Hyvinvointitoimiala, palvelualuejohtaja Katariina Korkeila, ylilääkäri Suvi Vainiomäki, ratkaisupäällikkö Minna Salakoski 11.4.2016:

Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla on tarve mahdollistaa asiakkaiden itsenäinen ilmoittautuminen vastaanotolle ja tähän tarkoitukseen ottaa käyttöön ilmoittautumis- ja informointiautomaatit. Tämän automaattien pääasiallisen käyttötarkoituksen lisäksi niiden muita käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi asiakkaan informointi, asiakkaan perustietojen tarkistaminen sekä asiakkaan opastaminen vastaanotolle ja palautteen keruu.

Tätä alueellisesti yhtenäistä ratkaisua on työstetty yhteistyössä VSSHP:n kanssa Medbit Oy:n toimittamassa yhteistyöprojektissa. Yhteishankinnalla saavutetaan taloudellista etua. Hankittavan itseilmoittautumisratkaisun tavoitteena on korvata kaksi nykyistä Turun Keskustan terveysasemalla toimivaa, vanhan ja tukemattoman teknologian mukaista automaattia ja lisäksi hankkia uusi ilmoittautumisautomaatti Mäntymäessä sijaitsevalla Turun pääterveysasemalle ja mahdollisesti myös Mäntymäessä sijaitsevaan Hammashoitolaan.

Näiden uusien hankittavien automaattien avulla lisätään ilmoittautumisen ja informoinnin sujuvuutta kohteessa. Työn tuottavuuden kehittämisen näkökulmasta on järkevää siirtää toimintoja asiakkaalle aina, kun se vain on mahdollista. Ilmoittautuminen potilaan itsensä toimesta on Turussa jo aiemmin tunnistettu potentiaalisena toiminnan kehittämiskohteena.

Nykyisten Keskusta 2:n terveysasemalla olevien ITTE- ilmoittautumisautomaattien avulla ilmoittautuu jo noin 75% terveysaseman potilaista. Tammi-lokakuussa vuonna 2015 lääkärikäyntejä oli keskimäärin 3258 /kk ja kolme neljäsosaa potilaista ilmoittautui ITTE-ilmolla. Itseilmoittautumisella on voitu vähentää vastaanottohenkilökunnan määrää ja kompensoida henkilöstövajetta. Uusittavilla nykyaikaisilla itseilmoittautumisautomaateilla tavoitellaan vielä automaatilla ilmoittautuvien %-osuuden nousua ja Mäntymäessä itseilmoittaumistoiminnan käynnistymisen myötä sujuvampaa ilmoittautumis-, informointi- ja opastustoimintaa. Tulevan ratkaisun pitää olla myöhemmin laajennettavissa.

Ilmoittautumisautomaattien mahdollistama asiakkaiden itsenäinen ilmoittautuminen vastaanotolle mahdollistaa uusien toimintamallien käyttöönoton ilmoittautumisen prosesseihin. Jatkossa vastaanottohenkilökuntaa ei tarvitse lisätä ruuhka-aikoina ja sekä asiakkaan että hoitohenkilökunnan odotusajat pysyvät lyhyinä. Automaattitoiminto on nopeampi verrattuna perinteiseen ilmoittautumistoimintoon. Itseilmoittautumisratkaisulla tavoitellaan toiminnan tehostamista ja positiivista asiakaskokemusta. Asiakas tunnistetaan automaatilla viivakoodinlukijalla joko ilmoittautumiskirjeestä tai henkilökortista, jolloin ilmoittautumisen rajapinnasta välittyy tieto potilastietojärjestelmään. Tunnistautumistoiminto tehdään heti potilaan tullessa ilmoittautumisautomaatille, näin saadaan näkyviin asiakkaan perustiedot ja ajanvaraukset. Tämän yhteyden mahdollistamiseksi tarvitaan terveydenhuollon Pegasos- ja suun terveydenhuollon WinHit-potilastietojärjestelmiin itseilmoittautumisautomaatin rajapinta, jotka tilataan potilastietojärjestelmän toimittaja CGI Suomi Oy:ltä ja suunterveydenhuollon potilastietojärjestelmän toimittaja InNet Oy:ltä. Pegasos-integraatio on jo valmiina käyttöönotettavaksi. WinHIT-integraatio on riippuvainen kolmannen osapuolen rajapintatoteutuksen aikataulusta.

