Talouspäällikkö Anne Takalo 4.2.2019:

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon 2018 käsitteleminen

Sisäinen tarkastus on ohjeistanut kirjeessään 20.11.2018 selonteon käsittelemisestä mm. seuraavaa:

Saate

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevan yleisohjeen 2017 mukaan on kunnan toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Selonteko edellyttää kaupunki- ja konsernitason arviointia merkittävimpien toimintaprosessien valvonnasta, mahdollisista epäkohdista sekä kehittämistoimista.

Toimiva johto sekä tilivelvolliset viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmistä ja niiden toimivuuden seurannasta.

Toimialat

Selonteko edellyttää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan eri osa-alueiden järjestelmällistä ja dokumentoitua arviointia. Arvioinnissa hyödynnetään esimerkiksi COSO-IC-, COSO-ERM-, CAF- tai muuta vastaavaa toimintaan soveltuvaa yleisesti käytössä olevaa mallia. Selonteko edellyttää päivittäisen toiminnan tärkeimpien valvontamenetelmien arviointia. Valvontamenetelmät tulee tästä syystä sisällyttää prosessi- tai vastaaviin kuvauksiin, joiden avulla valvonnan mahdolliset puutteet tai aukot ovat todettavissa. Mikäli sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointia on suoritettu joiltakin osin sisäisen tarkastuksen toimesta, voi lausunnon antaja hyödyntää kyseisen tarkastuksen yhteydessä tehtyjä havaintoja ja annettuja suosituksia.

Kaupunginhallitus hyväksyy toimintakertomukseen tulevan sisäisen valvonnan selonteon ja lauta- ja johtokunnat hyväksyvät omilta vastuualueiltaan vastaavan selonteon ja riskiarvion. Toimintayksikköjen selonteko ja riskiarvio pohjautuvat dokumentoituun itsearviointiin ja se tulee käsitellä toimielimessä.

Selonteossa kuvataan olennaisilta osin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistapa ja eri osa-alueet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteissa hyväksytyn viitekehyksen mukaisesti. Osa-alueet voivat olla:

- valvontaympäristö (säännöt, ohjeet, toimivallan jako)

- riskien arviointi (tunnistus, analysointi, hallinta, dokumentointi)

- valvontatoimenpiteet (mm. erilaiset kontrollit, suojaukset, sopimusten hallinta)

- tieto ja tiedonvälitys (raportointi, esim. merkittävät riskit) ja

- seuranta (ml. arviointi)

Lisäksi kuvauksesta on suotavaa käydä ilmi, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta toteutuvat organisaation eri tasoilla ja johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä (esim. talousarvioprosessi), miten on varmistettu henkilökunnan riittävä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osaaminen ja miten on toimittu väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja miten toteutuneista väärinkäytöksistä on raportoitu.

Jos sisäisen valvonnan järjestämisessä tai toteuttamisessa on havaittu puutteita ja virheitä, on niistä tehtävä selkoa ja esitys niiden korjaamisesta.

Jotta sisäinen tarkastus pystyy arvioimaan toimialojen valvontakeinoja, tulee selonteon liitteenä palauttaa myös keskeisten toimintaprosessien osalta prosessi- tai vastaava muu kuvaus. Kuvauksesta tulee ilmetä keskeiset valvontatoimet. Valvontakeinoja voivat olla esimerkiksi hyväksymiset, valtuutukset, todentamiset, täsmäytykset, toiminnan tarkastukset, omaisuuden turvaamistoimet, työtehtävien eriyttämiset jne. Mikäli prosessikuvauksia ei ole laadittu voi keskeiset valvontatoimet myös listata toiminnoittain.

Sivistystoimialan selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä arvio merkittävimmistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista vuodelta 2018

Arvioinnissa on käytetty COSO-ERM arviointitaulukkoa.

Liite 1                                  COSO - TURKU 2018, Sito (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 8 kohta)

Lisäksi toimiala on antanut seuraavan selonteon arvioistaan merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista tekijöistä. Selonteko liitetään myöhemmin osaksi toimintakertomusta.

Liite 2                                  Sivistystoimiala selonteko 2018

Toimialajohtaja Timo Jalonen:

Ehdotus        Kasvatus- ja opetuslautakunta merkitsee vuoden 2018 sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon tiedokseen.