Hyvinvointitoimiala, eArkisto –projektipäällikkö Suvi Vainiomäki, ratkaisupäällikkö Mika Lempinen, IT  –kokonaisarkkitehtuurit, pääsuunnittelija Minna Salakoski 16.1.2014:

Pegasos eOpisto on apuväline potilastietojärjestelmän koulutuksen toteuttamiseen, toteuman seurantaan sekä tuotantokäytön tukeen. Pegasos -eOpisto tarjoaa käyttäjäorganisaatioille yhdenmukaisen vakioidun potilastietojärjestelmän koulutusmallin ja järjestelmän, jonka avulla voidaan todentaa koulutus järjestetyksi. Oppimisympäristön raporteilla voidaan todentaa henkilöiden suorittaneen tietyt oppikokonaisuudet eli kurssit.

Kansalliset eArkisto –vaatimukset täyttävä Pegasos –potilastietojärjestelmä version käyttöönotto on suunniteltu toukokuulle 2014. Tämä versio on CE-merkitty ja sen käyttö edellyttää todennettua käyttäjäkoulutusta. Potilastietojärjestelmän CE-merkittyjen ohjelmisto-osien osalta käyttäjä saa jatkossa eOpistosta sertifikaatin. CE-merkinnän takia organisaation on pystyttävä osoittamaan että henkilöllä joka käyttää terveydenhuollon tietojärjestelmää, on sen turvallisen käytön vaatima osaaminen.  Laki edellyttää että sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköllä tulee olla seurantajärjestelmä laitteiden ja niiden käytön turvallisuuden varmistamiseksi. eOpisto mahdollistaa potilastietojärjestelmän osalta esimiehille koulutusten seurannan aikaisempaa paremmin, sekä CE-merkinnän edellyttämän käyttötaidon todentamisen, joka on laissa velvoitteena.

Potilastiedon arkistoon liittyminen tuottaa Hyvinvointitoimialalle massiivisen koulutustarpeen ennen toukokuuta 2014. eOpistossa on potilastiedon arkiston toiminnallisuuksiin liittyviä koulutuskokonaisuuksia. eArkiston vaiheistuksen myötä jatkossa tulee uusia koulutuskokonaisuuksia (esim. geneerinen hoitosuunnitelma), jotka koskettavat koko henkilökuntaa.

eOpisto koostuu oppimisympäristö portaalista, jossa oppiminen tapahtuu. Käyttäjä voi kirjautua omalla käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan portaaliin mistä ja milloin vain. Käyttäjä pääsee kirjautumaan vain sellaiselle kurssille, johon hänelle on annettu oikeudet. Oppimisportaali vapauttaa kouluttajaresurssia sekä uusien ominaisuuksia käyttöönotettaessa mutta myös sijaisten ja uusien työntekijöiden perehdyttämisessä. eOpisto mahdollistaa jatkuvan koulutuksen eikä enää olla enää sidoksissa harvoin järjestettäviin laajoihin koulutuksiin.

Kurssi sisältää opetusmateriaalit, jotka koostuvat opetusvideoista. Videot ovat kuvattu tietojärjestelmästä ja sisältävät puheäänen. Opetusmateriaali sisältää testit niiden opiskeltavien materiaalien osalta, jotka ovat potilastietojärjestelmän CE-merkittyjä tuotteita. eOppimisympäristöön voi sisällyttää muutakin materiaalia, kuten pdf-tiedostoja. eOppimisympäristön kurssille voidaan lisätä myös asiakasorganisaation haluamaa materiaalia, esimerkiksi organisaatiokohtaisia käyttöohjeita, toimintamalleja, koulutuskalentereita. Nykyiset Pegasos-ohjeet ovat vaikeasti löydettävissä ja hajallaan eri yksiköissä sekä osittain vanhentuneita ja tämä on johtanut pääkäyttäjien työmäärän lisääntymiseen ja mahdollisiin vääriin käyttötapoihin. eOpisto on tapa yhdenmukaistaa, ajantasaistaa ja kerätä ohjeistus yhteen paikkaan.

eOpiston käyttäjät koostuvat erilaisista osallistujaryhmistä. Osallistujaryhmät voidaan koota terveydenhuollon ammattilaisten eri tehtävän mukaisista käyttäjäryhmistä, esim:  CE–merkittyjen tuotteiden sertifikaatin suorittavat (kaikki käyttäjät) , ohjelmiston uusien ominaisuuksien opetteleminen (kaikki käyttäjät) ja perehdytyskoulutus (uudet työntekijät).

