Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus, palvelualuejohtaja Vesa Kulmala ja aluepäällikkö Virpi Kariluoma sekä hankintapalvelujen osuus hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi 19.1.2024:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia varhaiskasvatuksen valokuvauksen hankintaan Turun kaupungin kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden käyttöön ajalle 1.1.2024 (tavoite) - 31.12.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.1.2026 - 31.12.2027.

Hankinnassa on kysymys palveluja koskevasta käyttöoikeussopimuksesta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (käyttöoikeussopimus).

Hankintaa koskeva käyttöoikeussopimuksia koskeva ilmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 20.11.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 29.11.2023. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 29.11.2023.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 20 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 28.12.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

Aromitehdas Oy

Kuvahaka Oy

Focusoiva Oy

Suomen Koulukuvaus Oy

Kuvamuisto Oy

Markus Bergman Oy

Foto Airaksinen Oy

Frendikuva Oy

Suomen Mallikuvat Oy

Oma Design Oy

KuvaSeppälä-yhtiöt Oy

Pildikompanii OÜ

Pirkanmaan Kerhokuvapalvelu

Studiokuva Lahdenranta Oy

Zoomi Kuvakaupat Oy

Studio Kuvapaja Oy

Color-Kuva Oy

Roifoto Oy

Seppälän Koulukuvat Oy

Kuvaverkko Oy

L. Nyblin Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84-86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikön on tarjousten valintaa tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin suurimmat kokonaispisteet. Pisteet muodostuivat seuraavasti: alhaisin hinta 90 %, laatu 10 %. Laadun perusteeksi ilmoitettiin kokemus päiväkotikuvauksesta.

Kaikkien tarjoajien vertailupisteet olivat samat, ja kaikkien sijoitus oli vertailussa 1.

Koska kaikkien tarjoajien vertailupisteet ovat samat, ratkaistiin tarjoajien keskinäinen paremmuusjärjestys tarjouspyynnön mukaisesti arvalla. Arvonta suoritettiin arvontapöytäkirjan mukaisesti.

Liite 1                                  Arvontapöytäkirja

Arvonnassa ensimmäiseksi tuli Aromitehdas Oy.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 79 §:n mukaan kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät hankinnoista talousarvion puitteissa ja päättävät alaistensa viranhaltijoiden hankintavaltuudet. Tällä tarkoitetaan oikeutta tehdä hankintapäätös ja solmia sitoumus kaupungin puolesta. Kasvatus- ja opetuslautakunnan päätöksen (18.5.2022 § 80) mukaan kasvatus- ja opetusjohtaja päättää hankintasopimuksista, joiden arvolisäveroton kokonaishinta on kussakin tapauksessa voimassa olevan EU-kynnysarvon alle.

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että varhaiskasvatuksen valokuvauksen hankinnan palveluntuottajaksi ajalle 19.1.2024 - 31.12.2025 valitaan Aromitehdas Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi, puh. 040 655 1814.

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.