Revisiotoimisto 5.5.2017:

Kaupunginhallitus käsitteli 3.4.2017 § 155 asiaa Luottamushenkilöiden IT-laitteet. Kaupunginhallituksen esittelytekstissä on todettu muun muassa:

”Konsernihallinnon hallintoryhmän johtaja Tuomas Heikkinen päätti 28.8.2014 § 22 käynnistää Luottamushenkilöiden sähköisen työtavan kehittäminen –projektin, jonka tarkoituksena oli mahdollistaa luottamushenkilöille JoutseNet tietojen käyttäminen mobiilisti. Tämän projektin tuotoksena luottamushenkilöille luotiin Päättäjäpalvelu, jonka avulla luottamushenkilöt pääsevät lukemaan lauta- ja johtokuntiensa esityslistat, pöytäkirjat ja kokousaikataulut sekä muiden lauta- ja johtokuntien julkista aineistoa Päättäjäpalvelusta. Päättäjäpalvelu avasi myös säännöstön luottamushenkilöille ja kokouksia koskevat kalenterikutsut tulevat myös Päättäjäpalvelun kautta. Päättäjäpalvelu on lopettanut paperisen toimintatavan. Esityslistoja ja pöytäkirjoja ei tarvitse enää erikseen lähettää luottamushenkilöille. Tämä on tehostanut ja joustavoittanut esityslistojen valmisteluprosessia sekä varmistanut sen, että luottamushenkilöillä on aina käytössään päivitetty materiaali päätöksenteon tueksi.”

Kaupunginhallituksen esittelyssä todetaan, että kaikki laitteet jaetaan luottamushenkilöille luottamushenkilöroolien mukaan ja roolien vaihdokset vaikuttavat luottamushenkilöiden oikeuteen laitteisiin. Kaupunginhallitus on käsitellyt laitehankintoja yleisellä tasolla ja päättänyt roolien mukaan luottamushenkilöille luovutettavista IT-laitteista.

Kaupunginhallitus päätti, että luottamustoimen hoitamista varten luottamushenkilöiden ja valtuustoryhmien käyttöön luovutetaan IT-laitteita asian esittelyssä olevan esityksen mukaisesti siten tarkistettuna, että:

- kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen puheenjohtajille hankintaan sekä kannettava tietokone että tabletti.

- kaupunginhallituksen jäsenille hankitaan joko kannettava tietokone tai tabletti.

- lauta- ja johtokuntien puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalle hankitaan joko kannettava tietokone tai tabletti.

- valtuustoryhmillä on oikeus esityksessä mainittuihin laitteisiin valtuustokauden alun tilanteen mukaan.

Esittelyssä mainitun mukaisesti kaupunginhallitus on päättänyt muun muassa, että lauta- ja johtokuntien ja niiden jaostojen jäsenelle samoin kuin kaikille kaupunginvaltuutetuille hankittaisiin tabletti.

Oheismateriaali 1               Kh 3.4.2017 § 155: Luottamushenkilöiden IT-laitteet

Toimikauden 2013-2016 tarkastuslautakunnalla on ollut käytössään kannettavat tietokoneet.

Tarkastuslautakunta käy keskustelun ja tekee tarvittavat alustavat päätökset koskien IT-laitteiden hankintaa uuden tarkastuslautakunnan osalta.

Kaupunginreviisori Kari Koivuluhta:

Ehdotus        Tarkastuslautakunta päättää kaupunginhallituksen päätöstä tarkentaen, että tarkastuslautakunnan puheenjohtajille hankitaan tabletin lisäksi kannettava tietokone.