Varhaiskasvatuksen vs. tulosaluejohtaja Maija-Liisa Rantanen ja palvelualueen päällikkö Anne Siipola:

Omassa kodissaan työskentelevät perhepäivähoitajat tulivat työaikalain alaisiksi 1.1.2012. KT:n valtuuskunta hyväksyi 8.3.2011 neuvotteluratkaisun KVTES:n 12 liitteen työaikamääräysten (7-11 §) muuttamisesta 1.8.2011 alkavan toimintakauden alusta.

Perhepäivähoitajan säännöllinen täysi työaika on keskimäärin 40 tuntia viikossa työaikajaksossa, jonka aikana säännöllinen työaika ennalta laaditun työvuoroluettelon mukaan tasoittuu em. viikkotuntimäärään. Tasoittumisjakson vähimmäispituus on kaksi viikkoa ja enimmäispituus on kuusi kuukautta. Kuutta kuukautta pidemmästä tasoittumisjaksosta voidaan sopia KVTES:n III luvun 3 §:ss (poikkeavat työaikajärjestelyt) määrätyllä tavalla. Turussa on paikallisesti sovittu 12 viikon tasoittumisjaksosta.

Lähtökohtana on, ettei ylityötä saa suunnitella, vaan perhepäivähoitajalle on annettava työajantasoituspäiviä, jos toteutunut työaika tasoittumisjaksolla ylittää keskimääräisen 40 tunnin rajan.

Varhaiskasvatuksen effica asiakastietojärjestelmään on aiemmin hankittu perhepäivähoidon palkat -ohjelmistomoduuli sekä perhepäivähoitajien satelliitti. Satelliitin kautta perhepäivähoitajat tallentavat hoitoryhmässään olevien lasten poissaolotiedot päiväkirjalle. Satelliitin toiminnossa on mukana perhepäivähoitajan työaikaraportti, joka tallentuu perhepäivähoidon palkat – ohjelmistomoduuliin, josta palkantekijätiedot siirtyvät tiedoston siirron kautta Personec palkanlaskentajärjestelmään. Työaikaraportin osioon tallentuvat myös perhepäivähoitajalle maksettavat kulukorvaukset.

Perhepäivähoitajien tultua työaikalain piiriin on työaika väliaikaisesti suunniteltu Excell- taulukkoa käyttäen. Taulukon käyttö on ollut haasteellista, sillä toteutunutta työaikaa ei ole voitu seurata reaaliajassa. Käytännössä perhepäivähoidonohjaajat suunnittelevat työvuorot Exceliin koko 12 viikon työaikajaksolle, ja lähettävät ne sähköpostin välityksellä perhepäivähoitajille. Perhepäivähoitajat puolestaan ovat tallentaneet toteutuneen työaikaraportin Effica-satelliitin kautta. Perhepäivähoidon ohjaajat ovat siten voineet seurata toteutuneita työaikoja viiveellä, ja muutokset työajan tasauksessa on voitu lähettää hoitajalle vain excell-taulukkoa käyttäen. Exceliä käytettäessä perhepäivähoidonohjaaja ei pysty samanaikaisesti näkemään usean hoitajan työvuorosuunnitelmaa yhtäaikaisesti, joka vaikeuttaa työajan tasauspäivien ja vuosilomien suunnittelua sekä yllättävistä sairaslomista johtuvien varahoitojärjestelyjen suunnittelua. Sähköpostin välityksellä lähetettyjen työvuorolistojen kaavoissa on lukituksista huolimatta myös tapahtunut virheitä, jolloin ohjaajalle on aiheutunut ylimääräistä lisätyötä, kun hän on joutunut kopioimaan koko 12 viikon työvuorojen suunnitelman uudelle alustalle.

