​Direktören för servicenätet Minna Juselius och tf. lokalchef Pauliina Karjalainen 31.1.2023:

Anvisningen för planering av lokalprojekt har traditionellt beskrivit innehållet i behovsutredningen och projektplanen för lokalprojekt samt principerna, ansvaren och förfaringssätten för utarbetandeprocesserna. Den gällande anvisningen för behovsutredning och projektplanering godkändes i fullmäktige 26.2.2018 § 37. Anvisningen gäller alla lokalprojekt som genomförs av Åbo stad.

Stadens organisation och enhetsstruktur har förändrats efter 2018, något som också har påverkat rollerna och ansvaren som fastställts i anvisningarna för behovsutredning och projektplanering. Dessutom har utvecklingsbehov uppdagats i processen kring lokalprojekt, vilket också lett till behov av att uppdatera anvisningen.

För uppdateringen av anvisningen för behovsutredning och projektplanering svarade en beredningsgrupp under ledning av direktören för servicenätet Minna Juselius. Beredningsgruppen bestod av företrädare för koncernförvaltningens lokalitetstjänster och för stadsbyggande inom stadsmiljötjänsterna.​

De väsentligaste ändringarna gäller en smidigare lokalprojektprocess och gränserna för beslutanderätt. Genom att uppdatera anvisningen eftersträvas en tydligare process, effektivare samarbete och snabbare genomloppstid för lokalprojekten.

I den nya anvisningen fastställs gränserna för beredningsprocesser och beslutanderätt utifrån hurdan typ av lokalprojekt det handlar om. Lokalprojekten indelas enligt följande

1​ ​ ​ Mindre projekt

2​ ​ ​ Större projekt

3​ ​ ​ Hybridprojekt

4​ ​ ​ Hyresprojekt

5​ ​ ​ Akut lokalprojekt

För mindre projekt vars kostnadsförslag överskrider 0,2 M€ och underskrider 3 M€ utarbetas ett projektkort. Mindre projekt sammanställs på en samlingslista som godkänns av kanslichefen. Enskilda projektkort godkänns inte separat. Den gällande gränsen för godkännande av projekt som ingår i den mindre samlingslistan för investeringar är under 1 miljon euro.

För större investeringsprojekt vars kostnadsförslag ligger på minst 3 miljoner euro utarbetas en projektplan. En separat behovsutredning utarbetas inte längre. Projektplanen godkänns i stadsstyrelsen då dess värde ligger mellan 3 och 10 M€ och i fullmäktige då dess värde överskrider 10 M€. Gränserna som gäller i nuläget är 1–3 M€ och över 3 M€. ​ ​ ​

Med hybridprojekt avses ett projekt som innehåller byggande av både infrastruktur och verksamhetslokaler i avsevärd utsträckning.För hybridprojekt utarbetas ett projektkort eller en projektplan där infrastrukturbyggandets och lokalprojektets innehåll, omfattning, samordnade tidtabell och genomförandeplan beskrivs. Beslutsnivån för ett hybridprojekt fastställs enligt projektets totala värde och kan finansieras ur olika kostnadsställen (lokal- och infrastrukturinvesteringar).

Med hyresprojekt avses ett projekt där lokalbehovet åtgärdas genom att hyra lokaler på marknaden. Om det handlar om en lokallösning som kräver stora ändringsarbeten eller en långvarig förbindelse, utarbetas en projektplan i den omfattning som anses ändamålsenlig. Projektplanen godkänns av lokalservicedirektören om årshyran är under 300.000 €, av stadsstyrelsen om årshyran är 300.000–600.000 € och av fullmäktige om årshyran är över 600.000 €. Gränserna som gäller i nuläget är under 200.000 €, 200.000–300.000 € och över 300.000 € per år.

Med akut lokalprojekt avses ett projekt som med tanke på produktionen av en tjänster som staden svarar för oundvikligen måste genomföras i skyndsam ordning. För akuta lokalitetsprojekt utarbetas varken ett projektkort eller en projektplan. Beslut om upphandling fattas utifrån inlämnade anbud av den instans som motsvarar ovannämnda gränser för beslutsrätt.

Följande utredningar och handlingar ska utarbetas i lokalprojektprocessen:

1​ ​ ​ Förhandsutredning (utarbetas av användarparten)

3.​ ​ ​ Pedagogisk/verksamhetsmässig plan (utarbetas av användarparten)

4.​ ​ ​ Projektkort (utarbetas av enheten för byggherreverksamhet för lokaler)

5.​ ​ ​ Projektplan (utarbetas av lokalitetstjänsterna. Innehåller olika utredningar bl.a. av byggplatsen)

Ett nytt inslag i anvisningen är att separata behovsutredningar inte längre utarbetas. I projektplanen sammanförs en beskrivning av lokalbehovet och lösningen på det. Under projektplaneringsprocessen fastställs och presenteras utgångspunkterna till lokalprojektet, kvantitativa och kvalitativa behov i anslutning till lokalerna, tekniska faktorer kring projektet, lokalernas läge, anskaffningssätt, tidtabell och variationsintervall i kostnadsförslaget.

