Hankintasuunnittelija Päivi Aaltonen ja hankinta-asiantuntija Taru Marjamäki 1.9.2020:

Turun kaupungin strateginen hankinta on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä sivistystoimialan toimeksiannosta tarjouksia päiväkoti- ja kouluvalokuvausten järjestämisestä ajalle 1.1.2021 (tavoite) - 31.12.2022. Sopimusta olisi ollut mahdollista jatkaa enintään kahden (2) vuoden pituisella optiojaksolla ajalla 1.1.2023 - 31.12.2024.

Hankintailmoitus käyttöoikeussopimushankintana julkaistiin 30.6.2020 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi myös Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (EUVL S), TED (Tender Electronic Daily) -tietokannassa nro 2020/S 20-090435-001 hankintailmoitus, joka oli luettavissa 30.6.2020 alkaen. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 14.8.2020.

Hankinnasta esitettiin toimittajaportaalissa kysymyksiä annettuun määräaikaan 10.8.2020 klo 11.00 mennessä, ja niihin vastattiin samassa portaalissa 17.8.2020.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajille ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjoukset otetaan huomioon ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyyntö oli jaettu kolmeen osa-alueeseen:

Osa-alue 1: päiväkodit

Osa-alue 2: luokka-asteet 1-9

Osa-alue 3: lukiot ja ammatti-instituutti

Määräaikaan 31.8.2020 klo 11.00 mennessä saapui tarjoukset kahdeksalta (8) tarjoajalta: Pirkanmaan Kerhokuvapalvelu, Oma Design Oy, Seppälän Koulukuvat Oy, Foto-Silmunen, Frendikuva Oy, Focusoiva Oy, Kuvaverkko Oy ja Suomen Koulukuvaus Oy.

Hankintamenettelyn keskeyttäminen

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Hankinta on mahdollista keskeyttää missä tahansa vaiheessa. Oikeuskäytännössä hyväksyttäväksi syyksi keskeyttää hankinta on katsottu esimerkiksi se, että hankinnan kohde tai tarve on muuttunut hankintamenettelyn aikana.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on se, että hankintayksikkö on sisäisten tarkastelujen perusteella päätynyt siihen, että hankintayksiköllä ei ole tarvetta tämän kokoiseen ja nykyisellä mallilla järjestettävään koulu- ja päiväkotikuvauksen hankintaan. Hankintayksikön tarve on siis muuttunut tällä hetkellä käynnissä olevan hankintamenettelyn mukaisesta hankinnasta. Hankintayksiköllä on ollut edellä mainituista syistä todellinen ja perusteltu tarve keskeyttää hankinta. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä on toimittu tasapuolisesti ja ehdokkaita syrjimättä.

Hankintayksikkö voi päätyä keskeyttämisen jälkeen toteuttamaan hankinnan omana työnään tai käynnistämään uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden kuitenkin erillinen ja uusi prosessi.

Ehdotamme edellä esitetyin perustein, että Päiväkoti- ja kouluvalokuvaukset 1.1.2021 (tavoite) - 31.12.2022 + 2 v. optio -hankintamenettely keskeytetään hankintaa tekemättä. Hankintayksikkö voi päätyä keskeyttämisen jälkeen toteuttamaan hankinnan omana työnään tai käynnistämään uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden kuitenkin erillinen ja uusi prosessi.

Lisätietoja: hankintasuunnittelija Päivi Aaltonen 040 724 3725 tai hankinta-asiantuntija Taru Marjamäki 040 185 4011.

Toimialajohtaja Timo Jalonen:

Ehdotus        Kasvatus- ja opetuslautakunta päättää, että edellä esitetyin perustein Päiväkoti- ja kouluvalokuvaukset 1.1.2021 (tavoite) - 31.12.2022 + 2 v. optio -hankintamenettely keskeytetään hankintaa tekemättä. Hankintayksikkö voi päätyä keskeyttämisen jälkeen toteuttamaan hankinnan omana työnään tai käynnistämään uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden kuitenkin erillinen ja uusi prosessi.