Konsernihallinto, lakipalvelut, johtava kaupunginlakimies Laura Klami 14.6.2023:

Tietopyyntö

Helsingin sanomien toimittaja Linda Laine on 7.6.2023 Liliane Kjellmanille lähettämällään sähköpostilla esittänyt Turun kaupungille tietopyynnön:

”Julkisuuslain mukainen tietopyyntö viitaten lakiin viranomaisten

toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621.

1. Pyydän saada Turun kaupungin selvityksen S:t Olofsskolanin opettajaan liitetyistä väitteistä. Pyydän saada myös selvityksen mahdolliset liitteet. Liittyy siis tähän tapaukseen: https://www.epressi.com/tiedotteet/koulutus/turun-kaupungin-selvitys-st-olofsskolanin-vaitteista-on-valmistunut-i-abo-stads-utredning-om-pastaendena-i-st-olofsskolan-har-blivit-klar.html.

Toivon saavani pyydetyn aineiston lain edellyttämässä kahden viikon määräajassa.

Pyydän lisäksi ottamaan erikseen yhteyttä, mikäli pyydettyyn aineistoon liittyy ongelmia, jotka estävät sen määräajassa tapahtuvan sähköisen, maksuttoman luovuttamisen. Erityisesti pyydän tämäntapaisessa ongelmatilanteessa huomioimaan seuraavaa:

- Mikäli pyydetyn aineiston luovuttaminen kokonaisuudessaan ei ole mahdollista, pyydän erittelyn luovuttamatta jätettävästä sisällöstä ja luovuttamatta jättämisperusteista.

- Mikäli aineiston maksuton luovuttaminen ei ole mahdollista, pyydän laskelman mahdollisista luovuttamisesta aiheutuvista kuluista.

Kaikki tiedot pyydän toimittamaan sähköisesti sähköpostiosoitteeseen linda.laine@hs.fi.

Kieltäytymisestä tai osittaisestakin kieltäytymisestä pyydän valituskelpoisen

päätöksen sähköpostiosoitteeseen linda.laine@hs.fi.”

Tietopyynnön käsittely

Turun kaupungin henkilöstöpalvelut on pyytänyt Liliane Kjellmanilta selvitystä siitä, mitä aineistoja on olemassa.

Aineisto on käyty läpi ottaen huomioon lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) jäljempänä mainitut säännökset.

- onko kyseessä viranomaisen asiakirja

- sisältääkö asiakirja julkisuuslain mukaisia salassa pidettäviä tietoja

- onko asiakirja annettavissa sellaisena, että salassa pidettävät kohdat on peitetty

Sovellettava lainsäädäntö

Lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki) 5 §:n 1 momentin mukaan asiakirjalla tarkoitetaan laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.

Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

Julkisuuslain 5 §:n 3 momentin 2 kohdan mukaan viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuksin viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten.

Julkisuuslain 5 §:n 4 mom. mukaan lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla.

Julkisuuslain 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei saman lain 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä.

Julkisuuslain 17 § mukaan viranomainen on tämän julkisuuslain mukaisia päätöksiä tehdessään ja muutoinkin tehtäviään hoitaessaan velvollinen huolehtimaan siitä, että tietojen saamista viranomaisen toiminnasta ei julkisuusperiaate ja julkisuuslain tarkoitus huomioon ottaen rajoiteta ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista ja että tiedon pyytäjiä kohdellaan tasapuolisesti.

Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaan salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja ovat, jollei erikseen toisin säädetä, poliisille ja muille esitutkintaviranomaisille ja syyttäjälle sekä tarkastus- ja valvontaviranomaisille tehdyt ilmoitukset rikoksesta, esitutkintaa ja syyteharkintaa varten saadut ja laaditut asiakirjat sekä haastehakemus, haaste ja siihen annettu vastaus rikosasiassa, kunnes asia on ollut esillä tuomioistuimen istunnossa taikka kun syyttäjä on päättänyt jättää syytteen nostamatta tai kun asia on jätetty sikseen, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen niistä ei vaaranna rikoksen selvittämistä tai tutkinnan tarkoituksen toteutumista tai ilman painavaa syytä aiheuta asiaan osalliselle vahinkoa tai kärsimystä tai estä tuomioistuinta käyttämästä oikeuttaan määrätä asiakirjojen salassapidosta oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa annetun lain (370/2007) mukaan. (13.5.2011/458)

Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 26 kohdan mukaan salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja ovat, jollei erikseen toisin säädetä, asiakirjat, jotka sisältävät tietoja rikoksesta epäillyn, asianomistajan tai muun rikosasiaan liittyvän henkilön yksityiselämään liittyvistä arkaluonteisista seikoista samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja rikoksen uhrista, jos tiedon antaminen loukkaisi rikoksen uhrin oikeuksia tai hänen muistoaan tai läheisiään, jollei tiedon antaminen ole tarpeen viranomaisen tehtävän suorittamiseksi.

