Hyvinvointitoimiala, tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola, vs. ratkaisupäällikkö Minna Salakoski 17.4.2014:

Turun hyvinvointitoimialalla tehtiin vuonna 2013 esiselvitys raportoinnin kokonaisuudesta. Selvitys tehtiin IT-palveluiden toimeksiannosta. Tarkoitus oli selvittää operatiivisen toiminnan ja johtamisjärjestelmän raportoinnille asettamat vaateet. Selvitys kuvasi raportoinnin nykytilan, käynnissä ja käynnistymässä olevat projektit, tavoitetilan ja ehdotuksen etenemisestä. Operatiivisella tasolla esiselvitys keskittyi ns. omien perusjärjestelmien, esim. Pegasos ja Effica, raportointiratkaisuihin. Hyvinvointitoimialalla käytetään myös konserninlaajuisten järjestelmien, esim. SAP ja Personec, raportointiratkaisuja.

Pegasos järjestelmän nykyinen  Discoverer-raportointityökalu on elinkaarensa päässä ja työkalulle annettava tuki loppui vuoden 2013 lopussa. Discoverer ei myöskään toimi Windows 7- ympäristössä. Raportointityökalulla kytkeydytään suoraan Pegasos- järjestelmän tietokannan tauluihin, mikä tarkoittaa, että työkalu itsessään ei tarjoa muuta tietosuojaa kuin tietokantatasoisen autentikoinnin. Näin Discoverer – raportointityökalu ei täytä potilastietojärjestelmän raportoinnilta edellyttämiä käyttäjäloki- ja tietosuojavaatimuksia.

Raportointiselvityksessä analysoitiin erilaisia ratkaisuehdotuksia ja päädyttiin ehdottamaan Discoverer- raportointityökalun korvaamista Pegasos ODS -ratkaisulla, joka toimintamalliltaan ja arkkitehtuuriltaan on vastaavan tyyppinen, mitä on käytetty isoimmissa ja kriittisimmissä järjestelmissä kaupungilla ja muualla. Pegasos ODS -ratkaisu on myös valmis ”kentälle” vietäväksi. Tällöin on kuitenkin panostettava ratkaisun käyttöönottoon, sillä ratkaisun täysimittainen hyödyntäminen vaatii muutoksia myös toiminnan prosesseihin.

Pegasos ODS -ratkaisu vaatii alkuinvestointina euroissa mitaten merkittävää hankintaa, mutta sillä voidaan saavuttaa mm. seuraavat hyödyt:

• Pegasos ODS -ratkaisussa henkilötietosuojavaatimukset on valmiiksi toteutettu ja kun jo käyttöönoton suunnitteluvaiheessa määritetään operatiivisen raportoinnin roolit ja tehtävät, niin Pegasos ODS -ratkaisu voidaan viedä kentälle nopeasti, koska tarvittavat käyttöoikeudet ovat silloin käyttöönoton yhteydessä tiedossa. Ratkaisun käyttöönoton myötä tietosuoja ja tietoturva lisääntyvät nykyisestä.
• Operatiivisen raportoinnin työtaakkaa voidaan vähitellen vähentää Pegasos pääkäyttäjiltä ja heidän asiantuntijuuttaan voidaan kohdentaa myös muualle.
• Kun loppukäyttäjät saavat läpinäkyvyyttä tietoon omia raportointivälineitä käyttämällä, heillä on myös paremmat edellytykset kehittää omaa operatiivista toimintaansa. Toiminnassa voidaan nopeammin kohdentaa resursseja sinne, missä niitä tarvitaan ja tulosyksikköjohtajat saavat nopeammin ja luotettavammin operatiivisesta toiminnasta tarvitsemansa raportit. Tiedon laatu operatiivisessa järjestelmässä kehittyy paremmaksi, kun saadaan nopeammin kiinni virheitä ja operatiivisen toiminnan prosessien vastaista toimintaa, jne.
• Raportointiajot saadaan pois kuormittamasta tuotantokantaa.

Hyötyjen realisoituminen vaatii vahvaa johdon tukea. Perusterveydenhuollon palveluprosessin selvitys oli 14.1.2014 sosiaali- ja terveyslautakunnan päätettävänä. Nyt hankittava työväline mahdollistaa kliinisen hoidon laadun raportoinnin ja analysoinnin entistä käyttäjäystävällisemmin ja tehokkaammin, mikä luo osaltaan edellytykset toiminnan kehittämiselle ja johtamiselle.

