Revisiotoimisto 19.3.2018:

Kokouksessaan 22.2.2018 § 11 tarkastuslautakunta päätti, että revisiotoimisto valmistelee seuraavaan kokoukseen ehdotuksen tarkastussihteerin tehtävien hoitamisesta.

Kaupunginhallituksen 18.12.2017 § 547 hyväksymien strategisten sopimusten noudattamista ja täytäntöönpanoa koskevat määräysten mukaan muun muassa:

”4. Henkilöstön palkkaamiseen liittyvät määräykset

Henkilökuntaa voidaan palkata vain talousarvion määrärahan ja työvoiman käytölle asetetun henkilötyövoimamäärän puitteissa.”

Kaupunginvaltuusto on 13.11.2017 § 221 päättänyt vuoden 2018 talousarviosta ja vuosien 2018-2021 taloussuunnitelmasta. Valtuusto päätti muun muassa, että

•lauta- ja johtokuntien vuoden 2018 talousarvio ja vuosien 2018-2021 taloussuunnitelman toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet vahvistetaan liitteen 1 mukaisesti päätöksessä mainituilla kaupunginvaltuuston päättämillä määrärahamuutoksilla ja kirjauksilla,

•tarkastuslautakunnan määrärahaan lisätään 15.000 euroa kattamaan lautakunnan jäsenten määrän lisäämisestä aiheutuvat kustannukset (lisäys, menot).

Kaupunginvaltuusto on vahvistanut tarkastuslautakunnan osalta työvoiman käytön (kv) henkilötyövuosien määräksi viisi (htv) taloussuunnitelmakaudella 2018-2021.

Hallintosäännön (Kv 29.5.2017, muut. 29.1.2018) 6 §:ssä todetaan tarkastuslautakunnan tehtävistä ja vastuista: ” Tarkastuslautakunta on suoraan kaupunginvaltuuston alainen, kaupunginhallituksesta ja sen alaisesta organisaatiosta riippumattomasti toimiva lakisääteinen toimielin, joka huolehtii kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämisestä, kaupungin toimintaan kohdistuvasta kuntalain mukaisesta tavoite-, tuloksellisuus- ja tarkoituksenmukaisuusarvioinnista sekä valvoo sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuksien noudattamista. Tarkastuslautakunta valmistelee kaupunginvaltuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat, seuraa yleisesti kaupunkikonsernin hallintoa ja taloutta sekä niissä ja kaupungin toiminnassa tapahtuvia muutoksia, kehittää ulkoista valvontaa ja asettaa sille tavoitteet sekä seuraa niiden toteutumista. Lisäksi tarkastuslautakunta seuraa, että tilivelvolliset ja muut toiminnasta vastaavat henkilöt ovat ryhtyneet tarpeellisiin toimenpiteisiin niiden suositusten ja muistutusten johdosta, joihin arvioinnit ja tilintarkastus on antanut aihetta.” Hallintosäännössä määrätään tarkastuslautakunnan jäsenten määräksi 13.

Revisiotoimiston tehtävistä ja henkilöstöstä todetaan hallintosäännön 26 §:ssä: ” Revisiotoimisto huolehtii tarkastuslautakunnan toimialaan kuuluvien asioiden valmistelusta ja täytäntöönpanosta sekä avustaa tarkastuslautakuntaa sille kuuluvien tehtävien hoitamisessa. Lisäksi revisiotoimisto valmistelee tarkastuslautakunnalle sidonnaisuusilmoituksia koskevat valvonta-asiat.

 Revisiotoimisto arvioi suoraan kaupunginvaltuuston ja tarkastuslautakunnan alaisena kaupunginvaltuuston kaupunkikonsernille asettamien tavoitteiden toteutumista ja toiminnan tuloksellista ja tarkoituksenmukaista järjestämistä.

Revisiotoimistoa johtaa kaupunginreviisori, joka toimii tarkastuslautakunnan esittelijänä.

Revisiotoimistossa on lisäksi tarkastuspäälliköitä ja tarpeellinen määrä muuta henkilökuntaa. Kaupunginreviisori on revisiotoimiston muun henkilöstön esimies.”

