Suunnittelupäällikkö Tapio Alapaattikoski:

Konsernihallinto pyytää kirjeellään 12.5.2014 Kasvatus- ja opetuslautakunnan lausunnon luonnoksesta Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeeksi.

Liite 1                                  Konsernihallinnon hallintopalvelujen lausuntopyyntö 12.5.2014

Lausuntopyynnön liitteenä on Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje (luonnos 8.5.2014).

Lausunto tulee antaa viimeistään 30.5.2014. Asian käsittelyaikataulusta johtuen määräajan ilmoitetaan olevan ehdoton.

Kasvatus- ja opetuslautakunta toteaa asiasta lausuntonaan seuraavan:

Kaupunginjohtaja asetti päätöksellään (Kj § 111, 8.5.2013) työryhmän, jonka tehtävänä oli tarveselvitys ja hankesuunnitteluohjeiden päivittäminen uutta organisaatiomallia vastaavaksi. Päätöksessä tarkennettiin toimeksiantoa seuraavasti:

- Ohjeen tulee vastata uutta organisaatiorakennetta.

- Parannetaan tilaprosessin kokonaisuuden hallintaa ja ohjausta.

- Strategisten tavoitteiden parempi toteuttaminen siten, että tilatarpeen harkinta tehdään nykyistä aikaisemmin palvelun järjestämistapaan perustuen.

- Tiloissa tuotettavan palvelun järjestämistapapäätös huomioidaan osana tilahankkeen valmistelua.

Asettamispäätöksen mukaisesti työryhmään ovat kuuluneet puheenjohtajana vs. tilajohtaja Tuomas Koskiniemi sekä jäseninä tilacontroller Johanna Aarnio, tilapalveluiden johtaja Martti Kuitunen, suunnittelupäällikkö Tapio Alapaattikoski ja johtaja Tuomas Heikkinen. Lisäksi ryhmä on kutsunut kokouksiinsa toimialojen edustajia.

Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen päivityksen tarkoituksena on selkeyttää tilaprosessia ja tilahankkeisiin osallistuvien osapuolten roolijakoa. Uudistettu ohjeistus korvaa aiemman 7.3.2011 § 61 hyväksytyn tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen.

Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitelma ovat päätösasiakirjoja, jotka sisältävät olennaisimpia tilahanketta koskevia tietoja, kuten palveluverkkoja koskevat tiedot, perusteet tilan hankinnalle, vaihtoehtoiset ratkaisumallit, yhteiskäyttömahdollisuudet, hankkeen nimi ja sijainti, tilaohjelma, ajoitus, kustannusarvio, rakennuspaikka, käyttökustannukset, vapautuvien tilojen käyttöselvitys ja muita erikseen hankekohtaisesti yksilöitäviä selvityksiä.

Päivitysprosessissa tehdyt keskeisimmät uudistukset ovat hankkeen valmistelun painopisteen siirto hankkeen alkuvaiheeseen, tarveselvityksen merkityksen painottaminen ja tilaprosessin kokonaiskoordinoinnin kohdentaminen konsernihallinnon strategisen tilojen ohjauksen vastuualueelle.

Aiemmin hankkeiden valmistelun painopiste on ollut hankkeen tekniseen toteutukseen painottuvassa hankesuunnittelussa. Jatkossa tilahankkeiden ohjaus aloitetaan jo tarpeiden määrittelyvaiheessa, jolloin kustannusohjauksen mahdollisuuden ovat suurimmat. Tämä tarkoittaa sitä, että tarveselvityksen roolia korostetaan merkittävästi aiemmasta ja tarveselvitykset laaditaan entistä laajempina. Suurista tilahankkeista laaditut tarveselvitykset saatetaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Tarveselvitysten yhteydessä arvioidaan ennen hankesuunnittelun käynnistämistä vaihtoehtoiset tavat palvelun järjestämiseksi, jolloin tarveselvityksen hyväksymisen yhteydessä arvioidaan myös palvelunjärjestämistapapäätöksen vaikutukset tulevaan tilatarpeeseen.

