Lokalchef Kirsi Eronen, lokalservicedirektör Leevi Luoto och servicebokskoordinator Jouni Färm 24.5.2022:

Stadsstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 31.1.2022 § 33 i anslutning till helheten ”Anskaffningar av ersättande lokaler för skolor och daghem samt därtill hörande idrottslokaler” bland annat att man i fortsättningen inleder processer gällande akut anskaffning av ersättande lokaler genom lokalservicedirektörens beslutsprotokoll, att slutliga beslutsförslag som fattats utifrån anbud föreläggs för beslut i enlighet med gränserna för beslutanderätt i anvisningarna för behovsutredning och projektplanering samt att de nya hyreskostnaderna för rumselementen föreläggs nämnden i fråga för kännedom och tas i beaktande i delårsöversikterna och budgetförslaget. Samtidigt beslutade stadsstyrelsen att lokalitetstjänsterna kan inleda upphandlingen av rumselement för tilläggslokalerna för Hepokullan koulu så att läget bekräftades bli tomten för Hepokullan koulu och att upphandlingen grundar sig på en entreprenad med helhetsansvar.

Anbuden lämnades in 31.3.2022. Vid granskningen av anbuden blev det tydligt att anvisningarna för anbudsbegäran innehållit information som kunde tolkas på olika sätt. På grund av detta hade byggnaderna placerats på fel ställe på tomten i anbuden, vilket ledde till att resultat blev raka motsatsen till det som var upphandlingsenhetens syfte t.ex. för skolgårdens del, då t.ex. lekredskapen och spelplanen helt försvann från gården i anbuden. Därtill lade man märke till att några lokaler fattades från småbarnspedagogikens lokalprogram, som skulle läggas till i lokalprogrammet. Således upptäcktes ett väsentligt fel i upphandlingsförfarandet, och felet kunde inte korrigeras på annat sätt än genom att avbryta upphandlingen och inleda ett helt nytt anbudsförfarande.

Lokalservicedirektören beslöt 12.4.2022 § 21 att avbryta den tidigare upphandlingen och starta en leasingupphandling av tilläggslokaler på nytt efter att besvärstiden utgått så att anbudsbegäran preciserades. Lokalitetstjänsterna publicerade 28.4.2022 en upphandlingsannons i Hilma, anmälningskanalen för offentliga upphandlingar, gällande anskaffning av tilläggslokaler för Hepokullan koulu till skolgården. Vid upphandlingen användes öppet förfarande och urvalsgrunden var det lägsta priset.

Det uppskattade totalvärdet på upphandlingen uppgick till 1,8–2,5 miljoner euro. Prognosen utgår från tidigare upphandlingar och en bedömning utifrån antalet kvadratmeter. Enligt förvaltningsstadgan beslutar stadsstyrelsen om anskaffning, överlåtelse och uthyrning av fast och lös egendom samt andra avtal och förbindelser som grundar sig på ägarbesittningen om köpesumman eller avtalsersättningen överskrider 1–3 miljoner euro eller årshyran överskrider 200 000–300 000 euro, och gällande den överskridande delen innehar stadsfullmäktige beslutanderätten. På basis av det anbud som föreslås godkännas har stadsfullmäktige beslutanderätt i denna upphandling.

För att komma med i jämförelsen måste anbudsgivaren uppfylla kraven i beställaransvarslagen, åtminstone ha kreditvärdighetsklassificeringen A enligt Rating Alfa-rekommendationerna och en omsättning som för de tre senaste åren är minst dubbelt så stor som de totala hyreskostnaderna för uppdraget. Dessutom skulle anbudsgivaren presentera 2 referensobjekt för motsvarande flyttbara skolor eller daghem som genomförts under de senaste fem åren.

Som bilaga till anbuden förutsattes arkitektplaner enligt följande:

• Planritning 1:500 som visar placeringen av gårdsområden som ansluter till lokalerna och deras funktioner samt förbindelseleder
• Skissritningar 1:100 (botten, fasader)
• Utredning av konstruktionssystemen

Dokumenten kunde fritt hämtas från Haahtelas Pris-projektbank. Sammanlagt 16 registrerade sig i projektbanken för att hämta dokument för anbudsbegäran.

Inom den bestämda tidsfristen 20.5.2022 kl. 12.00 lämnades två erbjudanden in.