Ett nytt särdrag för projektplanen är att man istället för kostnadsförslag presenterar ett variationsintervall för kostnaderna som bestäms enligt de projektuppgifter som är tillgängliga vid den tidpunkten. Intervallets storlek påverkas bl.a. av projektets komplexitet, antalet undersökningar och utredningar och deras kvalitet samt noggrannheten hos tekniska lösningar.

Till anvisningen för projektplanering av lokalprojekt har dessutom fogats följande nya inslag som ska beaktas:

• fastställande och förfarande vid integrerad projektleverans (bl.a. alliansmodellen)
• fastställande och förfarande vid hybridprojekt, med vilket avses infrastruktur- och lokalprojekt som genomförs som gemensamt projekt​
• akut lokalprojekt​
• kommunikation och kommunikationsplanering
• beaktande av klimat och energisynpunkter kring projekten
• uppföljning av projekten

Lokalitetstjänsterna svarar för utarbetandet av lokalinvesteringsprogrammet såsom hittills.

Den nya anvisningen för projektplanering förknippas med ändringar som också måste beaktas i förvaltningsstadgan. Ändringarna i förvaltningsstadgan föreläggs fullmäktige separat för beslut.

Bilaga 1​Anvisning för planering av lokalprojekt

Tilläggsmaterial​Anvisning för behovsutredning och planering av lokalprojekt 26.2.2018 § 37 (på finska).

Stadsstyrelsens förslag​​

Stadsfullmäktige beslutar att godkänna anvisningen för planering av infrastrukturprojekt i bilaga 1 så att den ersätter anvisningen för behovsutredning och planering av lokalprojekt som godkändes 26.2.2018 § 37.

Bilaga 1​Anvisning för planering av lokalprojekt

Tilläggsmaterial 1​Anvisning för behovsutredning och planering av lokalprojekt 26.2.2018 § 37 (på finska).

Stadsstyrelsens förslag​​

Stadsfullmäktige beslutar att godkänna anvisningen för planering av infrastrukturprojekt i bilaga 1 så att den ersätter anvisningen för behovsutredning och planering av lokalprojekt som godkändes 26.2.2018 § 37.

BeslutFörslaget godkändes.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

​Framlagt ändringsförslag och dess behandling

Yrttiaho lämnade understödd av Girs följande ändringsförslag:

​”De nuvarande gränserna för beslutanderätt ska gälla även i fortsättningen, dvs. tjänsteinnehavare fattar beslut om projekt som underskrider 1 miljon euro, stadsstyrelsen om projekt som överskrider 1 miljon euro och fullmäktige om projekt som överskrider 3 miljoner euro.

Om projektkostnaderna ökar med 5 procent eller mer, godkänns den ändrade kostnadskalkylen av det organ som fattat beslutet. Samma förfarande tillämpas då kostnaderna ökar med 0,5 miljoner euro eller mer.

Motiveringar:

Grundförslaget minskar fullmäktiges makt och höjer gränserna för beslutanderätt så att beslut om synnerligen stora projekt, som kan uppgå till upp till 3–10 miljoner euro, i fortsättningen kan fattas i stadsstyrelsen bakom lyckta dörrar. Tjänsteinnehavarnas beslutanderätt höjs i grundförslaget så att den även gäller projekt som uppgår till 3 miljoner euro.

Ändringar i kostnadskalkylerna skulle föreläggas för godkännande först efter kostnadshöjningar på 10 procent. Den nya anvisningen skulle ge möjlighet att höja kostnaderna för mycket stora projekt med flera miljoner euro utan skyldighet till ny behandling.

Grundförslaget försämrar den demokratiska och öppna övervakningen av projektkostnader och leder på så sätt mer sannolikt än tidigare till större överskridningar av kostnadskalkylerna än tidigare.”

Efter avslutad diskussion framställde ordförande följande omröstningsordning: De fullmäktigeledamöter som understöder stadsstyrelsens förslag, röstar "ja", om "nej" vinner har Yrttiahos ändringsförslag blivit godkänt. Omröstningsordningen godkändes.​

I den maskinella omröstningen understödde 56 fullmäktigeledamöter stadsstyrelsens förslag och 10 fullmäktigeledamöter understödde Yrttiahos ändringsförslag, 1 fullmäktigeledamot röstade blankt, och således blev stadsstyrelsens förslag stadsfullmäktiges beslut.

Bilaga 2​Omröstningsförteckning ​