Hyvinvointitoimiala, tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola, ratkaisupäällikkö Minna Salakoski 13.2.2015:

Sosiaali- ja terveyslautakunta on 29.4.2014 päättänyt (dnro 4632-2014), että hyvinvointitoimialalle hankitaan Pegasos ODS –raportointiratkaisu mahdollistamaan kliinisen hoidon laadun raportoinnin ja analysoinnin ja näin osaltaan luomaan edellytykset toiminnan kehittämiselle ja johtamiselle.

Sovelluksen hankinnan laskennallinen kokonaisarvio kolmen vuoden ajalle oli tuolloin 204 300 euroa (alv 0 %). Tämän lisäksi käyttöönoton kustannukset 7350 euroa (alv 0 %) ja koulutuskustannukset 3150 euroa (alv 0 %), yhteensä 214.800 euroa (alv 0 %).

Viime keväisen päätöksen jälkeen on tapahtunut muutama muutos ympäristössä ja projektin kustannukset ovat mm. henkilöstökulujen osalta nousseet, sillä IT-palvelut on elokuusta 2014 alkaen alkanut veloittaa toimialoilta projektipäällikkökustannuksia, maksimissaan 10 000e /kk. Projektille 1.9.2014 - 30.6.2015 arvioidut projektipäällikkökustannukset ovat 65 000e (laskutus tehdään toteutuneen työn mukaan kuukausittain). Tätä kustannusta ei vielä ole voitu ottaa huomioon sosiaali- ja terveyslautakunnan keväisessä päätöksessä.

Myös laitteistokulujen osalta edelliseen päätökseen on tullut korotuksia. ODS-ratkaisun tekniseksi ympäristöksi ja palvelinratkaisuksi ehdotettiin aiemmassa päätöksessä jo nykyisin olemassa olevan testipalvelimen hyödyntämistä. Palvelimen muistin määrää olisi kuitenkin ollut lisättävä ja tästä olisi aiheutunut 1185 euron kertakustannus (0 % alv). Pegasos-ympäristön tilanne on päätöksen teon jälkeen muuttunut ja ohjelmiston testaustarve jatkunut, mm. eArkistoon liittymisen vaatimien Pegasos-versionvaihtojen myöhentymisen takia. Suunniteltua testipalvelinta ei voida hyödyntää vaan Pegasos ODS -ratkaisu vaatii nyt oman fyysisen palvelimen. Tästä on 4.12.2014 tehty päätös 12303-2014.

Raportointivälineeksi suunniteltu Oracle BI-työväline muuttui jo keväällä SAP BO:ksi, mikä sinällään sopii hyvin kaupungin SAP-perheeseen. Koulutuskustannuksissa ei ole aiemmin otettu huomioon välineosaamista vaan vain sisällöllinen tarve. Raportointivälineen (SAP BO) koulutus on arviolta 6 000 euroa. SAP BO –julkaisualusta oli keväällä CGI:llekin uusi tuote heidän tarjonnassaan, jonka kaikkia ominaisuuksia ei vielä tunnettu, joten tuolloin toimittajalta jäi esittämättä, että raporttien muodostamista ja julkaisemista varten tarvitaan kaksi uutta, tosin virtuaalista palvelinta. Tämä hankintapäätös on vireillä odottaen ensin kustannusten nousun käsittelyä.

Palvelinten (3 kpl) käyttöönottomaksu 5 450e (TeliaSonera Oy).

Palvelinten (3 kpl) palvelumaksu 2 165 e /kk ja kustannusarvio 77 940e /3v.

SAP BO-lisensointisopimuksissa SAPin ja CGI:n välillä on tapahtunut jälleenmyyntihintoihin heijastuva muutos. Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksessä hankinnan laskennallinen kokonaisarvio sovellusvuokrille kolmen vuoden ajalle on 204.300 euroa (alv 0%). Sovellusvuokrahintaan sisältyy SAP BO raportointivälineen lisenssit sovellusvuokrana kahdelle nimetylle pääkäyttäjälle, viidelle nimetylle Ad-hoc raportin tekijälle sekä 25 yhtäaikaiselle valmisraporttien katselijalle. Tämän lisenssimäärän on arvioitu riittävän ensimmäiselle osaprojektille. Tulevat osaprojektit suunnitellaan tarkemmin ensimmäisen osaprojektin aikana ja toteutetaan v. 2015 - 2016 aikana ja näille on arvioitu uusia lisenssitarpeita 11 500 euron edestä.

Pegasos Operational Data Storage raportointi- ja analyysityökalun hankinnalle keväällä esitetyt perustelut ja projektille asetetut tavoitteet ja arvioidut hyödyt ovat edelleen voimassa. Hyötyjen realisoituminen vaatii vahvaa johdon tukea. Hankittava työväline mahdollistaa kliinisen hoidon laadun raportoinnin ja analysoinnin entistä käyttäjäystävällisemmin ja tehokkaammin, mikä osaltaan luo edellytykset toiminnan kehittämiselle ja johtamiselle. Projektia ja työkalun pilotointivaihetta valmisteltaessa käyttäjien valmius työkalun käyttöönottoon ja toiminnan prosessien vaatimiin muutoksiin on kasvanut. Samoin raportointivälineen kypsyys ja valmisraporttien määrä on keväästä 2014 noussut.

Asiaa valmisteltaessa on todettu, että kun nykyinen, jo tukematon Discoverer-raportointiväline lakkaa vääjäämättä jossain vaiheessa toimimasta, niin meillä pitää olla jokin korvaava työkalu raporttien ajamiseen. Ilman sitä jää iso joukko tehtäviä tekemättä ja se näkyy nopeasti toiminnan ja talouden seurannassa, sekä myös laskutuksessa.

Kustannukset, joita 29.4.2014 Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksessä ei vielä ollut mukana:

Hankintaan on varauduttu vuoden 2015 investointimäärärahoissa. Hankinta tehdään potilastietojärjestelmän toimittajan, CGI Suomi Oy:n keväisen tarjouksen nro 55965 ja sen tarkennuksen mukaisesti.

ODS-raportointiratkaisun hankintakustannukset ja käyttöönottoprojektin kustannukset vuodelta 2015 kirjataan hankintaan varatuista investointimäärärahoista. Vuodesta 2016 alkaen kustannukset kirjataan Pegasos -käyttökustannusten jaon mukaisesti tulosalueille.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 23.2.2015:

Pegasos ODS-raportointiratkaisua tulee hyödyntää operatiivisessa johtamisessa ja siten saavuttaa toiminnan merkittävää tehostumista. Raportointiratkaisun vaikutuksia tulee seurata neljännesvuosiraporttien yhteydessä. Pegasos ODS-raportointiratkaisu ja hoitoepisodien tuotteistus- ja kustannuslaskentaluokittelija (pDRG) tukevat toisiaan ja niiden vaikutuksia tulee seurata neljännesvuosiraporttien yhteydessä.

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää, että

• hyvinvointitoimialalle hankitaan Pegasos Operational Data Storage –raportointiratkaisu mahdollistamaan kliinisen hoidon laadun raportoinnin ja analysoinnin ja näin osaltaan luomaan edellytykset toiminnan kehittämiselle ja johtamiselle
• raportointiratkaisun tehostamisvaikutuksia seurataan neljännesvuosiraporttien yhteydessä.

Sovelluksen hankinnan laskennallinen kokonaisarvio kolmen vuoden ajalle lisääntyneet kustannukset huomioon ottaen on yhteensä 444 290 euroa (alv 0 %).

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.