Medbit on jo toimittanut VSSHP:lle itseilmoittatumisratkaisun alihankkijoidensa kanssa ja Turun IT-palveluiden, hyvinvointitoimialan ja Medbitin kanssa käynnistettävässä yhteistyöprojektissa myös Turun kaupungin hyvinvointitoimiala voi hankkia vastaavan ratkaisun suoraan Medbitiltä. Yhteishankinnalla saavutetaan volyymietua yhdistämällä Turun ja VSSHP:n itseilmoittautumisautomaattitarpeet.

IT-palvelujohtaja Jari Nevalainen puoltaa esitystä.

Ehdotamme, että hyvinvointitoimialalle hankitaan Itseilmoittautumisratkaisu Medbit Oy:ltä kokonaishintaan 173 110,30 euroa, joka ratkaisu sisältää 2 kpl itseilmoittautumisautomaattia, joilla korvataan nykyiset Keskusta 2:n vanhentuneet automaatit ja 2 kpl itseilmoittautumisautomaattia sijoitettuna Mäntymäkeen, näiden ylläpidon 4 vuoden ajalta, projektikustannukset, käyttöönoton kustannukset ja pääkäyttäjäkoulutuksen.

Lisäksi hankitaan suunterveydenhuollon ratkaisun edellyttämä WinHit-integraatio Itseilmoittaumisjärjestelmään InNet Oy:ltä. Tämä hankinta tehdään potilastietojärjestelmätoimittajanInNet Oy:n 18.3.2016 päivätyn tarjouksen mukaisesti. Liitynnän kokonaiskustannus Mäntymäen kahden ilmoittautumisautomaatin osalta on 13 500 euroa.

Kaikki hankintakustannukset kirjataan hankintavuoden osalta investointihankkeelle 101709 Pegasoksen lisäpiirteiden käyttöönotto, vastuullinen kustannuspaikka 20260.

Myöhempien vuosien osalta käyttökustannukset kirjataan Pegasos – ja WinHIT- käyttökustannusten jaon mukaisesti tulosalueille. Hankittavan itseilmoittautumisratkaisun ja WinHIT-integraation kokonaiskustannukset neljän vuoden osalta ovat yhteensä 186 610,30 euroa. Hankinnasta tehdään erillinen tilaus tai sopimus.

Kustannukset on eritelty liitteessä 1.

Liite 1Kustannukset

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 13.4.2016:

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää, että

• Medbit Oy:ltä hankitaan itseilmoittautumisratkaisu, joka sisältää 4 kpl itseilmoittautumisautomaatteja, näiden ylläpidon ja projektikustannukset, käyttöönoton kustannukset ja pääkäyttäjäkoulutuksen.
• InNet Oy:ltä hankitaan suunterveydenhuollon ratkaisun edellyttämä WinHit integraatio Itseilmoittaumisjärjestelmään.

Hankinnan kokonaiskustannukset neljän vuoden ajalta ovat 186 610,30 euroa. Hintoihin ei sisälly arvonlisäveroa. Kustannukset kirjataan hankintavuoden osalta investointihankkeelle 101711 Muiden tietojärjestelmien kehittäminen, vastuullinen kustannuspaikka 20260. Myöhempien vuosien osalta käyttökustannukset kirjataan Pegasos- ja WinHIT-käyttökustannusten jaon mukaisesti tulosalueille.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli talous- ja hallintojohtaja Max Lönnqvist.