Kokonaiskoordinaation parantamiseksi konsernihallinnon Strateginen tilojen ohjaus -vastuualue ottaa kokonaisvastuun tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessin koordinoinnista. Käyttäjätoimialalla on tarveselvityksen tekninen valmisteluvastuu yhteistyössä Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueen ja Kiinteistötoimialan tilapalveluiden kanssa.

Strateginen tilojen ohjaus -vastuualue koordinoi tarvesuunnitelman valmistelua ja tilaa hyväksytyn tarveselvityksen perusteella Kiinteistötoimialan tilapalveluilta hankesuunnitelman.

Tilantarpeen ilmetessä toimiala ottaa yhteyden Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueeseen tarpeen arvioimiseksi. Tarveselvitysten käynnistäminen käsitellään aina kaupunginhallituksen päätösvallassa olevien ja tarvittaessa myös muiden hankkeiden osalta kaupungin johtoryhmässä. Menettelyllä informoidaan kaupungin johtoa käynnistyvistä tilahankkeista, haetaan linjauksia tarveselvityksen laadinnalle ja tilaratkaisuihin vaikuttavia synergiahyötyjä muita toimialoilta.

Tilajohtaja käynnistää tarveselvityksen laadinnan. Tarveselvityksessä tehtävien selvitysten laajuus ja muoto määräytyvät hankkeen arvioidun koon perusteella. Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeessa hankkeille on määritetty niiden laajuuteen nähden tarkoituksenmukaisimmat läpivientiprosessit. Konsernihallintoa koskevissa hankkeissa noudatetaan soveltuvin osin tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjetta kuitenkin siten, että kaupunginjohtaja hyväksyy toimialojen lauta- ja johtokunnan päätösvaltatasoa vastaavan tarveselvityksen.

Päätösvalta tarveselvityksen osalta kohdentuu tilahankkeen arvon mukaan siten, että:

• toimialajohtaja hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on alle 100.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on enintään 1 miljoonaa euroa,

• toimialan lauta- tai johtokunta hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on enintään 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on enintään 2 miljoonaa euroa,

• kaupungin johto arvioi koordinoivasti tilajohtajan esittelystä lauta- tai johtokunnan hyväksymän tarveselvityksen ja kaupunginjohtaja voi saattaa sen edelleen kaupunginhallituksen käsiteltäväksi, mikäli tilatarpeen koordinointi muiden toimialojen kanssa tai muut painavat syyt sitä edellyttävät,

• konsernihallinnon osalta kaupunginjohtaja hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on enintään 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on enintään 2 miljoonaa euroa,

• kaupunginhallitus hyväksyy kaikissa tapauksissa tarveselvityksen, kun vuosivuokra on yli 200 000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 2 miljoonaa euroa,

• kaupunginhallituksessa hyväksyttävien hankkeiden osalta hankkeessa asianosainen toimialan lauta- tai johtokunta hyväksyy aina tarveselvityksen toimialajohtajan esittelystä omalta osaltaan ja esittää sen hyväksymistä edelleen kaupunginhallitukselle.  

Tarveselvityksen pohjalta laadittava hankesuunnittelu on voimassa olevan ohjeen mukaan Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueen (ent. tilakeskus) vastuulla. Päivitetyssä ohjeessa varsinaisten hankesuunnitelmien tekninen laadintavastuu siirretään Kiinteistötoimialan tilapalveluille.

Hankesuunnittelun tavoitteena on antaa valmiudet investointipäätöksen tekemiselle ja hankkeen jatkosuunnittelulle. Hankesuunnitelmassa on jatkossa tarkoitus käsitellä harvempia toteutusvaihtoehtoja, mikä mahdollistaa vaihtoehtojen perusteellisemmat selvitykset mm. kustannusten oikeellisuuden varmistamiseksi.

Tilajohtaja lähettää hankesuunnitelman hankkeen asianosaiselle lauta- tai johtokunnalle, joka hyväksyy osaltaan hankesuunnitelman ja sitoutuu samalla hankkeesta aiheutuviin kustannuksiin.

