Sivistystoimiala hankintasuunnittelija Päivi Aaltonen ja konsernihallinnon hankintapalvelun osuus hankinta-asiantuntija Marja Poskiparta 12.11.2020:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia oppimis- ja opetusvälineistä ajalle 1.12.2020 (tavoite) - 30.11.2022 sivistystoimialan käyttöön, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.12.2022 - 30.11.2024.

Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana lähetettiin julkaistavaksi 3.9.2020 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankinnasta esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistiin 25.9.2020 samalla sivustolla. Samassa yhteydessä hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus.

Tarjoukset saatiin seuraavilta toimittajilta määräaikaan 16.10.2020 klo 11:00 mennessä:

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä Tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnössä edellytettiin, että Tarjoajat sitoutuvat siihen, että tarjottuja tuotteita on saatavilla sellaisissa myyntierissä, että ne sopivat myös pienien yksiköiden tilattavaksi.

Tarjous tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 150 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tuotteet ovat pääsääntöisesti kemian ja fysiikan, biologian ja matematiikan opetukseen ja oppimiseen tarvittava tuotteita sekä tekniikkaan liittyviä välineitä. Mahdolliset sopimuskauden aikana tulevat ensikertaisen varustamisen hankinnat kuuluvat tämän kilpailutuksen piiriin.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kohderyhmäkohtaisesti yhden (1) Toimittajan kanssa.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 56 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia sekä vaatia tarjoajia esittämään niihin liittyviä selvityksiä. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tarjoajille asetetut kelpoisuusehdot.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 79 § 1 momentin mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Osatarjouksen hyväksymisen edellytys on, että kaikki rivit on tarjottu. Kaikki saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja ne otettiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjousten vertailu ja valinta

Valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on halvin hinta. Hinnan painoarvo on 100 %. Annetuista tarjouksista valitaan osa-alueittain kokonaishinnaltaan halvin.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan toimittajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä 1.

Liite 1                                   Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

Ehdotus        Edellä esitetyn perusteella ehdotamme, että:

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Toimialajohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Päätän, että edellä esitetyin perustein:

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Timo Jalonen

Toimialajohtaja

Lisätietoja asiasta tarvittaessa antaa hankinta-asiantuntija Marja Poskiparta, puh. 040 193 1971.

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.