Hallintopäällikkö Pentti Merta 2.10.2019:

Turun kaupungin sivistystoimialalla on käytössään Visma Enterprise Oy:n toimittama opiskelijanhallintajärjestelmä, joka on hankittu vuonna 2012 (dnro 6411-2010). Järjestelmä on käytössä kaikilla sivistystoimialan palvelualueilla. Visma Enterprise Oy on ilmoittanut, että nykymuotoisen (OnPremise) palvelutuotteen tuki loppuu 31.12.2020. Samalla toimittaja on ilmoittanut, että ohjelmien käytön jatkamiseksi OnPremise-palvelua käyttävien asiakkaiden on vaihdettava SaaS-palveluun 31.12.2020 mennessä.

Palvelumuutoksen erot nykyiseen toimintaan:

Palvelumuutos voidaan aikataulullisesti toteuttaa kesällä 2020, jolloin palvelun muutos haittaa vähiten oppilashallintaa. Muutoksen suunnittelu ja projektointi tulee aloittaa mahdollisimman pian.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Järjestelmän vaihtaminen tällä aikataululla olisi työmäärällisesti mahdotonta. Järjestelmä vaihtaminen vaarantaisi oppilastietojen hallittavuuden, saavutettavuuden ja saattaisi haitata opetustoimintaa erittäin merkittävästi. Oppilashallintajärjestelmän tekninen muutos vaikuttaisi samalla koko kaupungin muihin tietojärjestelmiin, joissa hyödynnetään oppilashallintajärjestelmän tietoja (integraatiot). Nykyistä järjestelmää ei ole tarkoituksenmukaista vaihtaa, koska integraatio muihin järjestelmiin purkautuu, ja se puolestaan synnyttää merkittäviä ennalta arvaamattomia kustannuksia ja vaikeuttaisi merkittävällä tavalla hyvin edistynyttä tiedolla johtamista, jos sivistystoimialan keskeinen tietojärjestelmä nyt vaihdettaisiin ja katkaistaisiin kytkennät muihin kaupungin käytössä oleviin tietojärjestelmiin. Vaihtaminen aiheuttaisi siis merkittäviä taloudellisia lisäkuluja kaupungille, koska eri tietojärjestelmien yhteistyö loppuisi ja ne pitäisi rakentaa uudestaan. Mitään täyttä varmuuta ei myöskään ole, että nykymuotoinen toiminta loppuun vuoden 2020 lopussa.

Siirtymisestä SaaS-palveluun on neuvoteltu Multiprimus-ohjausryhmässä ja toimialan johtoryhmässä. Kustannusvaikutus on ennakoidulta arvoltaan 40.000 € vuodessa, joka on toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen osalta 48 kuukaudelle laskettuna 160.000 €. Vaihtoehtoisen järjestelmän rakentaminen uudestaan saattaa aiheuttaa hyvin merkittävät lisäkustannukset ja merkittäviä viivytyksiä toiminalle.

Sivistystoimialan kohdalla pitää muuttaa InSchool tuotteen sopimusta (dnro 6411-2010), siten että Visma Enterprise Oy:n tarjouksen mukaisesti InSchool-tuote muunnetaan OnPremise-palvelusta InSchool SaaS -palveluksi. Ennen hankintasopimuksen muuttamista sopimusmuutoksesta julkaistaan sopimusmuutosilmoitus.

Liite 1                                   Visma Enterprise Oy:n ilmoitus OnPremise-tuen loppumisesta

Liite 2                                   Visma Enterprise Oy:n tarjous SaaS-palveluun siirtymisestä (salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom. 20 kohta)

Oheismateriaali 1               Sopimus opiskelijanhallintajärjestelmästä v. 2012 (salassa pidettävä, JulkL 24 § 1 mom. 20 kohta)

Toimialajohtaja Timo Jalonen:

Ehdotus        Kasvatus- ja opetuslautakunta päättää muuttaa sivistystoimialan InSchool-tuotteen sopimusta (dnro 6411-2010) siten, että Visma Enterprise Oy:n tarjouksen mukaisesti InSchool-tuote muunnetaan OnPremise-palvelusta InSchool SaaS -palveluksi. Ennen hankintasopimuksen muuttamista sopimusmuutoksesta julkaistaan sopimusmuutosilmoitus.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimusmuutoksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun sopimusmuutosta koskeva ilmoitus on julkaistu EU:n virallisessa lehdessä (TED-ilmoituskanava).

Pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan kokouksessa.