Johtaja Tuomas Heikkinen ja konserniohjauksesta vastaava controller Kim Moisiolinna:
Taustaa
Kaupunginvaltuusto päätti 23.6.2014 uudistamisohjelman hyväksymisestä ja taloussuunnitelmakauden suunnittelulukujen tarkentamisesta. Päätöksen esittelyssä todettiin toimintoanalyysistä mm. seuraavaa:
”Toimintoanalyysin valmistelu aloitettiin hyödyntämällä keväällä 2013 tehtyä työtä, jota syvennettiin tarkemmalle tasolle. Palveluanalyysissä tunnistettiin kaupungin toimintojen säädösperusteisuutta sekä palvelutarpeen luonnetta. Toimintoanalyysi antaa mahdollisuuden tarkastella kaupungin palvelutuotantorakennetta resurssiohjauksen näkökulmasta. Tiivistettynä lopputuloksena pitäisi saada selvitys mistä toiminnoista on mahdollista vapauttaa resursseja.”
”Toimintoanalyysin valmistelua on jatkettava. Tavoitteena tulee olla muutosmahdollisuuksien ja säästöpotentiaalin tunnistaminen, jotka voidaan johtaa kustannuslajeille ja/tai henkilöstösuunnitteluun. Analyysin edistämiseksi voidaan harkita tämän kokonaisuuden projektointia. Työ edellyttää toimialojen ja analyysin valmistelusta vastaavien (esim. projektin) tiivistä yhteistyötä.
Toimintoanalyysillä tulee tunnistaa mahdollisuudet rakenteellisiin muutoksiin, toimintaprosessien kehittämiseen tai asetettujen normien kriittiseen arviointiin, joilla vapauttamaan resursseja kaupungin palvelutuotannon tärkeimpiin toimintoihin. Toimintoanalyysin tulee kattaa kaikki toimialoilla tapahtuva toiminta.”
Toimintoanalyysin syventämistyö käynnistettiin syksyllä 2014, jolloin hankkeen kokoonpano, työryhmät, vetovastuut, aikataulu ja muut yksityiskohdat määriteltiin ja käsiteltiin kaupungin johtoryhmässä. Keskeisenä ideana oli määritellä toimialojen käyttöön yhteinen tiedonkeruupohja, jonne kaupungin kaikki toiminnot kuvataan ja niihin liittyvä analyysi kerätään. Toimintojen määrittely ja kuvaaminen toimi hankkeen ensimmäisenä työvaiheena. Tämän jälkeen toisessa vaiheessa pyrittiin keskittymään toimintojen analyysiin ja siihen, miten toimintoihin tai niiden mitoitukseen kyettäisiin mahdollisesti vaikuttamaan.
Hankkeen tuloksena on konkretisoitunut lukuisia uusia toimenpide-ehdotuksia, joilla pyritään saavuttamaan kaupungin talouden tasapaino keskipitkällä tai pitkällä aikavälillä. Vuoden 2016 talousarvion laadinnassa huomioidaan niiden toimenpiteiden taloudelliset vaikutukset, joilla on suoraa vaikutusta käyttötalouteen ja edelleen kaupungin tulokseen vuonna 2016. Osaa toimenpiteiden taloudellisista vaikutuksista on vaikea arvioida tai niiden vaikutusaika on pitkä. Kaikki talousvaikutukset on kuitenkin arvioitu varovaisuuden periaatteen mukaisesti.
Hanketta on valmisteltu lukuisissa työryhmissä kaupungin eri toimialoilla. Lähtökohtana on ollut, että kaikissa työryhmissä vastuullisina jäseninä ovat toimineet sekä toimialan että konsernihallinnon edustajat. Lisäksi työhön on osallistunut kunkin palvelualueen edustajia.
Työn valmistuttua työryhmissä se on käsitelty kunkin toimialan omassa johtoryhmässä, minkä jälkeen työn lopputulokset on vielä käyty yhdessä läpi toimialan johdon ja ns. koordinaatioryhmän kanssa, johon on kuulunut mm. konsernihallinnon johtoa. Tämän jälkeen työn tulokset on käsitelty kaupungin johtoryhmässä.
Hankkeen vaiheistusta ja tulevaa etenemistä on pyritty kuvaamaan seuraavassa taulukossa:
Toimintoanalyysin tulokset ja toimenpide-ehdotukset viedään kaupunginhallituksen päätettäväksi 23.2.2015. Ensimmäisessä käsittelyssä 9.2.105 toimenpiteitä ei hyväksytä vaan ne lähetetään toimialojen lautakuntiin lausunnoille ja lähetekeskustelua varten. Mikäli toimenpiteiden toteuttaminen kuuluvat lautakunnan toimivaltaa, palaa asia valmistelun jälkeen vielä lautakunnan hyväksyttäväksi. Tätä ennen hankkeen toimenpide-ehdotukset tulee olla käsitelty toimialojen omissa YT-ryhmissä sekä toimialojen lauta- ja johtokunnissa. Hyvinvointitoimialalla toimintoanalyysi on laadittu hieman poiketen muista toimialoista johtuen vireillä olevasta organisaatiomuutoksesta. Hyvinvointitoimialan analyysissä on hyödynnetty pääosin uudistamisohjelmien yhteydessä hyväksyttyjä kehittämiskokonaisuuksia.
Toimenpiteet on laadittu siten, että kunkin toimialan YT-ryhmät ja lautakunnat käsittelevät oman toimialansa liitemateriaalin. Toimenpiteet on luokiteltu sen mukaan, kenen toimivaltaan ne kuuluvat, käynnistetäänkö niiden pohjalta valmistelu, hyväksytäänkö ne talousarvion yhteydessä taikka hyväksyykö kaupunginhallitus toimenpiteen suoraan nyt tehdyn valmistelun pohjalta. Lisäksi toimenpiteiden osalta on tehty arvio siitä, onko ennen täytäntöönpanoa toteutettava vielä jonkin viiteryhmän, asiakkaiden tai asukkaiden kuuleminen.
Lautakuntien ja YT-ryhmien lausunnot ja näkemykset valmistellaan kaupunginhallituksen 23.2.2015 kokoukseen, jossa toimenpiteiden lopullinen hyväksyminen tapahtuu. Toimenpiteiden seuranta tapahtuu normaalissa toiminnan ja talouden seurannassa ja toimenpiteet otetaan osaksi sopimusohjauskokonaisuutta.
Toimialajohtaja Riitta Liuksa 6.2.2015:
Hyvinvointitoimialan osalta toimintoanalyysi on organisaatiomuutoksen johdosta tässä vaiheessa toteutettu siten, että toimenpiteet ovat uudistusohjelman 1 ja 2 täytäntöönpanossa.
Lopullinen hyvinvointitoimialan toimintoanalyysi valmistuu kuukauden sisällä.
Liite 1 Kehittämissalkut
Liite 2 Toimintoanalyysin esittely - lyhyt kuvaus hankkeesta
Toimintoanalyysiä on käsitelty hyvinvointitoimialan yhteistoimintaelimessä 6.2.2015.
EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta merkitsee toimintoanalyysin nykytilanteen tiedoksi.