Hankintasuunnittelija Päivi Aaltonen 16.4.2021:

Hankinnan kohteena on päiväkotikuvaukset 31.12.2023 päättyvälle sopimuskaudelle. Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kansalliset kynnysarvot alittavasta käyttöoikeussopimuksesta eli ns. pienhankinnasta. Kunnan järjestämät kuvaukset ovat korkeimman oikeuden linjauksen mukaan käyttöoikeussopimuksia (KHO:2019:63). Ero normaaleihin hankintasopimuksiin on siinä, että käyttöoikeus sekä toiminnallisen ja taloudellisen riski on siirretty palveluntuottajalle (käyttöoikeussopimus 4 §:n 1 mom. 7 kohta). Käyttöoikeussopimuksessa Sivistystoimiala antaa Toimittajalle oikeuden hyödyntää kilpailutettua palvelua kaupungin päiväkotien tiloissa sekä periä kuvauspalveluista maksu kuvien ostajalta tarjouksen mukaisesti.

Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että ilmoitetut lasten määrät ovat arvioita ja voivat muuttua sopimuskauden aikana. Myös yksiköiden lukumäärät voivat muuttua sopimuskauden aikana.

Hankinnasta tehdään sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjouspyyntö lähetettiin 4.3.2021 kahdeksalle mahdolliselle tarjoajalle. Määräaikaan 17.3.2021 klo 12.00 mennessä saatiin yhdeksän (9) tarjousta seuraavilta tarjoajilta: Seppälän koulukuvat Oy, Frendikuva Oy, Oma Design Oy, Suomen koulukuvaus Oy, Pirkanmaan Kerhokuvauspalvelu, Foto-Silmunen Oy, Kuvaverkko Oy, Markus Bergman Oy ja Focusoiva Oy:ltä.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä tarjoajalle asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjouksensa olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää, että tarjouksia arvioidaan lähtökohtaisesti sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjoaja kantaa osaltaan vastuun tarjouksensa sisällöstä.

Tarjousvertailussa tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu voi toteutua ainoastaan, jos tarjoukset ovat keskenään yhteismitallisia ja vertailukelpoisia. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tarjousvertailussa.

Tarjoukset todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten hintavertailu ja tarjouksen valinta

Tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on halvin hinta. Hinnan painoarvo on 100 %.

Tuotteiden vertailuhinta lasketaan seuraavasti: tuotteen tarjoushinta x määrä= vertailuhinta. Halvin kaikkien tuotteiden yhteenlaskettu vertailuhinta saa 100 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 100).

Hankintayksikkö katsoo, että tässä palveluhankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat tarjouspyynnön liitteet.

Koska seuraavilla tarjoajilla Seppälän koulukuvat Oy, Frendikuva Oy, Pirkanmaan Kerhokuvapalvelu, Kuvaverkko Oy ja Focusoiva Oy:n vertailuhinta on sama, ratkaistiin järjestys arvonnalla. Arvonta suoritettiin arvontapöytäkirjan mukaisesti.

Liite 1                                  Arvontapöytäkirja

Esitän, että päiväkotien kuvauspalvelut sopimus solmitaan Focusoiva Oy:n kanssa vertailuhintaan 0 € (alv 0 %).

Toimialajohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Päätän, että päiväkotien kuvauspalvelut -hankinnan palveluntuottajaksi 31.12.2023 päättyvälle sopimuskaudelle valitaan Focusoiva Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen.

Timo Jalonen

toimialajohtaja

Lisätietoja päätöksestä tarvittaessa antaa hankintasuunnittelija Päivi Aaltonen, puh. 040 724 3725.

Oikaisuvaatimusohjeet päätöspöytäkirjan liitteenä.