Turun kaupunki§KokouspvmAsia1
Kasvatus- ja opetuslautakunta2315.02.20225

1789-2022 (00 01 04)

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko 2021

Tiivistelmä: -

Kasopelk § 23

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen 7.2.2021:

 

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon 2021 käsitteleminen

 

Sisäinen tarkastus on ohjeistanut kirjeessään 23.12.2021 selonteon käsittelemisestä mm. seuraavaa:

 

Saate

 

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevan yleisohjeen 2020 mukaan on kunnan toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Selonteko edellyttää seuraavia tietoja:

 

-

miten sisäinen valvonta ja siihen kuuluva riskienhallinta on järjestetty

-

onko valvonnassa havaittu puutteita päättyneellä tilikaudella

-

 

miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella

 

Toimiva johto sekä tilivelvolliset viranhaltijat vastaavat asianmukaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisen edellyttämistä keinoista ja niiden toimivuuden seurannasta.

 

Palvelukokonaisuudet

 

Selonteko edellyttää sisäisen valvonnan eri osa-alueiden järjestelmällistä ja dokumentoitua arviointia. Arvioinnissa hyödynnetään esimerkiksi COSO-IC, COSO-ERM- tai muuta vastaavaa valvonnan arviointiin soveltuvaa yleisesti käytössä olevaa mallia. Selonteko edellyttää päivittäisen toiminnan tärkeimpien valvontakeinojen arviointia. Valvontakeinot tulee tästä syystä kartoittaa ja sisällyttää prosessi- tai vastaaviin kuvauksiin, joiden avulla valvonnan mahdolliset puutteet tai aukot ovat todettavissa.

 

Mikäli sisäisen valvonnan toimivuutta on arvioitu kaupungin sisäisen tarkastuksen toimesta, voi lausunnon antaja hyödyntää sen havaintoja ja annettuja suosituksia. Kaupunginhallitus hyväksyy toimintakertomukseen tulevan sisäisen valvonnan selonteon, ja lautakunnat hyväksyvät omilta vastuualueiltaan vastaavan selonteon. Toimintayksikköjen selontekojen tulee pohjautua dokumentoituihin itsearviointeihin ja ne tulee käsitellä ko. toimielimissä.

 

Selonteon laatimisessa voi hyödyntää oheisia liitteitä (Excel- tai Word-pohjainen selontekomalli sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan itsearviointilomake). Toiminnan kokonaisarvioinnissa on suositeltavaa hyödyntää edellisinä vuosina tehtyjä vastaavia itsearviointeja.

 

Selonteossa kuvataan olennaisilta osiltaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistapa ja eri osa-alueet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti. Osa-alueet voidaan jaotella seuraavasti:

 

-

 

valvontaympäristö (organisaatiorakenne, säännöt, johtaminen, toimivallan jako)

-

riskien arviointi (tunnistus, analysointi, hallinta, dokumentointi)

-

valvontatoimenpiteet

-

sääntöjen noudattaminen

-

toiminnan kehittäminen, tuloksellisuus ja tehokkuus

-

omaisuuden turva

-

tiedon luotettavuus ja oikeellisuus

-

tieto ja tiedonvälitys (es. raportointi- ja seurantatavat) ja

-

seuranta (sisäisen valvonnan toimivuuden arviointi ja kehittäminen)

 

Lisäksi kuvauksesta on suotavaa käydä ilmi seuraavat asiat:

 

-

miten sisäinen valvonta toteutuu organisaation eri tasoilla

-

esim. tehtävien, toimivallan ja vastuun jako

-

 

miten sisäinen valvonta toteutuu johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä

-

esim. valvonta- ja raportointivelvoitteet, tiedon ja tietojärjestelmien suojaaminen, omaisuuden turva, sopimushallinta, osaamisen ylläpito, väärinkäytösten ennalta ehkäisy

 

 

-

miten on varmistettu henkilökunnan riittävä sisäisen valvonnan osaaminen

-

miten on toimittu väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja

-

miten toteutuneista väärinkäytöksistä on raportoitu.

 

Jos sisäisen valvonnan järjestämisessä tai toteuttamisessa on havaittu puutteita ja virheitä, on ne sisällytettävä selontekoon kuten myös toimenpiteet niiden korjaamiseksi. Lisäksi pyydämme toimittamaan kaupungin sisäisen tarkastuksen toimistoon muiden tahojen mahdollisesti tekemät tai muut itse laaditut sisäisen valvonnan toimivuuden arvioinnit.

 

Jotta sisäinen tarkastus pystyy arvioimaan palvelukokonaisuuden valvontakeinoja, tulee selonteon liitteenä palauttaa myös keskeisten toimintaprosessien prosessi- tai vastaava muu kuvaus. Kuvauksesta tulee ilmetä keskeiset valvontatoimet. Valvontakeinoja voivat olla esimerkiksi hyväksymiset, valtuutukset, todentamiset, täsmäytykset, toiminnan tarkastukset, omaisuuden turvaamistoimet, työtehtävien eriyttämiset jne. Mikäli prosessikuvauksia ei ole laadittu voi keskeiset valvontatoimet myös listata toiminnoittain.

 

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista vuodelta 2021

 

Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus on antanut seuraavan selonteon arvioistaan merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista tekijöistä. Selonteko liitetään myöhemmin osaksi toimintakertomusta.

 

Oheismateriaali 1               Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden selonteko 2021 (salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom. 8 kohta)

 

Ehdotus        Kasvatus- ja opetuslautakunta merkitsee vuoden 2021 sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon tiedokseen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.