Ammatillinen koulutus, palvelupäällikkö Suvi Haukioja ja hankintapalveluiden hankinta-asiantuntijat Hanna Nurmi ja Jaana Kaurala 25.11.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia kasvatus- ja opetuslautakunnan toimeksiannosta Hostellilaiva S/S Boren siivouspalvelusta ajalle 1.1.2023 - 31.12.2027. S/S Bore on Oy S/S Borea Ab:n omistama ruokailu-, majoitus-, kokous-, ohjelma- ja museopalveluja tarjoava entisöity alus.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 28.9.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankintailmoitus otettiin korjaustilaan Jyse-ehtojen päivitystä varten 3.10.2022 ja oikaistu tarjouspyyntö julkaistiin 7.10.2022.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 25.10.2022. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin korjausilmoituksessa julkaistavaksi päivitetty palvelukuvaus 25.10.2022 ja samalla tarjousten jättöaikaa pidennettiin 9.11.2022 asti.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä. Palvelun laatuun liittyen hankintaa ei ollut tarkoituksenmukaista jakaa osiin.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 90 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 9.11.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Arkea Oy ja ISS Palvelut Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84-86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa. Arkea Oy:ltä on pyydetty selvitys poikkeuksellisen alhaiseen tarjoukseen. 28.11.2022 saadun selvityksen perusteella ei ole syytä epäillä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Arvioinnissa todettiin tarjousten muutoin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

Tarjouspyynnön Hostellilaiva S/S Boren siivouspalvelut on kuvattu virheellisesti, että tarjouspyynnön hintavertailu tehtäisiin halvimman yhden auton perusteella. Tarjousten vertailussa käytetään luonnollisesti tarjouspyynnössä pyydettyjä Ylläpitosiivouksen vuosihinta ja Siivouspalvelun yksittäishinta tarjouspyynnössä esitetyin painokertoimien mukaisesti.

1. Hinta, enimmäispisteet 85.

Halvin tarjottu hinta €/vuosi, vertailussa enimmäispisteet 85. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 85).

Painoarvo hinnan maksimipisteistä: ylläpitosiivous 85 % ja viikkosiivous 15 %.

2. Laatu, enimmäispisteet 15.

Siivoushenkilöstön ammatillinen koulutus, enimmäispisteet 15.

Vertailuperusteena on puhdistuspalvelualan ammatilliseen tutkintoon johtavan koulutuksen suorittaneiden siivoajien määrä edellisen tilikauden aikana. Esim. puhdistuspalvelualan ammattitutkinto tai puhtauspalvelualan perustutkinto.

Laadunvertailun suoritti tilaajan määrittelemä työryhmä.

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai Arkea Oy. Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1                                  Tarjousten vertailutaulukko

Toimivalta

Kasvatus- ja opetuslautakunta on 25.4.2022 § 69 päättänyt valtuuttaa kasvatus- ja opetusjohtajan tekemään päätöksen palveluntuottajan valinnasta sekä allekirjoittamaan sopimuksen valitun palveluntuottajan kanssa.

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että Ammatillisen koulutuksen Hostellilaiva S/S Boren siivouspalveluiden palveluntuottajaksi ajalle 1.1.2023 - 31.12.2027 valitaan Arkea Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Timo Jalonen:

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Hanna Nurmi, puh. 0400 944 064.

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.