Hyvinvointitoimiala, johtava ylihammaslääkäri Minna Kinnarinen, tietopalvelupäällikkö Marjaana Siirala ja ratkaisupäällikkö Minna Salakoski 22.5.2017:

Projektin tausta

Terveyspalvelujen palvelualueella suun terveydenhuollon toiminnallinen tarkastelu korostuu kahdesta syystä. Ensimmäisenä tekijänä toiminnan mittaroinnin tulisi suoraan edistää tietoon perustuvaa päätöksentekoa, tiedolla johtamista ja parantaa toiminnan suunnittelua sekä toteuttamista. Toisena tekijänä sote-uudistuksen myötä palveluntuottajan valinnan kriteereinä asiakkailla on hoidon saatavuuden sekä palvelun laadun vertailu. 1.1.2019 voimaan tulevaksi kaavailtu valinnanvapauslainsäädäntö mahdollistaa suun terveydenhuollon asiakkaiden tarvitsemien palvelujen suoran valinnan. Laaturekisterin tyyppinen järjestelmä on tällöin välttämätön myös toiminnan seurantaan.

Raportoinnin toteuttamisella jo käytössä olevan tietovaraston kautta vahvistetaan tiedolla johtamisen tietopohjaa niin koko organisaation, suun terveydenhuollon johdon kuin lähiesimiestasonkin tarpeisiin. Tietoa voidaan hyödyntää toiminnan seuraamisessa, kehittämishankkeiden onnistumisen tarkastelussa sekä myös esim. kehityskeskustelujen tukena.

Suun terveydenhuollon raportointijärjestelmät eivät nykytilassaan tuota tarvittavaa tietoa palveluja käyttävän asiakkaan eikä organisaation tietojohtamisen näkökulmasta. Tästä syystä esitetään Suun terveydenhuollon raportoinnin kehittäminen -projektin asettamista. Projektin tarkoituksena on kartoittaa ja tunnistaa suun terveydenhuollon raportointitarpeet ja ratkaista raportointitarpeet tarkoituksenmukaisimmalla tavalla sekä välttää päällekkäisyyksiä.

Projektin tavoite ja hyödyt

Projektin tavoitteena on:

• Kliinisen perushammashoidon toiminnan jatkuva seuranta viikko-, kuukausi- ja vuositasolla johtamistyön päätösten tueksi.

Projektin päähyötyjä ovat:

• Parempi palvelujen tarjonnan ja kysynnän hallittavuus.
• Työsuoritteiden tehokkaampi seuranta.
• Prosessikehittämisen taustatiedon tehokkaampi kerääminen.
• Palvelujen tuottavuuden ja laadun tehokkaampi kehittäminen.
• Mahdollisuus sote-uudistuksen mukaiseen työskentelyyn valmistautumiseen.

Projektin aikataulu

Projekti toteutetaan ajalla 1.6.2017–28.2.2018.

Lyhennetty projektisuunnitelma

Suun terveydenhuollon tietojohtamisen kehittämisen tavoitteissa voidaan erotella kolme pääkohtaa, jotka ovat:

1. raportoinnin kehittäminen omaa tietovarastoa hyödyntämällä
2. tietojen keruu laaturekisteriksi (Nordic Healthcare Group)
3. tieto ja toimintavertailu kuntien välillä eli ns. benchmarking.

Kahden viimeksi mainitun osion tarvetta arvioidaan erikseen projektin päätyttyä.

Projektissa seurataan kliinisen perushammashoidon toimintaa jatkuvana seuranta viikko, kuukausi ja vuositasolla johtamistyön päätösten perusteeksi sekä tiedolla johtamisen kehittämiseksi. Raportoinnin perustaksi suunnitellaan tiedonsiirtoa tietovarastoon, tietojen mallintamista osaksi Hyton käsitemallia sekä raportointia hyvinvointitoimialalla käytössä olevan raportointiportaalin kautta.

Tunnuslukujen keräämisen tulee olla automatisoitua ja sen pitää tuottaa graafisesti havainnollista materiaalia. Automaatio vähentää pitkällä aikavälillä avainhenkilöriskejä, kun keskeiset raportit päivittyvät automaattisesti portaaliin määritellyllä aikavälillä. Tietotarpeiden ja raporttien määrittelyssä on keskeistä palvelualueen asiantuntijuus tietoihin ja valittuihin parametreihin.

Vuoden 2017 aikana ei voida vielä varmuudella osoittaa, että DW:n (tietovarasto) avulla tapahtuva tiedonsiirto on riittävää myös OPS-raportointia varten. Siksi vuoden 2017 aikana joudutaan tekemään päällekkäistä raportointia tämän poiminnan kanssa myös manuaalisesti.

Projektin kustannukset ja tarvittavat ostopalveluhankinnat:

Projektiin liittyvien ostopalvelujen kokonaiskustannusarvio on noin 34 320 euroa jakautuen seuraavasti:

• IT-palvelut, projektipäällikkö noin 15 000 euroa
• Tietojen haku WinHIT kannasta 4 240 euroa
• Tietovarastointi 15 080 euroa

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus on kilpailuttanut IT-konsultointipalvelut 31.10.2018 päättyvälle sopimuskaudelle. Projektin teknisen projektipäällikön työ hankitaan Pasaati Oy:stä puitesopimuksen diaarinumero 8599-2015 mukaisella hinnalla. Hankinnan arvo on noin 15 000 eur (alv 0%).

