Konserninhallinto, hankintapalveluiden projektipäällikkö Pekka Lång 24.5.2023.

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia koulujen ja päiväkotien ruokakuljetuksen hankitaan Turun kaupungin kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden käyttöön ajalle 1.8.2023 (tavoite) - 31.7.2026.

Hankinnan kuvaus:

Turun kaupungin kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden koulujen ja päiväkotien palvelualueilla sijaitsee useita valmistuskeittiöitä (kuljetusten noutokohteet) sekä palvelu- ja jakelukeittiöitä (kuljetusten pudotuskohteet), joihin ruokakuljetukset suuntautuvat. Kunkin palvelualueen valmistuskeittiöistä toimitetaan kuljetukset lähtökohtaisesti lähimpiin palvelu- ja jakelukeittiöihin (huomioiden valmistuskeittiöiden kapasiteetit). Ruokailuajat kuljetuskohteissa alkavat aamupalan osalta klo. 08.00 - 09.00 ja lounaan osalta klo. 10.30 - 13.00. Ruokakuljetukset ajoittuvat edellä mainitun perusteella klo. 06.00 - 10.00 väliselle ajanjaksolle.

Säännölliset välipalaruoat ja muut erillisruoat toimitetaan pääsääntöisesti vakioruokakuljetusten yhteydessä. Ruokapalveluntuottaja Kaarea Oy antaa ruokakuljetuksen palveluntuottajalle lopulliset tarkat tiedot (mm. keittiötyypit, kuljetuskohteet, määrätiedot, aikaikkunat sekä kuljetuslaatikoiden tiedot) ennen sopimuskausien alkua. Ruokakuljetuksiin valitulta palveluntuottajalta edellytetään hyvää yhteistyökykyä ja osallistumista yhteistyöhön toiminnan kehittämiseksi yhdessä ruokapalvelun palveluntuottajan/- tuottajien kanssa. Tämä osakokonaisuus kattaa alueen 1 koulut ja päiväkodit.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 21.4.2023 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 25.4.2023. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 10.5.2023 ja tarjousten jättöaikaa pidennettiin 23.5.203 asti.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 400 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kahteen (3) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) osakokonaisuus, alue 1

2) osakokonaisuus, alue 2

2) osakokonaisuus, alue 3

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain yhden (1) palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 23.5.2023 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

Hemmon Kuljetus Oy:

- Alue 1

- Alue 2

- Alue 3

Pikanttipalvelu Tmi:

- Alue 2

Posti Oy:

- Alue 1

- Alue 2

- Alue 3

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84-86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että

1. Hinta, enimmäispisteet 80.

Halvin tarjottu hinta €, vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 80).

2. Laatu, enimmäispisteet 10.

Kaasu/ hybridi/ sähköautoja käytössä 30 % 10 p

Kaasu/ hybridi/ sähköautoja käytössä 20 % 7 p

Kaasu/ hybridi/ sähköautoja käytössä 10 % 5 p

Kaasu/ hybridi/ sähköautoja käytössä 0 % 0 p

3. Laatu, enimmäispisteet 10.

Käytettävä polttoaine, uusiutuva diesel 10 p

Käytettävä polttoaine, Fossiilinen polttoaine 0 p

Pisteet muodostuivat seuraavasti alue 1:

Pisteet muodostuivat seuraavasti alue 2:

Pisteet muodostuivat seuraavasti alue 3:

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa alue 1, alue 2 ja alue 3 sai Posti Oy.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 75 §:n mukaan kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät hankinnoista talousarvion puitteissa ja päättävät alaistensa viranhaltijoiden hankintavaltuudet. Tällä tarkoitetaan oikeutta tehdä hankintapäätös ja solmia sitoumus kaupungin puolesta. Kasvatus- ja opetuslautakunnan päätöksen (18.5.2022 § 80) mukaan kasvatus- ja opetusjohtaja päättää hankintasopimuksista, joiden arvolisäveroton kokonaishinta on kussakin tapauksessa voimassa olevan EU-kynnysarvon alle. Investoinneista päättää kasvatus- ja opetusjohtaja.

Kasvatus- ja opetusjohtaja, Timo Jalonen:

Päätös          Päätän, että koulujen ja päiväkotien ruokakuljetusten hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi ajalle 1.8.2023 (tavoite) - 31.7.2026 valitaan Posti Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätiedot: projektipäällikkö Pekka Lång, p.040 6350534

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.