Konsernihallinto, yhteiset palvelut, lakipalvelut, kaupunginjuristi Noora Syysvirta 10.11.2023:

Tietopyyntö ja asian tausta

Jan Vallila on 29.8.2023 lähettänyt sähköpostitse selvityspyynnön, jossa hän on pyytänyt Timo Jalosta toimittamaan kopiot viesteistä ja muista dokumenteista (vuoden 2023 ajalta), jotka liittyvät hänen ja Turun kaupungin konsernihallinnon lakiosaston väliseen viestittelyyn koskien hänen poikansa perusteetonta erottamista Turun ammatti-instituutista. Hänelle on vastattu tähän sähköpostitse.

Vallila on 6.9.2023 lähettänyt selvityspyynnön Turun kaupungille, jossa tiedustelee muun ohella muun muassa Jalosen lähettämistä viesteistä lakiosastolle liittyen kyseessä olevaan asiaan. Vallila on 10.10.2023 lähettänyt sähköpostin, jossa hän pyytää valituskelpoista päätöstä perusteluinaan sähköpostiviestin toimittamatta jättämisestä.

Vallilalle on 24.10.2023 lähetetty sähköposti, jossa on selvitetty asiaa ja tiedusteltu, haluaako hän edelleen valituskelpoisen päätöksen asiassa. Vallila on 24.10.2023 lähettänyt pyynnön saada valituskelpoinen päätös, mikäli viestiä tai viestejä ei voida toimittaa hänelle. Tässä viestissä hän kertoo aikaisemmin pyytäneensä ko. sähköposteja ajalta 21.12.2022 - 29.8.2023.

Sovellettava lainsäädäntö

Perustuslain 12 §:n mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.

Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) eli julkisuuslain 5 §:n mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 5 §:n 4 mom. mukaan lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla.

Julkisuuslain 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei saman lain 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä. Julkisuuslain 14 §:n mukaan, jos virkamies tai muu 2 momentissa tarkoitettu henkilö kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on ilmoitettava tiedon pyytäjälle kieltäytymisen syy.

Tietopyynnön käsittelyyn vaikuttavaa oikeuskäytäntöä

Korkein hallinto-oikeus (KHO) on vuosikirjaratkaisussaan KHO:2017:157 ottanut kantaa viranomaisten välisiä sähköposteja koskevaan tietopyyntöön. ELY-keskukselle esitetty asiakirjapyyntö koski ympäristöministeriön ja ELY-keskuksen sekä näiden virkamiesten välistä kaikkea postitse tai sähköpostitse tapahtunutta kirjeenvaihtoa, joka koski eräiden yhtiöiden toimintaa ja valvontaa ajalla 1.1.2011 - 23.1.2015. ELY-keskus luovutti aineiston, joka oli kirjattu ELY-keskuksen diaariin, mutta ei kirjaamattomia sähköpostiviestejä. ELY-keskus katsoi, että ne jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle lain 5 §:n 4 momentin perusteella.

KHO:n mukaan luovuttamatta jätettyjä, saman hallinnonalan viranomaisissa toimivien virkamiesten välisiä sähköpostiviestejä voitiin luonnehtia ennemminkin yksittäisten virkamiesten keskinäiseksi kuin viranomaisten väliseksi viestienvaihdoksi. Sisällöltään ja tarkoitukseltaan viestit olivat pääosin mielipiteen- tai tietojenvaihdoksi luonnehdittavia.

KHO kiinnitti huomiota julkisuuslain 5 §:n 4 momentin tarkoitukseen, joka on turvata virkamiesten välisen kommunikoinnin ja mielipiteidenvaihdon vapautta. KHO katsoi, että kysymyksessä olevia sähköpostiviestejä oli pidettävä lainkohdassa tarkoitettuina viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuina asiakirjoina. Ne eivät liioin sisältäneet sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan oli liitettävä arkistoon. Luovuttamatta jätettyihin sähköpostiviesteihin ei siten julkisuuslain 5 §:n 4 momentin perusteella sovellettu mainittua lakia.

Apulaisoikeuskanslerin päätöksen 22.1.2019 (dnro OKV/567/1/2018) mukaan säännös, jonka mukaan asiakirjan pyytäjällä on julkisuuslaissa turvattu oikeus halutessaan saada hallintolain mukaisesti perusteltu päätös siitä, miksi pyydettyä asiakirjaa ei anneta, soveltuu myös niihin tilanteisiin, jossa asiakirjaa ei ole.

Johtopäätökset

Viranomaisen on vastattava tietopyyntöön riippumatta siitä, voiko pyydettyä tietoa antaa, tai siitä, kuuluvatko pyydettävät asiakirjat julkisuuslain soveltamisalaan. Mikäli viranomainen kieltäytyy antamasta pyydettyä asiakirjaa tai viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa, asiasta tulee tehdä pyydettäessä valituskelpoinen päätös julkisuuslain 14 §:n mukaisesti.

Selvyyden vuoksi todetaan, että ainoa sähköposti tähän asiaan liittyen lakipalveluiden ja Jalosen välillä pyydetyllä ajanjaksolla on lähetetty Jalosen toimesta selvityspyynnön saapumisen jälkeen 29.8.2023. Julkisuuslakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Tässä tapauksessa arkistoon liitettäviä sähköposteja ei ole.

Koska Vallilan pyynnössä esitettyjä viranomaisen asiakirjoja ei ole, ei niitä voida antaa.

Toimivalta

Turun kaupungin voimassa olevan hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 17.4.2023 § 73) 47 §:n 14 kohdan mukaan palvelujohtaja palvelukokonaisuutensa osalta päättää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitetun asiakirjan antamisesta.

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Jan Vallilalle ei voida luovuttaa hänen pyytämiään viranomaisen asiakirjoja, joita ei ole.

Ratkaisuun, jolla asiakirjapyyntö on evätty, haetaan julkisuuslain mukaisesti muutosta valittamalla Turun hallinto-oikeuteen.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Valitusosoitus liitteenä.