Hyvinvointitoimiala, sairaalainsinööri Kari Saarinen ja suunnittelija Jaana Kaurala 22.5.2017:

Teknisen huollon sähköinen asiointi -sovellukseen (THSA) tarvitaan kehittämistyötä.

THSA-sovellus on hyvinvointitoimialalla käytettävä piensovellus, jossa pidetään lakisääteistä lääkintälaite- ja instrumenttirekisteriä sekä ohjataan työjonoissa erilaisia työpyyntöjä teknisen huollon vastuualueen tehtävissä. Tehtäviä ovat mm. lääkintälaitteiden ja instrumenttien elinkaaren hallinta käyttöönotosta poistamiseen sekä turvallisuusjärjestelmiin, kiinteistöihin ja kiinteistöjen talotekniikkaan liittyvien työpyyntöjen ja tarpeiden koordinointi koko Hyvinvointitoimialalla. Lisäksi sovelluksessa käsitellään toimialan avainkorttien, hälytysten ja ovilukitusten työpyynnöt. Sovelluksessa on lisäksi konsernihallinnon keskitettynä toimintana koko muun kaupungin kulunhallinta.

THSA-sovelluksen käyttäjiä ovat Hyvinvointitoimialan noin 5500 käyttäjää sekä peruskaupungin kulunvalvonnan osalta koko kaupungin henkilöstö. Työjonoja sovelluksessa käsittelee teknisen huollon henkilöstön lisäksi myös konsernihallinnon kulunvalvonnan pääkäyttäjä. Sovelluksessa tehtiin vuonna 2016 noin 20 000 työpyyntöä.

Lääkintälaiterekisterin muutos- ja kehitystyö aloitettiin keväällä 2014. Samaan aikaan todettiin teknisen huollon toiminnan kehittämissuunnitelmassa tarve sähköiseen asiointiin. THSA-sovelluksen avulla on Hyvinvointitoimialalla sittemmin saatu kuvattua teknisen huollon vastuualueen tehtävät sekä selvitettyä rajapinnat eri toimijoiden välillä. Lääkintälaiterekisterin ja sähköisen asioinnin sovellusta toteutettiin kevääseen 2015 asti ATR Soft Oy:n toimesta. Integraatiorajapinta kiinteistöhuollon ohjelmaan Granlund Manageriin toteutettiin vuonna 2016.

THSA-sovelluksen toiminnallisuuksilla on järjestelmätiedon avulla sujuvoitettu prosesseja, yhtenäistetty käytäntöjä sekä uudistettu monia toimintatapoja, joita aiemmin on dokumentoitu vailla yhteiskäyttöä. Sovelluksen avulla hallitaan lakisääteisten velvoitteiden lisäksi monia kriittisiä tukiprosesseja, joiden koordinointi sähköisesti on välttämätöntä. Sovelluksen jatkokehittämistarpeita varten on nyt pyydetty työmääräarvio.

THSA-sovelluksen esille nousseet kehittämistarpeet liittyvät ensiksikin kuljetusten kilpailuttamisen myötä tulleisiin muutoksiin prosesseissa. Järjestelmään tarvitaan uusi työjono. Suuri osa kuljetuksista liittyy lääkintälaitteisiin, jolloin myös laitteiden kuljetusten seuraaminen ja tieto laitteiden sijainnista tulisi olla aina ajan tasalla. Kuljetusten tilausprosessi muuttuu ulkopuolisen palveluntuottajan aloittaessa ja tätä varten tarvitaan myös selkeä tilausjärjestelmä, josta on lisäksi mahdollista raportoida mm. sopimuksien mukaisten läpimenoaikojen noudattamista. Määrittelyt näille toiminnoille on tehty yhdessä hankinta- ja logistiikkakeskuksen kanssa.

Toisena kehitystarpeena psykiatrian fuusio sairaanhoitopiirin kanssa edellyttää työpyyntöjen laskuttamisen mahdollisuutta. Sopimuksen mukaan Hyvinvointitoimiala laskuttaa jatkossa suuremmat työt ja varaosat toteutuneiden kustannusten mukaan. Aiemmin THSA-sovelluksessa ei ole ollut tarvetta kirjata hintatietoja. Laskutuksen liitteeksi tulee työpyynnöille saada myös kustannuksien raportointi.

Kolmantena kehitystarpeena sovelluksen käyttäjähallintaa koskeva uudelleenarviointi on välttämätöntä prosessien toimintojen turvaamiseksi. Tällä hetkellä käyttöoikeuksia on annettu vain rajatulle määrälle käyttäjiä, jotka ovat osallisina tehtävien hoitamiseksi. Lääkintälaitteiden ja instrumenttien osalta palvelualueilla on nimetty vastuuhenkilöt, joille tullaan antamaan rajoitetut käyttöoikeudet vastuualueiden toimipisteisiin, toimikunnissa sovittujen määritysten mukaan. Tämä ei ole nykyisellään mahdollista. Myös ulkopuolisten palveluntuottajien kirjautuminen järjestelmään tulee mahdollistaa rajatuin käyttöoikeuksin. Käyttäjähallinta on järjestettävä uudelleen.

Neljäs kehittämistarve liittyy toimipisteiden hallintaan. Ison toimialan kiinteistönhuoltopalvelut on integraation myötä oltava hallittavissa ja prosessit oikeiden vastuutahojen hallinnassa. Ratkaisuna teknisen huollon sähköinen asiointi palvelee koko toimialan henkilöstöä niin, ettei käyttäjän tarvitse tietää mihin erilaisista ongelmatilanteista ilmoitetaan, vaan työnjohto ja ongelmien arviointi suoritetaan teknisen huollon toimesta.

THSA-sovelluksen kehitystarpeet on määritelty ja keskustelu kokonaisratkaisusta käyty IT-toimintojen ja ATR Soft Oy:n kanssa. ATR Soft Oy:ltä on pyydetty työmääräarvio seuraavista kokonaisuuksista:

• uusi työjono kuljetuksia varten – kuljetusten kilpailutus ja ulkopuolinen palveluntuottaja
• laskutusmahdollisuus ulkopuolisille yhteistyökumppaneille – psykiatrian fuusio
• käyttäjähallinnan muutokset – uusien toimintatapojen vaatimukset
• kulunvalvonta – konsernihallinnon muutostarpeet, eivät sisälly tässä kustannuksiin.

Työmääräarvioon perustuen kustannusarvio on 32130 euroa (alv 0%). Työt toteutetaan ajanjaksolla 1.5. - 31.8.2017.

Turun kaupungilla on voimassa oleva puitesopimus ATR Soft Oy:n kanssa diaarinumerolla 10413-2013.

Esitämme, että teknisen huollon sähköisen asioinnin kehittämiseksi ATR Soft Oy:ltä hankintaan järjestelmäkehitystyötä kustannusten ollessa yhteensä 32130 eur (alv 0%). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 20240 Tekninen huolto.

Talous- ja hallintojohtaja Max Lönnqvist 23.5 2017:

PäätösPäätin, että edellä esitetyn perusteella teknisen huollon sähköisen asioinnin kehittämiseksi ATR Soft Oy:ltä hankintaan järjestelmäkehitystyötä kustannusten ollessa yhteensä 32.130 euroa (alv 0%). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 20240 Tekninen huolto.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseentehtävällä tilauksella.

Max Lönnqvist

talous- ja hallintojohtaja