Tulosaluejohtaja, terveyskeskuksen vastaava lääkäri Katariina Korkeila, 1.4.2014:

Pegasos ODS -raportointi näyttäisi monessa suhteessa olevan selvästi edistyksellisempi raportointiväline kuin nykyisin vielä käytettävä Discoverer. Esimerkiksi raportointi ei kuormita tuotantokantaa, jolloin se voidaan tehdä milloin vain. Tällä hetkellä  isot disco-raportit on pitänyt ajoittaa iltaan, mikä vaikuttaa mm. raportin tekijöiden työaikaan ja kuormitukseen. ODS:iin on mahdollista rakentaa valmisraportteja, joiden kanssa vähemmän vihkiytynytkin käyttäjä voi ajaa tiettyjä perusraportteja itse. Tällainen käyttäjä ei kuitenkaan kovin todennäköisesti ole peruskäyttäjä, vaan todennäköisimmin lähiesimiestasoinen tai ylempi esimiestaso. Porautumismahdollisuus tuo selvästi lisää mahdollisuuksia jopa käytännön lääkärinkin tarpeisiin. Oleellista on käyttöönoton huolellinen suunnittelu ja sitoutuminen uuden välineen käyttöön kaikilla tasoilla.

Siinä missä Discoverer on välttämätön kaiken sen raportoimiseen, mitä tällä hetkellä tarvitaan, esim. asiakaslaskutuksen, maksuvapautusten ym. tiedonkeruun tarpeisiin, ODS tuo vielä enemmän mahdollisuuksia tiedon analysointiin ja käyttäjäystävällisemmin. Discoverer lakkaa vääjäämättä jossain vaiheessa toimimasta, joten meillä pitää olla jokin korvaava työkalu raporttien ajamiseen. Ilman sitä jää iso joukko tehtäviä tekemättä ja se näkyy nopeasti toiminnan ja talouden seurannassa, mutta myös laskutuksessa. 

Se mitä ODS:ssa ei ole, on kustannusten ja tuotteistuksen sitominen raportointiin. Sen sijaan, että ODS olisi tuotteistusväline itsessään, se tarvitsee pDRG-tuotemäärittelyt taustakseen, ennen kuin ko. alue voidaan ottaa käyttöön. Myöskään kustannuksia ei saa sidottua raportteihin; tällä hetkellä vain labrakustannukset on ajettuna sisään, ja nekin sillä tarkkuudella kuin labrahinnat meille annetaan. Tuotteistusta varten tarvitaan erillinen väline, mutta sitten kun tuotteistusväline (pDRG) on käytössä, ODS ja pDRG tukevat toisiaan johtamisen välineinä. 

Liite 1CGI:n tarjous 21.2.2014 nro 55965

Kustannukset

Käyttöönoton työkustannukset 7350 euroa.

Koulutus 3150 euroa.

Erillismaksut palveluhinnaston mukaisesti.

Hankintaa esitetään toteutettavaksi käyttäen sovellusvuokraus –vaihtoehtoa. Sovellusvuokra kattaa myös SBO BI –raportointivälineen lisenssit kahdelle pääkäyttäjälle, viidelle Ad-hoc raportin tekijälle sekä sadalle valmisraporttien katselijalle.

Pegasos ODS -ratkaisu ja tiedonsiirto raportointikantaan 5 675 euroa/kk.

Sovellusvuokrasopimus 3 vuotta (36 kk).

Pegasos ODS -ratkaisu ja tiedonsiirto raportointikantaan 204 300 euroa.

Myös tekninen ympäristö tarvitaan ja palvelinratkaisuksi ehdotetaan jo nykyisin olemassa olevan testipalvelimen hyödyntämistä. Palvelimen muistin määrää on lisättävä ja tästä aiheutuva kertakustannus on 1185 euroa (0% alv) sisältäen asennustyön.

Toimialajohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää, että hyvinvointitoimialalle hankitaan Pegasos ODS –raportointiratkaisu mahdollistamaan kliinisen hoidon laadun raportoinnin ja analysoinnin ja näin osaltaan luomaan edellytykset toiminnan kehittämiselle ja johtamiselle.

Yksiköitä velvoitetaan uuden raportointiratkaisun käyttöönottoon ja sitoutumaan välineen käyttöön kaikilla tasoilla ja kehittämään toiminnan prosessejaan. 

Hankinta tehdään potilastietojärjestelmän toimittajan, CGI Suomi Oy:n tarjouksen nro 55965 mukaisesti.

Sovelluksen hankinnan laskennallinen kokonaisarvio kolmen vuoden ajalle on 204.300 euroa (alv 0%). Tämän lisäksi käyttöönoton kustannukset 7350 euroa (alv 0%) ja koulutuskustannukset 3150 euroa (alv 0%).

Hankintaan on varauduttu vuoden 2014 investointimäärärahoissa.

ODS-raportointiratkaisun hankintakustannukset ja käyttöönottoprojektin kustannukset vuodelta 2014 kirjataan hankintaan varatuista investointimäärärahoista. Vuodesta 2015 alkaen kustannukset kirjataan Pegasos -käyttökustannusten jaon mukaisesti tulosalueille.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.