Päätösvalta hankesuunnitelman hyväksymisen osalta kohdentuu tilahankkeen arvon mukaan siten, että:

• tilajohtaja hyväksyy hankesuunnitelman, kun vuosivuokra on alle 100.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on alle 1 miljoona euroa,

• kaupunginhallitus hyväksyy hankesuunnitelman, kun vuosivuokra on 100.000 – 300.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on 1 - 3 miljoonaa euroa,

• kaupunginvaltuusto hyväksyy hankesuunnitelman, kun vuosivuokra on yli 300.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 3 miljoonaa euroa.

Mikäli hankesuunnitelmassa on tutkittu useampia vaihtoehtoja, päätösvaltainen toimielin määräytyy sen mukaisesti, mitä tilahankkeen korkein kynnysarvo edellyttää.

Hankesuunnitelman kustannuksiin lasketaan aiemmasta poiketen sekä hankkeeseen liittyvät talonrakentamiskustannukset että hankkeen toteuttamisen vaatimat infrastruktuurin investointikustannukset.  

Seuraaviin asiakohtiin on syytä kiinnittää huomiota:

1.Tarveselvityksen laatimisvastuu

Ohjeluonnoksessa (kohta 2) todetaan, että tarveselvitys laaditaan yhteistyössä tilahallinnon matriisissa käyttäjätoimialojen, Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueen, Kiinteistötoimialan tilapalveluiden sekä tarvittaessa muiden tilahankkeen kannalta oleellisten osapuolten kanssa. Edelleen todetaan, että riippumatta tarveselvityksen lähtökohdista vastaa Strateginen tilojen ohjaus- vastuualue tilamatriisissa tarveselvityksen kokoamisesta.

Apulaiskaupunginjohtajan 8.5.2014 päivätyssä tekstissä, joka on lausuntopyynnön liitteenä, todetaan, että käyttäjätoimialalla on tekninen valmisteluvastuu yhteistyössä Strateginen tilojen ohjaus- vastuualueen ja Kiinteistötoimialan tilapalveluiden kanssa. Strateginen tilojen ohjaus-vastuualue koordinoi tarvesuunnitelman valmistelua ja tilaa hyväksytyn tarveselvityksen perusteella Kiinteistötoimialan tilapalveluilta hankesuunnitelman.

Epäselväksi jää, mikä taho viime kädessä vastaa tarveselityksen laatimisesta. Tarveselvitysryhmällä täytyy olla puheenjohtaja ja jonkun tahon pitää yksiselitteisesti vastata prosessin etenemisestä.

Koska koko ohjeistuksen päälinjaus korostaa Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueen roolia, on perusteltua, että ohjeistuksessa todetaan sen yksiselitteisesti vastaavan tarveselvityksen laatimisesta yhteistyössä toimialan, Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalvelujen sekä muiden prosessissa mukana olevien tahojen kanssa.

Tämä on tärkeätä senkin vuoksi, että tarveselvitysprosessissa on erityisesti Sivistystoimialan hankkeissa useimmiten mukana myös muita toimialoja, joten näkemyksien tulee ylittää toimialarajat.

Huomioon on myös otettava, että tilahankkeiden suunnitteluosaaminen ja suunnittelun henkilöstöresursointi on voimakkaasti siirtymässä Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueelle.

2.Rahoitusosuuksien hakeminen hankkeelle

Ohjeluonnoksessa (kohta 5) todetaan, että valtionapuhakemusten, EU-tukihakemusten, hankehakemusten tai muiden vastaavien tilainvestointien rahoitusosuuksien valmistelu- ja hakuvastuu on pääkäyttäjätoimialalla.

Tähän asti Sivistystoimiala on vastannut yhteistyössä Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalvelujen sekä Strateginen tilojen ohjaus- vastuualueen kanssa rahoitussuunnitelmaehdotusten ja valtionavustushakemusten laadinnasta ja toimittamisesta valtion viranomaiselle.

Sivistystoimialan rakennusinvestointikohteiden rahoitussuunnitelma- ja valtionavustushakemusten laadinta perustuu pääosin hankkeen teknistä toteuttamista ja rahoitusta koskeviin tietoihin, jotka tiedot ovat Kiinteistöliikelaitoksella sekä Strateginen tilojen ohjaus- vastuualueella. Yksiselitteisempää on, että Strateginen tilojen ohjaus- vastuualue hankkeiden rahoitus- ja muuta suunnittelua koordinoivana tahona vastaa jatkossa myös valtionavustushausta.