Perhepäivähoitajien työvuorojen suunnitteluohjelmaa on kartoitettu myös Titania- työvuorosuunnitteluohjelman osalta. Titaniassa oleva työvuorojen suunnitteluohjelma ei kuitenkaan vastaa täysin tarpeita, sillä suunnitellut työvuorot pitäisi edelleen lähettää perhepäivähoitajille paperisina, eikä suunnitellut ja toteutuneen työajan seurantaa voisi tehdä reaaliajassa, eikä usean hoitajan yhtäaikainen työvuorojentarkastelu olisi mahdollista.

Tieto Oyj:llä on Effica-Työaika varhaiskasvatuksen tietojärjestelmään liitettävissä oleva ratkaisu perhepäivähoidon työajansuunnitteluun sekä toteutuneiden työaikojen seurantaan. Työajansuunnittelu on toteutettu Life Care menetelmällä, ja se on integroitavissa jo käytössä olevan satelliitin toimintaan. Työajan suunnitteluun tarkoitettu ohjelma toimii siten, että perhepäivähoitaja näkee hänelle suunnitellut työvuorot suoraan satelliitissa ja ohjaaja pystyy seuraamaan reaaliajassa hoitajan toteutunutta työaikaa. Hankinnalla on tarkoitus helpottaa ja nopeuttaa työaikalain vaatimien toimenpiteiden toteuttamista perhepäivähoitajien ja perhepäivähoidonohjaajien työssä, siten että Excel-tiedostoina lähetettävät työvuorosuunnitelmat siirtyvät suunniteltaviksi suoraan nykyisessä varhaiskasvatuksen Effica-tietojärjestelmässä. Hyötynä on lisäksi se, että virhemahdollisuuksien määrä vähenee, kun kertyneitä ylityötunteja voidaan seurata reaaliajassa ja tarpeelliset muutokset työajantasauksissa voidaan tehdä toteutumaan perustuen.

Työaikasuunnitelman toiminnallisuutta on mahdollista testata erikseen sovittavana ajankohtana ennen varsinaista käyttöönottoa. Näin voidaan varmistua ohjelman toimivuudesta. Testausajalta ei peritä maksua.

Kustannukset moduulin varsinaisesta käytöstä ovat 1 350 euroa kuukaudessa. Tämän lisäksi tulevat palvelun aloituskustannukset kertakorvauksena 15 020 euroa sekä kahden päivän koulutuskustannus, joka on 2 360 euroa. Koulutus toteutetaan siten, että Tieto kouluttaa pääkäyttäjät. Kustannukset eivät sisällä 24 % arvonlisäveroa. Kustannusvaikutukset on otettu huomioon vuoden 2013 talousarviossa. Loppukäyttäjien koulutus toteutetaan omana koulutuksena siten, että pääkäyttäjät kouluttavat sekä perhepäivähoidonohjaajat että perhepäivähoitajat. Tällöin koulutuksesta ei aiheudu muita kustannuksia.

Palvelujohtaja Vesa Kulmala:

Perhepäivähoitajien tultua työaikalain piiriin Turussa on neuvoteltu paikallisesti tarvittavat yksityiskohdat, mm. työajan tasoittumisjakso. Kuten tulosalueen valmistelussa todetaan, on työajan seuranta toteutettu hyödyntäen Microsoftin Officen ominaisuuksia. Toimintamalli on ollut erittäin riskialtis, eikä tietojärjestelmän jo hankittuja ominaisuuksia ole voitu hyödyntää täysimääräisesti. Tieto Healthcare & Welfare Oy:ltä hankittava lisäominaisuus on perusteltua hankkia, koska se vähentää merkittävästi palkanmaksuprosessin liittyviä riskejä ja nopeuttaa prosessin kulkua sekä reaaliaikaistaa seurannan. Kustannusvaikutukset on huomioitu Lasten kasvatuksen ja opetuksen pääprosessin talousarviossa.

Liite 1                                   Tieto Healthcare & Welfare Oy:n tarjous

Sivistystoimialan toimialajohtaja:

Ehdotus        Varhaiskasvatus- ja perusopetuslautakunta päättää, että Tieto Oyj:ltä hankitaan esityksen mukaisesti perhepäivähoitajien työaikasuunnittelun ohjelma.