Anbud inlämnades av:

Moduulitila Group Oy

Elementit-E Oy

Av de inlämnade anbuden föreslås att Moduulitila Group Oy:s anbud avslås på följande grunder eftersom det stred mot villkoren i anbudsbegäran:

• Byggnaden för tilläggslokaler ska placera på ett gatuområde med en bullernivå på 50dB. I anbudet som lämnades in har inte kraven i anknytning till bullernivån tagits i beaktande i byggnadens konstruktioner.
• Klassrummens storlek underskrider de lokalitetskrav som ställs på klassrum och är mindre än de klassrum som presenterades i lokalprogrammet, bl.a. OT3-utmätningen var 60 m² då OT3-lokalerna i anbuden var 45,6 m² och 54,1 m², vilket inte möter kraven för klassrum.
• Erbjudandet innehöll otaliga andra detaljer som stred emot informationen i anbudsbegäran, samt motstridigheter gällande bl.a. VVS-systemet och elsystemen.
• En allmän kommentar i dokumenten om att projektet genomförs enligt anbudsbegäran räcker inte, ifall de för jämförelsen väsentliga handlingarna inte motsvarar anbudsbegäran och till sitt innehåll avviker från informationen i anbudsbegäran.

Marknadsdomstolen har bl.a. konstaterat att (MAO:324/18 och MAO:693/17) en situation då ett anbud inte motsvarar anbudsbegäran eller är motstridigt till sitt innehåll, inte kan korrigeras genom att i anbudet nämna att anbudsgivaren förbinder sig till att på en allmän nivå möta kraven i anbudsbegäran. I övriga fall skulle anbudet som en skriftlig utredning enligt anbudsbegäran mista sitt värde.  

Således var Elementit-E:s anbud det enda inlämnade anbudet som mötte de krav som ingick i anbudsbegäran. 

Elementit-E Oy lämnade det enda anbudet som motsvarade anbudsbegäran. Anbudet uppgick till totalt 3 242 807 euro (moms 0 %).

De ersättande lokalerna om sammanlagt 1273,1 m² som placeras på gården för Hepokullan koulu på adressen Varkkabergsgatan 42, ska anskaffas av Elementit-E Oy som lämnade det enda anbudet som motsvarade anbudsbegäran. Lokalerna ska vara färdiga att tas i bruk 23.12.2022.

Stadsstyrelsens förslag     

 Stadsfullmäktige beslutar att

• de flyttbara tilläggslokalerna för Hepokullan koulu anskaffas av Elementit-E Oy som gett det lägsta erbjudandet för en summa på totalt 3 242 807 € (moms 0 %),
• anbudet av Moduulitila Group Oy avslås eftersom det stred mot anbudsbegäran enligt de i föredragningstexten närmare specificerade grunderna,
• upphandlingen finansieras genom ramavtalet för leasingfinansiering som ingåtts med Kommunfinans Abp,
• lokalservicedirektören berättigas att göra behövliga mindre ändringar i entreprenadavtalet som ingick i bilagan till anbudsbegäran och underteckna avtalet. Dessutom berättigas lokalservicedirektören att underteckna finansieringsavtalet med Kommunfinans Abp samt trepartsavtalet som fastställer entreprenörens, stadens och finansiärens roller och ansvarsförhållanden och
• avtalet ingås inte genom detta beslut utan senare genom ett avtal som kan ingås tidigast 14 dagar efter att avtalsparten har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen. Beslutet kan ändras på grundval av besvär, krav på upphandlingsrättelse eller högre myndighets upptagningsrätt.

BeslutFörslaget godkändes.

Stadsstyrelsens förslag     

 Stadsfullmäktige beslutar att

• de flyttbara tilläggslokalerna för Hepokullan koulu anskaffas av Elementit-E Oy som gett det lägsta erbjudandet för en summa på totalt 3 242 807 € (moms 0 %),
• anbudet av Moduulitila Group Oy avslås eftersom det stred mot anbudsbegäran enligt de i föredragningstexten närmare specificerade grunderna,
• upphandlingen finansieras genom ramavtalet för leasingfinansiering som ingåtts med Kommunfinans Abp,
• lokalservicedirektören berättigas att göra behövliga mindre ändringar i entreprenadavtalet som ingick i bilagan till anbudsbegäran och underteckna avtalet. Dessutom berättigas lokalservicedirektören att underteckna finansieringsavtalet med Kommunfinans Abp samt trepartsavtalet som fastställer entreprenörens, stadens och finansiärens roller och ansvarsförhållanden och
• avtalet ingås inte genom detta beslut utan senare genom ett avtal som kan ingås tidigast 14 dagar efter att avtalsparten har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen. Beslutet kan ändras på grundval av besvär, krav på upphandlingsrättelse eller högre myndighets upptagningsrätt.

BeslutFörslaget godkändes.