Vs. tilajohtaja Tuomas Koskiniemi, tilacontroller Johanna Aarnio, hyvinvointitoimialan talous- ja hallintojohtaja Max Lönnqvist 9.6.2015:

Linnankatu 23 (jäljempänä Eskeli) hankesuunnitelma on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 16.6.2014. Hankesuunnitelman lähtökohtana oli, että Eskelissä tehtävä peruskorjaus tehtäisiin vaiheittain ilman väistötiloja. Kun hankesuunnitelman hyväksyttiin, oli Eskelin toimitalo vielä kaupungin omistuksessa. Kaupungilla ei ollut toiminnan laadun huomioiden vapaana tyhjiä tiloja remontin ajaksi väistötiloiksi. Tästä syystä Eskelin peruskorjaus oli tarkoitus toteuttaa vaiheittain, ilman väistötiloja.

Vuoden 2014 lopussa Eskeli myytiin Teknologiakiinteistöt Oy:lle osana kaupunginvaltuuston hyväksymää toimistotilojen myyntikokonaisuutta (KV 17.11.2014 § 167). Kaupan mukana uudelle omistajalle siirtyi myös Eskelin peruskorjauksen toteutusvelvollisuus. Teknologiakiinteistöt Oy on tehnyt suunnitelman peruskorjauksen toteuttamisesta. Remontti olisi mahdollista toteuttaa nopeammassa aikataulussa, mikäli toiminta olisi väistötiloissa sen aikana. Tällöin remonttiaika olisi 10 kuukautta ja muuttoaika 2 kk. Jos peruskorjaus tehtäisiin hankesuunnitelman mukaisesti osissa, on remontin kokonaiskesto arviolta noin 16 kuukautta. Teknologiakiinteistöjen on tarkoitus peruskorjauksen yhteydessä, hankesuunnitelmasta poiketen, uusia lattiapinnoitteet sekä valaistus ja tehdä julkisivukorjaus.

Asiakas- ja työntekijän turvallisuuden takaamiseksi remontin aikana sekä kokonaisvaltaisemman peruskorjauksen vuoksi Teknologiakiinteistöt on ehdottanut Eskelin väistötiloiksi Aninkaistenkatu 1 sijaitsevaa kiinteistöä. Kiinteistö on toimistorakennus, jossa on 4.792 m² ja kellaritilaa. Aninkaistenkatu 1 tiloihin on mahdollista sijoittaa noin 220 henkeä. Väistötilat ovat laajuudeltaan riittävät siirtyville toiminnoille. Vammaispalveluille ei ole löytynyt sopivia ja pysyviä tiloja, vaan se siirtyy muun toiminnan mukana Aninkaistenkatu 1:een. Toiminta ei palaa peruskorjauksen jälkeen enää takaisin Eskeliin, vaan sille haetaan remontin aikana tilat muualta.

Peruskorjaus tulee olla valmis vuoden 2017 alussa. Jotta 10 kk kestävä peruskorjaus saadaan tehtyä aikataulun mukaisesti, tulee Eskelin toiminta siirtää väistötiloihin vuoden 2015 loppuun mennessä.

Hyvinvointitoimiala on tehnyt katselmuksen Aninkaistenkatu 1 tiloihin ja varmistanut, että kaikki Eskelissä toimivat työntekijät pystytään sijoittamaan sinne. Hyvinvointitoimiala on antanut osaltaan lausunnon Teknologiakiinteistöille kiinteistön toimivuudesta väistötilaksi. Teknologiakiinteistöt käsitteli Eskelin peruskorjausasiaa hallituksessaan 9.6 Hyvinvointitoimialan lausunnon perusteella. Varsinainen toimintojen sijoitussuunnitelma Aninkaistenkatu 1:seen tehdään syksyn 2015 aikana.

Hyvinvointitoimiala esitti lausuntonaan (yhteenveto) Teknologiakiinteistöille:

• että Eskelin virastotalossa tehtävä työ on valtaosaltaan vaativaa asiakastyötä. Tästä syystä Aninkaistenkatu 1:ssä asiakasturvallisuuden ja työntekijöiden turvallisuuden takaamiseksi tarvitaan asianmukainen kulunvalvonta, hälytysjärjestelmä, tilojen ja toiminnan vaatima määrä vahtimestareita sekä turvallisuutta tukevat tilajärjestelyt esim. sisääntulossa. Asiakastapaamisiin tarvitaan riittävä määrä pako-ovellisia huoneita. Näiden tarpeeseen pystytään jossain määrin vaikuttamaan työjärjestelyillä. Tietoturvallisuus edellyttää asianmukaisia arkistotiloja.
• että erityisesti vammaispalveluille, mutta myös muulle asiakastyölle on välttämätöntä, että tilat ovat myös liikuntarajoitteisten henkilöiden saavutettavissa, asiakkaiden lisäksi tämä koskee myös henkilökuntaa. Tämä on huomioitava tilojen käyttösuunnitelmassa. Invataksien tai liikuntarajoitteisten henkilöiden autojen pysäköintimahdollisuus on järjestettävä.
• että työhuoneita Aninkaistenkatu 1:ssa on kaikkineen riittävästi. Asiakkaiden tapaaminen virastossa edellyttää kuitenkin työhuoneilta riittävää turvallisuutta: pako-ovia, hälytysjärjestelmää ja tarvittaessa vahtimestaripalveluja. Turvaovihuoneita ei Aninkaistenkatu 1:ssä ole nykyisenkaltaista työtapaa vastaavaa määrää, joten työtapojen sopeuttaminen tiloissa mahdollisiksi on välttämätöntä. Asiakasvastaanottojen volyymi viedään sille tasolle mitä löytyy vastaanottotiloja. Tällä voi olla heikentävä vaikutus palvelun saatavuuteen ja palvelutasoon. Näihin haasteisiin ja ongelmiin on vastattava etukäteissuunnittelulla ja yhteistyöllä viestintäyksikön kanssa.
• että asiakastyö on täysin riippuvaista erityisesti asiakastietojärjestelmien toimivuudesta. Tämä on varmistettava niin kiinteistön tietoteknisillä valmiuksilla kuin työntekijöiden tarvetta vastaavalla työvälineistöllä. Lisäksi tarvitaan valmiudet sähköiseen työajanseurantaan.
• että kassatoiminnot ovat olennainen osa asiakkaiden toimeentulon turvaavaa sosiaalityötä. Tämä on turvattava myös väistön aikana.
• että Aninkaistenkatu 1:n tilat ovat mitä ilmeisimmin tällä hetkellä asiakastyöhön soveltuvimmat saatavilla olevat väistötilat. Ne eivät ole mitoitukseltaan eivätkä järjestelyiltään optimaaliset, mutta edellä esitetyin yleisin reunaehdoin väistötiloiksi soveltuvat. Väistön onnistuminen edellyttää suunnittelun käynnistämistä riittävän varhain, onnistunutta tiedottamista ja työntekijöiden osallistamista.

Työsuojelu on myös antanut tiloista lausuntonsa 29.5.2015 ja esittänyt huomioita mm. työturvallisuuden, ergonomian ja käytettävyyden osalta. Käyttöönotolle ei ole esteitä, mikäli toiminnan suunnittelussa huomioidaan em. työnantajan vastuulla olevat asiat.

Hyvinvointitoimiala on todennut, että myös Eskelin arkisto tulee siirtää väistötilaan muun toiminnan mukana, sillä arkiston käyttö on päivittäistä.

Ennen väistötiloihin siirtymistä tulee varmistaa, että IT- ja puhelinverkotukset ovat kunnossa. Varsinaiseen muuttoon tulee varata joulukuu, jotta toiminta olisi vuoden vaihteessa 2016 täysin toimintakunnossa.

Eskelin toiminnan siirtyminen väistötiloihin ei aiheuta ylimääräisiä kustannuksia Hyvinvointitoimialalle. Hyvinvointitoimiala maksaa hankesuunnitelman mukaista alennettua vuokraa Eskelistä koko remontin ajan, eikä erikseen vuokraa väistötiloista. Muuttokustannuksista ja tilojen saattamisesta toimintakuntoon vastaa kustannuksellaan Teknologiakiinteistöt. Aninkaistenkatu 1 tilat ovat suurimmaksi osaksi kalustettu, joten Eskelissä olevat kalusteet jäävät pääsääntöisesti Eskeliin.

Hyvinvointitoimialan ja Teknologiakiinteistöjen välille solmitaan käyttöoikeussopimus jonka liitteeksi Teknologiakiinteistöjen teettämien muutostöiden erittely. Erittelyä on mahdollista tarkentaa muutostöiden osalta vasta siinä vaiheessa kun tiedetään kaikkien muuttavien henkilöiden ja toimintojen sijoittuminen kiinteistöön. Muita muutostöitä ei Aninkaistenkatu 1 tulla tekemään.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 9.6.2015:

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää hyväksyä Eskelin peruskorjauksen ajaksi väistötilaksi Aninkaistenkatu 1 tilat. Lisäksi lautakunta oikeuttaa toimialan sopimaan käyttöoikeussopimuksen sisällöstä ja tarvittavien muutostöiden tekemisestä yhteistyössä Teknologiakiinteistöjen kanssa.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.