Tietopyynnön käsittelyyn vaikuttavaa oikeuskäytäntöä

Korkein hallinto-oikeus (KHO) on vuosikirjaratkaisussaan KHO:2017:157 ottanut kantaa viranomaisten välisiä sähköposteja koskevaan tietopyyntöön. ELY-keskukselle esitetty asiakirjapyyntö koski ympäristöministeriön ja ELY-keskuksen sekä näiden virkamiesten välistä kaikkea postitse tai sähköpostitse tapahtunutta kirjeenvaihtoa, joka koski eräiden yhtiöiden toimintaa ja valvontaa ajalla 1.1.2011–23.1.2015. ELY-keskus luovutti aineiston, joka oli kirjattu ELY-keskuksen diaariin, mutta ei kirjaamattomia sähköpostiviestejä. ELY-keskus katsoi, että ne jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle lain 5 §:n 4 momentin perusteella.

KHO:n mukaan luovuttamatta jätettyjä, saman hallinnonalan viranomaisissa toimivien virkamiesten välisiä sähköpostiviestejä voitiin luonnehtia ennemminkin yksittäisten virkamiesten keskinäiseksi kuin viranomaisten väliseksi viestienvaihdoksi. Sisällöltään ja tarkoitukseltaan viestit olivat pääosin mielipiteen- tai tietojenvaihdoksi luonnehdittavia.

KHO kiinnitti huomiota julkisuuslain 5 §:n 4 momentin tarkoitukseen, joka on turvata virkamiesten välisen kommunikoinnin ja mielipiteidenvaihdon vapautta. KHO katsoi, että kysymyksessä olevia sähköpostiviestejä oli pidettävä lainkohdassa tarkoitettuina viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuina asiakirjoina. Ne eivät liioin sisältäneet sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan oli liitettävä arkistoon. Luovuttamatta jätettyihin sähköpostiviesteihin ei siten julkisuuslain 5 §:n 4 momentin perusteella sovellettu mainittua lakia.

Apulaisoikeuskanslerin 22.1.2019 tulkinnan (dnro OKV/567/1/2018) mukaan säännös, jonka mukaan asiakirjan pyytäjällä on julkisuuslaissa turvattu oikeus halutessaan saada hallintolain mukaisesti perusteltu päätös siitä, miksi pyydettyä asiakirjaa ei anneta, soveltuu myös niihin tilanteisiin, jossa asiakirjaa ei ole.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 17.4.2023 § 73) 47 §:n mukaan palvelujohtaja päättää palvelukokonaisuutensa osalta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitetun asiakirjan antamisesta.

Johtopäätökset

Tehdyssä selvityksessä oppilaiden kertomuksista on laadittu muistiinpanoja. Niistä ei ole laadittu muistiota. Julkisuuslain edellä kerrottujen lainkohtien perusteella nämä muistiinpanot eivät ole viranomaisen asiakirjoja. Turun kaupunki on valmistellut poliisille tutkintapyyntöä, joka on salassa pidettävä julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 3 ja 26 kohtien perusteella. Vaikka katsottaisiin, että oppilaiden kertomuksista laaditut muistiinpanot olisivat viranomaisen asiakirjoja, ne ovat salassa pidettäviä julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 3 ja 26 kohtien perusteella.

Saadun selvityksen perusteella ei muistiinpanojen lisäksi ole muuta aineistoa kuin sisäisen työskentelyn sähköposteja. Julkisuuslakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Tässä tapauksessa arkistoon liitettäviä sähköposteja ei ole.

Koska Laineen pyyntöön kuuluneita viranomaisen asiakirjoja ei ole, niitä ei voida antaa.

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen

Päätös          Laineelle ei voida luovuttaa hänen pyytämiään viranomaisen asiakirjoja, joita ei ole.

Ratkaisuun, jolla asiakirjapyyntö on evätty, haetaan julkisuuslain mukaisesti muutosta valittamalla Turun hallinto-oikeuteen.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Valitusosoitus liitteenä.