Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus, ammatillisen koulutuksen palvelupäällikkö Suvi Haukioja ja hankinnan työryhmä, hankintapalveluiden osuus Samu Laaksonen 11.1.2023:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia ammatillisen koulutuksen palvelualueen (Turun ammatti-instituutti) vahtimestaripalveluiden hankintaan Turun kaupungin kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden ammatillisen koulutuksen käyttöön ajalle 1.2.2023 (tavoite) - 31.12.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.1.2026 - 31.12.2026. Hankintasopimus päättyy uuden Taito-kampuksen valmistumiseen.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 16.11.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 1.12.2022. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 1.12.2022.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 160 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinnan jakaminen osiin ei ole tilaajan tarpeiden näkökulmasta katsottuna mahdollista, koska jakaminen johtaisi palveluiden kannalta hallitsemattomaan tilanteeseen, jota ei palvelun kriittisyyden vuoksi olisi mahdollista koordinoida turvallisesti säilyttäen samalla palvelun toimivuus. Jakaminen tuottaisi palveluprosesseihin sekä osapuolten vastuisiin ja vastuiden seurantaan merkittäviä haasteita. Hankinnan sopimushallinta tulisi teknisesti erittäin raskaaksi ja kalliiksi, ja jakaminen vaaran-taisi sopimuksen asianmukaisen seurannan. Sopimuksen jakaminen osiin heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä, koska hankinta voisi jakautua usealle toimittajalle heikentäen sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 16.12.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Arkea Oy, Panda Turva Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84-86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Toimivalta

Kasvatus- ja opetuslautakuntakokouksessa 26.1.2022 § 14 päätti

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että ammatillisen koulutuksen palvelualueen vahtimestaripalveluiden palveluntuottajaksi ajalle 1.2.2023 (tavoite) - 31.12.2025 valitaan Arkea Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen, puh. 040 482 8852.

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.