa 1 IV-tarvikkeet ja 2 Kylmätarvikkeet.

Neuvottelumenettelyyn siirtyminen osakokonaisuudessa 3 putkitarvikkeet

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 34 §:n 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät 79-92 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Koska tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastamisen yhteydessä on todettu, ettei hankintayksikkö ole saanut yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta osakokonaisuudessa 3 Putkitarvikkeet, täyttyy hankintalain 34 §:n 3 momentin edellytykset neuvottelumenettelyn siirtymisessä tilanteessa, jossa avoimessa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä.

Uutta hankintailmoitusta ei tulla julkaisemaan, koska neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain 79-92 §:ien mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä avoimessa menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Ahlsell Oy ja LVI-WaBeK Oy ovat täyttäneet kaikki hankintalain 79-92 §:ien mukaiset vähimmäisedellytykset ja niiden tarjoukset ovat olleet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisia.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin halvin hinta.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Toimivalta

Hallintosäännön 69 §:n 1 momentin mukaan kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät hankinnoista talousarvion puitteissa ja päättävät alaistensa viranhaltijoiden hankintavaltuudet. Tällä tarkoitetaan oikeutta tehdä hankintapäätös ja solmia sitoumus kaupungin puolesta.

Kasvatus- ja opetuslautakunta on 28.3.2023 § 43 päätöksessään päättänyt valtuuttaa kasvatus- ja opetusjohtajan tekemään päätöksen palveluntuottajan/palveluntuottajien valinnasta sekä allekirjoittamaan sopimuksen valitun/valittujen palveluntuottajien kanssa.

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että LVI-tarvikkeet Turun ammatti-instituutin käyttöön hankinnan toimittajaksi ajalle 1.1.2024 (tavoite) - 30.11.2024 osakokonaisuus 1 IV-tarvikkeet LVI-WaBeK Oy, osakokonaisuus 2 Kylmätarvikkeet Ahlsell Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Lisäksi päätän, että osakokonaisuudessa 3 Putkitarvikkeet Ahlsell Oy ja LVI-WaBeK Oy tarjoukset suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana ja että hankinnassa siirrytään neuvottelumenettelyyn osakokonaisuudessa 3 Putkitarvikkeet hankintalain 34 §:n 3 momentin nojalla uutta hankintailmoitusta julkaisematta Ahlsell Oy:n ja LVI-WaBeK Oy:n kanssa.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen, puh. 040 482 8852.

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.