Konsernihallinnon hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, 28.3.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia työvaatteiden vuokrauspalveluiden hankintaan Turun kaupungin ammatillisen koulutuksen käyttöön ajalle 1.8.2022 (tavoite) - 31.5.2025, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.6.2025 - 31.5.2026.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 28.1.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 14.2.2022. Vastauksen yhteydessä kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus. Tarjousten jättöaikaa pidennettiin 3.3.2022 asti.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja että osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous tuli jättää suomen kielellä. Liitteet tuli jättää suomen tai englannin kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 175 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kahteen (2) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1) Suojatyövaatteet

2) Muut työvaatteet

Osakokonaisuus 2) Muut työvaatteet sisälsi sosiaali- ja terveysalan uudistukseen liittyvän option Turun kaupungin kuljetuspalveluiden vuokratyövaatteiden hankinnasta. Optioon tarjotut hinnat vaikuttivat vertailuhintaan. Kuljetuspalvelut toimivat kaupungin hyvinvoinnin palvelukokonaisuuden tukipalveluna ja saattavat siirtyä sosiaali- ja terveysalan uudistuksen myötä 1.1.2023 alkaen maakunnan tuotettavaksi. Optio otetaan käyttöön 1.1.2023 alkaen, mikäli palvelu jää kaupungille tuotettavaksi

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 3.3.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

Osakokonaisuus 1) Suojatyövaatteet: Lindström Oy

Osakokonaisuus 2) Muut työvaatteet: Lindström Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajan soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84-86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjoaja on vakuuttanut täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan osatarjousryhmäkohtaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 85

Halvin tarjottu kokonaishinta €/vk, vertailussa enimmäispisteet 85. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin/vertailtava hinta x 85).

2. Laatu, enimmäispisteet 15

A. Ympäristömerkittyjen työvaatteiden osuus tarjotuista tuotteista (%); Suurin osuus, 10 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa suurimpaan osuuteen (vertailtava arvo/suurin arvo x 10).

B. Kiertotalouteen liittyvät projektit. Tarjoaja on toteuttanut vähintään kaksi (2) projektia liittyen käytöstä poistettujen työvaatteiden jatkohyödyntämiseen viimeisen kolmen (3) vuoden aikana, 5 pistettä.

Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan voittajaksi osatarjousryhmittäin.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Osakokonaisuus 1) Suojatyövaatteet

Osakokonaisuus 2) Muut työvaatteet

Toimivalta

59 § Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden palvelujohtajan erityinen toimivalta.

Sen lisäksi, mitä muualla on määrätty, ja ellei tehtävää ole annettu muulle toimielimelle tai viranhaltijalle, varhaiskasvatusta, perusopetusta sekä perusopetuksen aamu- ja iltapäivätoimintaa, lukiokoulutusta, ammatillista koulutusta sekä yleissivistävää aikuiskoulutusta koskevissa laeissa määrättyä kunnan toimivaltaa käyttää palvelujohtaja.

Kasvatus- ja opetusjohtaja, Timo Jalonen:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että työvaatteiden vuokrauspalveluiden hankinnan molempien osakokonaisuuksien palveluntuottajaksi ajalle 1.8.2022 (tavoite) - 31.5.2025 valitaan Lindström Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, puh. 040 194 0636.

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.