Lokalservicedirektör Tuomas Koskiniemi, lokalchef Minna Juselius, lokalförvaltningschef Leevi Luoto och byggherreingenjör Iiro Tainio 29.1.2021:

Stadsstyrelsen behandlade vid sitt sammanträde 30.11.2020 § 521 upphandlingen av rumselement för skolorna Luolavuoren koulu, Nummenpakan koulu, Katariinan koulu och Kupittaan koulu samt daghemmet Pernontien päiväkoti. Dessutom behandlades utgångspunkterna för konkurrensutsättningen och kriterierna för upphandlingen. Stadsstyrelsen beslutade

• att konkurrensutsättningen för ersättande lokaler i form av rumselement för skolorna Luolavuoren koulu, Nummenpakan koulu, Katariinan koulu, Kupittaan koulus enhet vid Syrengränden och daghemmet Pernontien päiväkoti inleds,
• att rumselementen för skolorna Nummenpakan koulu och Katariinan koulu konkurrensutsätts som hyresprojekt med treårigt hyresavtal och
• att rumselementen för skolorna Kupittaan koulu och Luolavuoren koulu samt daghemmet Pernontien päiväkoti upphandlas enligt leasingmodellen.
• Samtidigt beslutade stadsstyrelsen att berättiga lokalservicedirektören att godkänna och underteckna dokumenten för anbudsbegäran.

Konkurrensutsättningarna har genomförts i enlighet med stadsstyrelsens beslut och anbud tagits emot. Det är ändamålsenligt att besluten som fattas utifrån anbuden fattas separat för varje objekt, eftersom olika aktörer lämnade in anbud på de olika objekten. Enligt anvisningarna för behovsutredning och projektplanering som godkänts av fullmäktige ligger beslutanderätten för lokalinvesteringar som överskrider tre miljoner euro och hyresavtal där årshyran överskrider 300 000 euro hos fullmäktige.

Lokalitetstjänsterna publicerade 15.12.2020 en upphandlingsannons i Hilma, anmälningskanalen för offentliga upphandlingar, gällande hyrning av flyttbara ersättande lokaler för årskurs 1–6 i skolhuset Nummen koulutalo. Vid upphandlingen användes öppet förfarande och urvalsgrunden var det lägsta priset.

För att komma med i jämförelsen måste anbudsgivaren uppfylla kraven i beställaransvarslagen, åtminstone ha kreditvärdighetsklassificeringen A enligt Rating Alfa-rekommendationerna och en omsättning som för de tre senaste åren är minst dubbelt så stor som de totala hyreskostnaderna för uppdraget. Dessutom skulle anbudsgivaren presentera 2 referensobjekt för motsvarande flyttbara skolor eller daghem under de senaste fem åren.

Som bilaga till anbuden förutsattes arkitektplaner enligt följande:

• Planritning 1:500 som visar placeringen av gårdsområden som ansluter till lokalerna och deras funktioner samt förbindelseleder
• Skissritning 1:100 (botten, fasader)
• Utredning av konstruktionssystemen

Dokumenten kunde fritt hämtas från Haahtelas Pris-projektbank. Sammanlagt 17 registrerade sig i projektbanken för att hämta dokument för anbudsbegäran.

Inom den bestämda tidsfristen 22.1.2021 kl. 12.00 lämnades 3 anbud in.

Planritningarna i bilageplanerna i Adapteo Finland Oy:s anbud var bristfälliga såväl när det gäller placeringen av funktioner som förbindelseleder. Dessutom hade byggnaden placerats på tomten så att anslutningslinjen för fjärrvärme som hör till den permanenta byggnaden på tomten lämnade under byggnaden. En sådan placering är inte möjlig. I anbudsbegäran fastställdes ett preliminärt placeringsområde som avgränsades så att inget byggs ovanför fjärrvärmeanslutningen. Till anbudsbegäran bifogades också en karta över tomtledningar som visade läget för den ifrågavarande linjen. Dessutom saknades den i anbudsbegäran förutsatta rumshöjden från planerna.

Upphandlingsenheten begärde skriftligen en redogörelse för ovannämnda punkter 26.1.2021.

I sin tilläggsutredning meddelade Adapteo Finland Oy att bolaget ändrar sin lösning genom att överföra byggnadsmassa till andra byggnader och samtidigt öka deras våningstal. Dessutom lämnade Adapteo Finland Oy in nya bilageplaner till anbudsbegäran som bilaga till tilläggsutredningen.

Enligt upphandlingslagen tolkas de mottagna tilläggsplanerna som en ändring av anbudet, och inte en korrigering av det. Genomförandelösningen i de ursprungliga bilageplanerna kan inte genomföras, och det går inte att få denna disposition av byggnadsmassor att rymmas inom det förutsatta placeringsområdet genom flytta på dem inom tomten.

Enligt 3 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016; nedan upphandlingslagen) ska den upphandlande enheten behandla deltagare i upphandlingsförfaranden och andra leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt förfara öppet och med beaktande av proportionalitetskraven.

