Vs. talous- ja hallintojohtaja Laura Saurama, hallintoylihoitaja Reija Ekdal 5.11.2020:

Tilapalvelu pyytää toimialan johtoryhmältä ja sosiaali- ja terveyslautakunnalta lausuntoa uuden päätearkiston ja potilastietoarkiston uudisvuokrahankkeen hankekuvaukseen. Hankekuvauksen hyväksymällä sitoudutaan esitettyihin kustannuksiin.

Kaupungin päätearkiston tilatarve

Kaupungin arkistokäytäntöjen laajemmassa tarkastelussa ja käynnissä olevassa kehitystyössä on tuotu esille tarve perustaa kaupungille asianmukainen ja keskitetty päätearkisto. Osa kaupunginarkiston tiloista eivät ole määräysten mukaisia, ja arkistotilat sijaitsevat useassa kiinteistössä. Kaupunginarkiston tiloissa säilytetään pysyvästi arkistolain mukaan säilytettäväksi määrättyjä asiakirjoja. Lisäksi kaupunginarkiston tiloissa säilytetään ja käsitellään tilapäisesti muuta arkistoaineistoa ennen digitointia ja/tai hävittämistä.

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä Turun kaupungin toimistojen tilatarveselvityksen kokouksessaan 1.10.2019. Hankesuunnitteluun siirryttiin sen vaihtoehdon mukaisesti, jossa ns käsiarkiston toiminnot suunnitellaan sijoitettavaksi Kaupungintalon pihapiiriin sekä Yliopistonkatu 27a tiloihin.

Varsinainen uusi päätearkistoyksikkö toteutetaan lähtökohtaisesti vuokrakohteena. Ja tähän liittyen tilapalvelut tilasivat Toimitilavälitys RHG Oy:ltä päätearkistoa koskevan markkinakartoituksen, joka tehtiin 15.5. - 30.6.2020.

Hyvinvointitoimialan potilastietoarkiston nykyinen sijainti ja tilatarve

Nykyiset potilastietoarkistokäytössä olevat tilat sijaitsevat Tyksin ortokirurgisen sairaalan rakennuksen kellarikerroksissa. Kaupungin hyvinvointitoimialan vuokrasopimus nykyisissä arkistotiloissa päättyy 28.2.2021, eikä sopimusta ole mahdollista jatkaa, koska V-S Sairaanhoitopiiri ottaa tilat oman toimintansa käyttöön. Tämän vuoksi arkistoyksikön on siirryttävä muihin tiloihin.

Käytännön syistä ja aikataulusta johtuen arkistoaineisto ja työskentelytilat on sijoitettava tilapäiseen väistötilaan ennen uuden arkistotilan valmistumista, arviolta 1-2 vuodeksi. Väistötilana tulee toimimaan nk. Pesularakennus (rakennus 7) sairaala-alueella.

Pesularakennusta tutkittiin myös pysyvän arkistoratkaisun sijaintivaihtoehtona. Tätä vaihtoehtoa ei kuitenkaan esitetä toteutettavaksi, koska käyttöikänsä päässä oleva rakennus sijaitsee alueella, jonka maankäyttöä kaupunki pyrkii kehittämään ja tehostamaan. Toisena potilastietoarkiston pysyvänä sijoitusvaihtoehtona on tarkasteltu käyttämättömänä olevaa johtokeskusluolaston luolaa. Arkistotilan sijoittamista johtokeskusluolaan ei kannatettu riskienhallinta ja valmiuspäällikön taholta.

Hankekuvaus kaupungin päätearkistosta

Hankekuvauksessa esitetään, että hyvinvointitoimialan potilastietoarkisto yhdistetään kaupungin päätearkisto-hankkeeseen siten, että potilastietoarkisto on tarvittaessa irrotettavissa omaksi sopimuksekseen. Hankekuvauksen mukainen arkistotila hankitaan vuokratarjouskilpailun kautta. Tarjoukset pyydetään 20 vuoden vuokra-ajalle siten, että potilastietoarkiston osuus on tarvittaessa irrotettavissa sopimuksesta joustavasti.