Oma lukunsa sitten on, mitä muutoksia Sivistystoimialan valtionavustusjärjestelmässä on lähiaikoina tapahtumassa.

3.Sisäinen muutto eri toimipisteiden välillä

Ohjeluonnoksessa (kohta 2.1) todetaan, että mikäli toimialan tarkoituksena on toteuttaa sisäisiä muuttoja eri toimipisteiden välillä, tulee järjestelystä informoida Strateginen tilojen ohjaus -vastuualutta, joka voi keskeyttää prosessin.

”Toimipisteen” määrittely jää epäselväksi. Hyvin moni peruskoulu, ainakin yksi lukio sekä Turun ammatti-instituutti toimii useassa eri toimipisteessä, ja oppilaitoksella on ollut vapaus harkita, miten toimintoja oppilaitoksen sisällä kohdennetaan eri yksiköihin.

Tiloista luopuminen, uusien toimitilojen hankkiminen tai sisäisistä järjestelyistä aiheutuvat mahdolliset korjaustoimenpiteet eivät tietenkään ole yksittäisen oppilaitoksen päätäntävallassa.

Tätä ohjeistuskohtaa on syytä tarkentaa siten, että ilmoitusvelvollisuus koskee vain niitä tilanteita, joissa sisäisistä järjestelyistä aiheutuu mahdollisesti korjauskustannuksia. Turhaa byrokratiaa ei tarvita.

4.Hankkeiden ”ketjutus”

Ohjeluonnoksessa (kohta 1.2.) todetaan, että mikäli kunnossapitotyöt (mm. julkisivu-, katto-, salaoja- ja ikkunatyöt) jakautuvat samassa suhteessa useammalle vuodelle ja näiden yhteenlaskettu korjauskustannus on vähintään 1 miljoona euroa, on Kiinteistötoimialan tilapalvelujen laadittava kunnossapitotöiden kokonaisuudesta tämän ohjeistuksen mukainen hankesuunnitelma.

Ohjeen toteuttaminen edellyttää Kiinteistöliikelaitokselta hyvää, useammalle vuodelle ulottuvaa ennakointia yksittäisen kiinteistön korjausprosessista, ja vaatinee muutosta myös rahoitussuunnitteluun. Nyt pienistä korjauskohteista (100 000- 1 000 000 euroa) tehdään päätökset vuosittain. Ohjeen toteuttaminen edellyttänee, että myös pienten korjauskohteiden rahoitussuunnittelu ulotetaan taloussuunnitelmakaudelle, jolloin korjauskustannusten kokonaisuuden ennakointi helpottuu.

5.Infrastruktuurin investointikustannukset

Ohjeluonnoksessa (kohta 3.3) todetaan, että hankkeen käsittelytason euromääräinen kynnysarvo määräytyy hankkeen kokonaiskustannuksen perusteella huomioiden talonrakentamisen lisäksi myös hankkeen edellyttämät infrastruktuurin investointikustannukset.

Tarkempi määrittely on paikallaan. Mitkä kustannukset esim. alueen liikennejärjestelyistä lasketaan jonkun uudisrakennushankkeen (esim. Syvälahden koulu ja päiväkoti) lisäkustannuksiksi, jos ko. järjestelyt on tarkoitettu esim. parantamaan alueen yleistä infrastruktuuritasoa.

6.Yhteenveto

Yhteenvetona on todettavissa, että uudet ohjeet selkiyttävät menettely- ja toimintatapoja ja lisäävät mahdollisuuksia hankkeiden koordinoituun suunnitteluun ja toteuttamiseen. Valta ja vastuu kulkevat aina käsi kädessä. Uudet ohjeet lisäävät selkeästi Strateginen tilojen ohjaus- vastuualueen valtuuksia, mutta lisäävät samalla myös sen vastuuta siitä, että toimialojen tilat ovat riittävät, toiminnallisesti 2010-luvun tarpeita vastaavat ja turvalliset.

Toimialajohtaja Timo Jalonen:

Ehdotus        Kasvatus ja opetuslautakunta päättää todeta edellä olevan lausuntonaan konsernihallinnolle.