Hallintosäännön 5 luvussa säädetään tarkastuslautakunnan ja kaupunginreviisorin toimivallasta muun muassa:

”Tarkastuslautakunnalla on yleinen toimivalta kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksessa. Tarkastuslautakunta päättää niistä tarkastuksen ja arvioinnin sisältöön, raportointiin, lautakunnan hallintoon ja talouteen kuuluvista asioista, jotka lain mukaan eivät kuulu muiden toimielinten toimivaltaan.”

Sen lisäksi, mitä kuntalaissa on säädetty ja muutoin määrätty, lautakunnan tehtävänä on…

”6) vastata siitä, että hallinnon ja talouden tarkastusta ja arviointia varten ovat tarvittavat voimavarat, jotka mahdollistavat tarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa sekä arviointitoiminnan kattavuuden”.

Revisiotoimistossa on kaupunginreviisorin lisäksi kolme tarkastuspäällikön ja yksi tarkastussihteerin vakanssi. Tarkastussihteerin vakanssi on jäänyt avoimeksi vuoden 2017 aikana. Tarkastussihteerin tehtäviin on kuulunut tarkastuslautakunnan ja revisiotoimiston hallinnollisten asioiden hoitamisen ohella tarkastus- ja arviointitoimintaan liittyvät avustavat tehtävät. Tehtävien vaativuuteen on vaikuttanut revisiotoimiston toimiminen itsenäisenä yksikkönä, tarkastuslautakunnalle suoritettava asioiden valmistelu sekä tarkastuslautakunnan tehtäväkentän laajuus.

Tarkastuslautakunnan tehtävistä säädetään Kuntalain (410/2015) 121 §:ssä.

Uutena tehtävänä tarkastuslautakunnalle vuoden 2017 aikana tuli sidonnaisuusilmoituksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamisen valvonta sekä raportointi valtuustolle.

1.6.2017 alkaneelle valtuustokaudelle tarkastuslautakunnan jäsenmäärä kasvoi seitsemästä kolmeentoista jäseneen. Sidonnaisuusilmoitusten valvonta ja raportointi tuli uutena tehtävänä. Revisiotoimistossa on vuoden 2017 aikana tarkastussihteerin tehtäviä hoidettu jakamalla tehtäviä henkilöstön kesken. Tarkastussihteerin tehtävien hoito vie kuitenkin huomattavasti aikaa ja lisäksi tehtävien vaatiman jatkuvan osaamisen ja asiantuntemuksen saavuttamiseen ja ylläpitämiseen ei ole käytännössä nykyisellä resursoinnilla riittävästi mahdollisuutta. Tarkastussihteerin tehtävien hoitaminen tulisi järjestää niin, että revisiotoimiston valmistelu tarkastuslautakunnalle voidaan suorittaa siten ettei toiminnan riippumattomuus ja luottamuksellisuus vaarannu.

Ottaen huomioon toimintaympäristön ja työmenetelmien muutokset ja valtuuston päätöksen vuoden 2018 talousarviosta ja vuosien 2018-2021 taloussuunnitelmasta, revisiotoimisto katsoo, että tarkastussihteerin tehtävien hoitaminen tulisi ensi vaiheessa ratkaista määräaikaisella kaupungin sisäisellä rekrytoinnilla, jonka määräaika päättyy 31.12.2018. Rekrytointi voisi toteutua myös siten, että revisiotoimisto käyttää yhteistä henkilöresurssia konsernihallinnon kanssa ja kustannukset resurssin käytöstä kohdennettaisiin tarkastuslautakunnalle. Yhteisen resurssin käytöstä varsinaisen päätöksen tekisi tarkastuslautakunnan päätöksen pohjalta ja kaupunginreviisorin esityksestä asiassa toimivaltainen virkahenkilö.

Kaupunginreviisori Kari Koivuluhta:

Ehdotus        Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedoksi revisiotoimiston selvityksen tarkastussihteerin tehtävien hoitamisesta ja järjestämisestä.

          Tarkastuslautakunta päättää oikeuttaa kaupunginreviisorin tekemään esityksen tarkastussihteerin tehtävien hoitamiseksi 31.12.2018 asti käyttäen kaupunkiorganisaation sisäistä rekrytointia tai konsernihallinnon kanssa jaettua resurssia.

Tarkastuslautakunta päättää, että pöytäkirja tämän pykälän osalta tarkastetaan tässä kokouksessa.