Lokalservicedirektör Leevi Luoto, ställföreträdare för lokalcehefen Soile Viiri och byggherreingenjör Iiro Tainio 3.8.2022:

Stadsstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 31.1.2022 § 33 i anslutning till helheten ”Anskaffningar av ersättande lokaler för skolor och daghem samt därtill hörande idrottslokaler” bland annat att man i fortsättningen inleder processer gällande akut anskaffning av ersättande lokaler genom lokalservicedirektörens beslutsprotokoll, att slutliga beslutsförslag som fattats utifrån anbud föreläggs för beslut i enlighet med gränserna för beslutanderätt i anvisningarna för behovsutredning och projektplanering samt att de nya hyreskostnaderna för rumselementen föreläggs nämnden i fråga för kännedom och tas i beaktande i delårsöversikterna och budgetförslaget. Samtidigt beslutade stadsstyrelsen att lokalitetstjänsterna kan inleda anbudsförfarandet gällande hyrning av ersättande lokaler för Laustis idrottshall så att tomten för Laustis skola fastställs som läge för ersättande lokaler och att upphandlingen grundar sig på en entreprenad med helhetsansvar.

Lokalitetstjänsterna publicerade 25.3.2022 en upphandlingsannons i Hilma, anmälningskanalen för offentliga upphandlingar, gällande hyrning av ersättande lokaler för Laustis idrottshall. Vid upphandlingen användes öppet förfarande och urvalsgrunden var det lägsta priset. I anbudet var det möjligt att hänföra hallkonstruktionen samt personalrummen till egna hyreskostnader, eftersom det inte finns en sådan aktör som bygger båda lokalerna.

Inom den bestämda tidsfristen 2.5.2022 kl. 12.00 lämnades inga anbud in.

Upphandlingsenheten frågade de företag som deltog i upphandlingen varför de inte lämnade anbud. I fråga om halleveranser fick man ett svar att hyrningen inte är möjlig som upphandlingsform. Av den anledningen föreslogs att upphandlingen avbryts och att det inleds ett nytt anbudsförfarande varvid en annan upphandlingsform används. Som upphandlingsform för alla lokalers del (personalrum samt idrottshall) föreslogs ett köp av lokalerna med leasingfinansiering (Lokalservicedirektörens beslut 24.5.2022 § 30) En ny upphandlingsannons gällande upphandlingen publicerades i i Hilma, anmälningskanalen för offentliga upphandlingar 9.6.2022. Enligt lokalprogrammet som bifogats till anbudsbegäran är objektets omfattning 881 m2 lägenhetsyta.

I den ifrågavarande Hilma-annonsen gjordes 28.6.2022 en korrigering som utöver PVC-hallar o.dyl. möjliggjorde även andra lösningar såsom till exempel rumselement. Samtidigt förlängdes anbudstiden till 15.7.2022.

Det uppskattade totalvärdet på upphandlingen uppgick till 750.000-1.000.000 euro. Lokalitetstjänsterna har inte tidigare haft kännedom om priset gällande upphandling av ersättande lokaler för idrottshallar och motsvarande projekt har inte genomförts inom lokalitetstjänsterna.

För att komma med i jämförelsen måste anbudsgivaren uppfylla kraven i beställaransvarslagen, åtminstone ha kreditvärdighetsklassificeringen A enligt Rating Alfa-rekommendationerna och en omsättning som för de tre senaste åren är minst dubbelt så stor som värdet på uppdraget. Dessutom skulle anbudsgivaren presentera 2 motsvarande flyttbara ersättande lokaler och en motsvarande idrottshall som referens under de senaste fem åren.

Som bilaga till anbuden förutsattes arkitektplaner enligt följande:

• planritning 1:500 som visar placeringen av gårdsområden som ansluter till lokalerna och deras funktioner samt förbindelseleder
• skissritningar 1:100 (botten, fasader)
• utredning av VVS-systemen
• beskrivning av el- och teleanläggningar.

Dokumenten kunde fritt hämtas från Haahtelas Pris-projektbank. Sammanlagt 16 registrerade sig i projektbanken för att hämta dokument för anbudsbegäran.

Inom den bestämda tidsfristen 15.7.2022 kl. 12 lämnades ett anbud in:

Elementit-E Oy, anbudspris            2.558.000 euro (mms 0 %)

Elementit-E:s anbud mötte de lokalkrav som ingick i anbudsbegäran och var således förenligt med anbudsbegäran. 

Elementit-E Oy lämnade det enda anbudet som motsvarade anbudsbegäran. Anbudet uppgick till totalt 2.558.000 euro ( 2.904 €/m2 lägenhetsyta) (moms 0 %).

I nuläget höjs kostnaderna av att priserna på byggandet i allmänhet och byggmaterialet har ökat kraftigt och antagligen av att anbudsgivaren inte har användning för idrottssalen i fortsättningen.

De ersättande lokalerna för Laustis idrottshall ska anskaffas av Elementit-E Oy som lämnade det enda anbudet som motsvarade anbudsbegäran.

Stadsstyrelsens förslag    

Stadsfullmäktige beslutar att

• de ersättande lokalerna för Laustis idrottshall anskaffas av Elementit-E Oy som lämnade det lägsta anbudet för en summa på totalt 2 558 000 € (moms 0 %),
• upphandlingen finansieras genom ramavtalet för leasingfinansiering som ingåtts med Kommunfinans Abp,
• lokalservicedirektören berättigas att göra behövliga mindre ändringar i entreprenadavtalet som ingick i bilagan till anbudsbegäran och underteckna avtalet. Dessutom berättigas lokalservicedirektören att underteckna finansieringsavtalet med Kommunfinans Abp samt trepartsavtalet som fastställer entreprenörens, stadens och finansiärens roller och ansvarsförhållanden och
• avtalet ingås inte genom detta beslut utan senare genom ett avtal som kan ingås tidigast 14 dagar efter att avtalsparten har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen. Beslutet kan ändras på grundval av besvär, krav på upphandlingsrättelse eller högre myndighets upptagningsrätt.

BeslutFörslaget godkändes.

Stf. lokalservicedirektör Leevi Luoto deltog i sammanträdet för att redogöra för ärendet.

Ärendet föredrogs av borgmästare Minna Arve.

Stadsstyrelsens förslag    

Stadsfullmäktige beslutar att

• de ersättande lokalerna för Laustis idrottshall anskaffas av Elementit-E Oy som lämnade det lägsta anbudet för en summa på totalt 2 558 000 € (moms 0 %),
• upphandlingen finansieras genom ramavtalet för leasingfinansiering som ingåtts med Kommunfinans Abp,
• lokalservicedirektören berättigas att göra behövliga mindre ändringar i entreprenadavtalet som ingick i bilagan till anbudsbegäran och underteckna avtalet. Dessutom berättigas lokalservicedirektören att underteckna finansieringsavtalet med Kommunfinans Abp samt trepartsavtalet som fastställer entreprenörens, stadens och finansiärens roller och ansvarsförhållanden och
• avtalet ingås inte genom detta beslut utan senare genom ett avtal som kan ingås tidigast 14 dagar efter att avtalsparten har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen. Beslutet kan ändras på grundval av besvär, krav på upphandlingsrättelse eller högre myndighets upptagningsrätt.

BeslutFörslaget godkändes.