WinHIT on suun terveydenhuollon käytössä oleva tietojärjestelmä. Järjestelmän toimittajalta In Net Oy:ltä 2.5.2017 saadun tarjouksen mukaan HITRaportti-datapoimintapalvelu on hinnaltaan 4240 eur (alv 0%). Hinta sisältää datapoimintapalvelun, asennuksen ja käyttöönoton.

Cerion Solutions Oy:ltä 3.3.2017 saadun tarjouksen mukaan tarvittava tietovarastoinnin pienkehitystyö vie 29 henkilötyöpäivää. Hankinnan arvo on 15 080 eur (alv 0%). Hintaan sisältyy suunnittelu, poiminnat, DW-työt ja kuutio, raportti, asennus testiin, raportin iterointi, dokumentointi, tuotantoasennus ja projektin hallinta. Hankinta sisältyy edellä mainittuun puitesopimukseen IT-konsultointipalvelut.

Raportoinnin ylläpitoon ja jakeluun raportointiportaalin kautta ei kohdistu erillistä kustannusta. Mahdollisista lisäraportointitarpeista/jatkokehittämisistä tehdään erilliset hankintapäätökset.

Projektin organisointi

Projektin omistaja: Hyvinvointitoimiala, palvelualuejohtaja Katariina Korkeila

Projektipäälliköt:

toiminnan projektipäällikkö johtava ylihammaslääkäri Minna Kinnarinen

tekninen projektipäällikkö Timo Nieminen, Pasaati Oy

Projektin ohjausryhmä

Hyvinvointitoimiala:

palvelualuejohtaja Katariina Korkeila

johtava ylihammaslääkäri, toiminnan projektipäällikkö Minna Kinnarinen

ylihammaslääkäri Marina Merne-Grafström

tietopalvelupäällikkö Marjaana Siirala

ratkaisupäällikkö Minna Salakoski

IT-palvelut:

kumppanuuspäällikkö Tarja Helenius

tekninen projektipäällikkö Timo Nieminen, Pasaati Oy

Projektin sidosryhmät

Turun kaupunki hyvintointitoimiala ja IT-palvelut

Cerion Solutions Oy

In Net Oy

Nordic Healthcare Group

Pasaati Oy

Esitämme, että Terveyspalvelujen palvelualueella suun terveydenhuollon raportoinnin kehittäminen –projektiin liittyvät ostopalvelut ajalle 1.6.2017 – 28.2.2018 hankitaan Cerion Solutions Oy:ltä hintaan 15 080 eur (alv 0%), In Net Oy:ltä hintaan 4 240 eur (alv 0%) ja Pasaati Oy:ltä hintaan noin 15 000 eur (alv 0%). Hankintojen yhteissumma on noin 34 320 eur (alv 0%).

Erillisiä ylläpitokustannuksia tietovaraston ja raportointiportaalin osalta neljälle seuraavalle vuodelle ei tule, vaan ne ovat sisällä hyvinvointitoimialan raportointipalvelun palveluhallinnan kustannuksissa. Mahdollisista lisäraportointitarpeista / jatkokehittämisistä tehdään erilliset hankintapäätökset.

Projektiin liittyvistä kustannuksista tietovarastoinnin osuus 15 080 eur maksetaan kaupunkikonsernin kustannuspaikalta 11603, tilastollinen tilausnumero 50203 Tiedolla johtamisen kehittäminen. Muut kustannukset noin 19.240 eur maksetaan hyvinvointitoimialan investointimenoista tilastolliselta tilausnumerolta 102806 Tietojohtaminen 2017.

Palvelualuejohtaja Katariina Korkeila puoltaa esitystä.

Vs. talous- ja hallintojohtaja Taina Soini 2.6.2017:

PäätösPäätin, että edellä esitetyn perusteella terveyspalvelujen palvelualueen suun terveydenhuollon raportoinnin kehittäminen –projektiin liittyvät ostopalvelut ajalle 1.6.2017 – 28.2.2018 hankitaan Cerion Solutions Oy:ltä, In Net Oy:ltä ja Pasaati Oy:ltä. Hankintojen yhteissumma on noin 34 320 eur (alv 0%).

Projektiin liittyvistä kustannuksista tietovarastoinnin osuus 15 080 eur maksetaan kaupunkikonsernin kustannuspaikalta 11603, tilastollinen tilausnumero 50203 Tiedolla johtamisen kehittäminen. Muut kustannukset noin 19 240 eur maksetaan hyvinvointitoimialan investointimenoista tilastolliselta tilausnumerolta 102806 Tietojohtaminen 2017.

Mahdollisista lisäraportointitarpeista / jatkokehittämisistä tehdään erilliset hankintapäätökset.

Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuvaatimusohjeet tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Taina Soini

vs. talous- ja hallintojohtaja

Liite                                     Oikaisuvaatimusohje