Turun kaupunki§KokouspvmAsia1
Kasvatus- ja opetuslautakunta920.01.20218

604-2021 (00.03, 00 01 04)

Sivistystoimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko 2020

Tiivistelmä:

Kasvatus- ja opetuslautakunnalle esitetään tiedoksi sivistystoimialan vuoden 2020 si-säisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko.

Kasopelk § 9

Talouspäällikkö Anne Takalo 13.1.2021:

 

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon 2020 käsitteleminen

 

Sisäinen tarkastus on ohjeistanut kirjeessään 16.12.2020 selonteon käsittelemisestä mm. seuraavaa:

 

Saate

 

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevan yleisohjeen 2019 mukaan on kunnan toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Selonteko edellyttää seuraavia tietoja:

 

-

miten sisäinen valvonta ja siihen kuuluva riskienhallinta on järjestetty

-

onko valvonnassa havaittu puutteita päättyneellä tilikaudella

-

 

miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella

 

Toimiva johto sekä tilivelvolliset viranhaltijat vastaavat asianmukaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisen edellyttämistä keinoista ja niiden toimivuuden seurannasta.

 

Toimialat

 

Selonteko edellyttää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan eri osa-alueiden järjestelmällistä ja dokumentoitua arviointia. Arvioinnissa hyödynnetään esimerkiksi COSO-IC, COSO-ERM-, CAF- tai muuta vastaavaa valvonnan arviointiin soveltuvaa yleisesti käytössä olevaa mallia. Selonteko edellyttää päivittäisen toiminnan tärkeimpien valvontamenetelmien arviointia. Valvontamenetelmät tulee tästä syystä sisällyttää prosessi- tai vastaaviin kuvauksiin, joiden avulla valvonnan mahdolliset puutteet tai aukot ovat todettavissa.

 

Mikäli sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointia on suoritettu sisäisen tarkastuksen toimesta, voi lausunnon antaja hyödyntää sen havaintoja ja annettuja suosituksia. Kaupunginhallitus hyväksyy toimintakertomukseen tulevan sisäisen valvonnan selonteon ja lauta- ja johtokunnat hyväksyvät omilta vastuualueiltaan vastaavan selonteon ja riskiarvion. Toimintayksikköjen selonteko ja riskiarvio pohjautuvat dokumentoituun itsearviointiin ja se tulee käsitellä toimielimessä.

 

Selonteon laatimisessa voi hyödyntää oheisia liitteitä (selontekomalli sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointilomake). Mikäli toimintaympäristössä ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia, eikä sellaisia ole tiedossa, voi toiminnan kokonaisarvioinnissa hyödyntää edellisinä vuosina tehtyjä vastaavia itsearviointeja.

 

Selonteossa kuvataan olennaisilta osiltaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistapa ja eri osa-alueet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti. Osa-alueet voidaan jaotella seuraavasti:

 

-

 

valvontaympäristö (organisaatiorakenne, säännöt, johtaminen, toimivallan jako)

-

riskien arviointi (tunnistus, analysointi, hallinta, dokumentointi)

-

valvontatoimenpiteet

 

-

sääntöjen noudattaminen

 

-

toiminnan kehittäminen, tuloksellisuus ja tehokkuus

 

-

omaisuuden turva

 

-

tiedon luotettavuus ja oikeellisuus

-

tieto ja tiedonvälitys (es. raportointi- ja seurantatavat) ja

-

seuranta (sisäisen valvonnan toimivuuden arviointi ja kehittäminen)

 

Lisäksi kuvauksesta on suotavaa käydä ilmi seuraavat asiat:

 

-

 

miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat organisaation eri tasoilla

 

-

esim. tehtävien, toimivallan ja vastuun jako

-

 

miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä

 

-

 

 

esim. valvonta- ja raportointivelvoitteet, tiedon ja tietojärjestelmien suojaaminen, omaisuuden turva, sopimushallinta, osaamisen ylläpito, väärinkäytösten ennalta ehkäisy

-

 

miten on varmistettu henkilökunnan riittävä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osaaminen

-

miten on toimittu väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja

-

miten toteutuneista väärinkäytöksistä on raportoitu.

 

Jos sisäisen valvonnan järjestämisessä tai toteuttamisessa on havaittu puutteita ja virheitä, on ne sisällytettävä selontekoon kuten myös toimenpiteet niiden korjaamiseksi. Lisäksi pyydämme toimittamaan kaupungin sisäisen tarkastuksen toimistoon mahdollisten muiden tahojen tekemät tai itse tehdyt sisäisen valvonnan toimivuuden arvioinnit. Liittäkää mukaan mahdollinen oma tarkempi, toimintaa koskeva sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistus.

 

Jotta sisäinen tarkastus pystyy arvioimaan toimialojen valvontakeinoja, tulee selonteon liitteenä palauttaa myös keskeisten toimintaprosessien prosessi- tai vastaava muu kuvaus. Kuvauksesta tulee ilmetä keskeiset valvontatoimet. Valvontakeinoja voivat olla esimerkiksi hyväksymiset, valtuutukset, todentamiset, täsmäytykset, toiminnan tarkastukset, omaisuuden turvaamistoimet, työtehtävien eriyttämiset jne. Mikäli prosessikuvauksia ei ole laadittu voi keskeiset valvontatoimet myös listata toiminnoittain.

 

Sivistystoimialan selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista vuodelta 2020

 

Arvioinnissa on käytetty COSO-ERM -arviointitaulukkoa. Riskienhallinnan osalta on tehty palvelualueittain omat selvitykset konsernin riskienhallintayksikköön, ja siksi sitä osuutta ei ole analysoitu oheisessa materiaalissa.

 

Oheismateriaali 1               COSO - TURKU 2020, Sito (salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom. 8 kohta)

 

Lisäksi toimiala on antanut seuraavan selonteon arvioistaan merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista tekijöistä. Selonteko liitetään myöhemmin osaksi toimintakertomusta.

 

Oheismateriaali 2               Sivistystoimiala selonteko 2020

 

Toimialajohtaja Timo Jalonen:

 

Ehdotus        Kasvatus- ja opetuslautakunta merkitsee vuoden 2020 sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon tiedokseen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.