Suunniteltu kokonaispinta-ala on 2 150m². Hankkeen tässä vaiheessa kokonaisvuokrakustannuksen arvioidaan olevan 29 800 €/kk eli 358 000 €/vuosi. Vuokra jakautuisi kaupunginarkiston ja hyvinvointitoimialan kesken pinta-alaperusteisesti seuraavasti:
Kaupunginarkisto 77 % à noin 23 000 €/kk, 277 000 €/vuosi
Hyton arkisto 23 % à noin 6 800 €/kk, 81 000 €/vuosi
Edelleen hankkeeseen tulee varata hankintoihin määrärahaa, joiden kustannukset jaetaan käyttäjäkohtaisesti.

Suunniteltu hankevaraus:

Vuokratarjouskilpailun lähtökohtana on, että arkiston tulee sijaita Turun kaupungin rajojen sisäpuolella ja hyvien kulkuyhteyksien ja julkisen liikenteen äärellä. Tilojen toteutuksessa tulee noudattaa voimassa olevia rakentamista koskevia asetuksia sekä Kansallisarkiston määräyksiä ja ohjeita arkistotiloista 1.3.2013, AL/19699/07.01.01.00/2012. Tilojen tulee täyttää liikuntaesteisyyttä koskevat viranomaismääräykset ja Turun kaupungin liikuntaesteisyyttä koskevat suunnitteluohjeet.

Tilapalvelut käynnistää vuokratarjouskilpailun kaupunginhallituksen hyväksyttyä hankekuvauksen. Tarjouskilpailun tulos ja sen pohjalta tehtävä vuokrasopimus saatetaan kaupunginhallitukseen ja edelleen kaupunginvaltuustoon hyväksyttäväksi. Tähän liittyen hyvinvointitoimialan johtoryhmältä ja sosiaali- ja terveyslautakunnalta pyydetään lausuntoa, jossa käy ilmi hyväksyykö toimielin laaditun hankekuvauksen.

Esitetään, että hyvinvointitoimialan johtoryhmä hyväksyy ja esitetään edelleen sosiaali- ja terveyslautakunnalle hyväksyttäväksi hankesuunnitelman, jossa potilastietoarkisto yhdistetään kaupungin päätearkisto-hankkeeseen, sillä edellytyksellä, että selvitetään nopeasti sosiaalipalveluiden arkiston soveltuvuus arkistokäyttöön. Jos arkisto ei ole soveltuva sellaisenaan arkistokäyttöön, tulee laatia toimenpidesuunnitelma asian korjaamiseksi tai arvioida sosiaalipalvelujen arkiston liittämistä osaksi nyt käynnistyvää hanketta.

Hyvinvointitoimialan johtoryhmä käsitteli asian kokouksessaan 4.11.2020 ja hyväksyy hankesuunnitelman, jossa potilastietoarkisto yhdistetään kaupungin päätearkisto-hankkeeseen, sillä edellytyksellä, että selvitetään nopeasti sosiaalipalveluiden arkiston soveltuvuus arkistokäyttöön. Jos arkisto ei ole soveltuva sellaisenaan arkistokäyttöön, tulee laatia toimenpidesuunnitelma asian korjaamiseksi tai arvioida sosiaalipalvelujen arkiston liittämistä osaksi nyt käynnistyvää hanketta.

Ehdotuksen hyväksyttyään toimiala sitoutuu syntyviin kustannuksiin.

Asiakirjahallinnon suunnittelija Petri Poikuksen lausunto asiasta liitteenä.

Liite 1Petri Poikuksen lausunto

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 5.11.2020:

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyy hankesuunnitelman, mutta edellyttää sosiaalipalvelujen arkiston soveltuvuuden arviointia arkistokäyttöön ja tarvittaessa toimenpidesuunnitelman laatimista tai tarvittaessa sosiaalipalvelujen arkiston liittämistä hankesuunnitelmaan.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.