CGI vastaa Pegasos - eOppimisympäristön keskeisistä opetusmateriaaleista, ylläpidosta ja versiokehityksestä. CGI vastaa siitä, että organisaatiolla on tarkoituksenmukainen oma oppimisympäristö käytettävissä. Ylläpitopalvelu käynnistyy käyttöönottohankkeen tai -projektin päättyessä ja järjestelmän/ratkaisun tuotantokäytön alkaessa. Käyttöönottohankkeen tai -projektin tehtävänä on ennen sen päättymistä organisoida ylläpitopalveluun siirtyminen sekä sopia toimittajan ja asiakkaan vastuut ja vastuuhenkilöt sekä tiedottamismenettelyt tai näiden vaatimat muutokset ylläpidon aikana.

Ylläpitosopimukseen sisältyvien palvelujen tuottamisesta asiakkaalle vastaa toimittaja. Ylläpitosopimukseen sisältyy asiakaspalvelu ja sovelluskäyttöpalvelu. Sopimukseen voidaan sisällyttää myös erikseen mainittuja lisäpalveluita. Ylläpitopalvelussa noudatetaan JIT2007 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007 – Yleiset ehdot). Palvelukokonaisuudesta koulutusmateriaaleineen on saatu CGI Suomi oy:ltä tarjous nro 68084.

Kustannukset

Käyttöönoton työkustannukset 5000 euroa.

Tekninen toteutus, lisenssit, käyttö- ja hallintapalvelut

·        0,75 € / käyttäjä (3500)  / kk = 2625 € / kk

·        Sisällöt Pegasos versioissa 9.0, jotka tarvitaan CE-merkintää ja eArkisto varten ovat:

o  Lääkehoito ja lääkehoidon sisällön hallintapalvelu 300,00 € /kk

o  Laboratorio ja laboratorion sisällön hallintapalvelu 100,00 €/ kk

o  HW-kertomus + Suostumuksen hallinta + Yhteenveto 400,00 €/kk

Toimialajohtaja Riitta Liuksa 28.1.2014:

EhdotusSosiaali- ja terveyslautakunta päättää, että hyvinvointitoimialalle hankitaan Pegasos eOpisto – oppimisympäristö koulutusmateriaaleineen tukemaan Kansallisen eArkisto –vaatimukset täyttävän potilastietojärjestelmäversion käyttöönottoa. Käyttöönotto vaiheistetaan niin, että se on käytettävissä henkilökunnan eArkisto -koulutuksen tukena kevään 2014 kuluessa ja edelleen sen jälkeen jatkuvassa käytössä perehdytyksen osana uusille työntekijöille ja tulevissa potilastietojärjestelmämuutoksissa.

Hankinta tehdään potilastietojärjestelmän toimittajan, CGI Suomi Oy:n tarjouksen nro 68084 mukaisesti. CGI vastaa Pegasos - eOppimisympäristön keskeisistä opetusmateriaaleista, ylläpidosta ja versiokehityksestä. CGI vastaa siitä, että organisaatiolla on tarkoituksenmukainen oma oppimisympäristö käytettävissä.

Käyttöönoton kustannukset 5000 euroa.  Käyttökustannukset arvioidulle 3500 käyttäjälle oppimateriaaleineen sekä järjestelmän ja oppimateriaalisisältöjen jatkuva ylläpito on n. 3500 euroa / kk. Hankinnan laskennallinen kokonaisarvo neljän vuoden ajalle on 169 400 euroa.

Kustannukset kirjataan pegasos -käyttökustannusten jaon mukaisesti tulosalueille.

Yksiköiden esimiehiä velvoitetaan huolehtimaan siitä, että henkilökunta perehtyy riittävästi tuleviin eArkisto- ja CE –merkityn potilastietojärjestelmän aiheuttamiin muutoksiin, sekä seuraa henkilökunnan suorittamia potilastietojärjestelmän CE –merkittyjen ohjelmisto-osiokoulutusten ja testien tuloksia.

Hankinnasta tehdään erillinen tilaus tai sopimus.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.