Enligt 104 § 2 mom. i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den vara, tjänst eller byggentreprenad som erbjuds överensstämmer med kraven i upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet. Enligt motiveringarna till lagrummet ansvarar anbudsgivaren för sitt anbud och för att det överensstämmer med kraven som den upphandlande enheten ställt upp. Rättspraxis utgår i regel från att den upphandlande enheten inte enbart har rätt att utesluta ett anbud vars innehåll inte motsvarar anbudsbegäran från anbudsförfarandet, utan att den upphandlande enheten för att säkerställa en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna även har skyldighet att utesluta ett anbud som inte motsvarar anbudsbegäran från anbudsförfarandet då anbudet på grund av att det är bristfälligt eller inte motsvarar anbudsbegäran äventyrar en jämlik och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna då anbuden jämförs.

Enligt 104 § 2 mom. och 74 § 2 mom. i upphandlingslagen kan den upphandlande enheten be anbudsgivare eller anbudssökande inom en tidsfrist som den upphandlande enheten sätter ut lämna, komplettera, förtydliga eller färdigställa ofullständig eller felaktig information eller dokumentation om informationen eller dokumentationen i anbudet eller anbudsansökan är ofullständig eller felaktig eller om vissa dokument eller viss information saknas. En förutsättning är att de principer som anges i 3 § iakttas vid förfarandet, dvs. likvärdighet och icke-diskriminering samt öppenhet och beaktande av proportionalitetskraven. 

Upphandlingsförfarandet utgår från att anbuden är slutliga. I ett anbudsförfarande utgår förfarandet från att anbudsgivarna ger sitt anbud och prissätter det oberoende av de andra anbudsgivarna. En likvärdig och icke-diskriminerande behandling förutsätter att ingen anbudsgivare ges möjlighet att förbättra sitt anbud.  Den upphandlande enheten är å andra sidan också skyldig att vid behov uppnå jämförbarhet mellan de anbud som mottagits så att problemet med att inte kunna jämföra anbuden sinsemellan inte äventyrar en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna i anbudsjämförelsen. Förfarandet får inte sikta på att förbättra tidigare bindande anbud.

Adapteo Oy ombads precisera anbudet som det lämnade i upphandlingsförfarandet, men i stället för att göra det lämnade Adapteo Oy ett ändrat anbud som väsentligt avviker från det ursprungliga anbudet. I det ändrade anbudet har läget och dispositionen av byggnadsmassorna ändrats på ett sätt som oundvikligen medför kostnadseffekter. I anbudsförfarandet och dess bilagor presenteras de uppgifter som behövs (bl.a. en ledningskarta som visar fjärrvärmelinjens läge). På basis av dessa uppgifter skulle anbudsgivarna avgöra placeringen av byggnaderna och dispositionen av byggnadsmassorna i sitt anbud på ett sätt som är genomförbar när det gäller tomten i fråga. Bland professionella planerare är det allmänt känt att det inte går att bygga ovanför en fjärrvärmelinje, även då det handlar om en tillfällig byggnad.

Den upphandlande enheten kan inte godkänna Adapteo Oy:s anbud som ändrats till följd av en begäran om precisering, eftersom det strider mot principerna för likvärdighet och icke-diskriminering som föreskrivs i 3 § i upphandlingslagen. Adapteo Oy:s ursprungliga anbud är i sin tur omöjligt att genomföra på ifrågavarande tomt, eftersom byggnaden placeras i anbudet ovanför en fjärrvärmelinje.  

Adapteo Finland Oy:s anbud måste avslås på grund av att det strider mot anbudsbegäran.

Alla andra anbudsgivare uppfyllde minimikraven och lämnade anbud som motsvarade anbudsbegäran.

Fixcel Group Oy, anbudspris                        137.643,00 euro/mån moms 0 %

Parmaco Oy, anbudspris                        105.900,00 euro/mån moms 0 %

Parmaco Oy lämnade det lägsta anbudet som motsvarade anbudsbegäran.

Månadshyran är 105.900,00 €/mån, vilket ger en årshyra på 1.270.800,00 €.

De ersättande lokalerna vid Påvegatan 13 ska anskaffas av Parmaco Oy som lämnade det lägsta anbudet som motsvarade anbudsbegäran. Ett hyresavtal på tre år ingås med leverantören. Lokalerna ska vara färdiga att användas för undervisning när skolan börjar i augusti 2021.

Bilaga 1Hyresavtal

Stadsstyrelsens förslag     

Stadsfullmäktige beslutar att de ersättande lokalerna för skolan Nummen koulu anskaffas av Parmaco Oy som lämnade det lägsta anbudet i enlighet med anbudsbegäran med en årshyra på 1.270.800,00 € (moms 0 %) enligt villkoren i hyresavtalet i bilaga 1.

Samtidigt beslutar fullmäktige att berättiga lokalservicedirektören att göra behövliga ändringar av teknisk natur i avtalet och att underteckna det.

BeslutFörslaget godkändes.

Lokalservicedirektör Tuomas Koskiniemi och lokalchef Minna Juselius deltog i sammanträdet via distansförbindelse för att redogöra för ärendet.

Bilaga 1Hyresavtal

Stadsstyrelsens förslag     

Stadsfullmäktige beslutar att de ersättande lokalerna för skolan Nummen koulu anskaffas av Parmaco Oy som lämnade det lägsta anbudet i enlighet med anbudsbegäran med en årshyra på 1.270.800,00 € (moms 0 %) enligt villkoren i hyresavtalet i bilaga 1.

Samtidigt beslutar fullmäktige att berättiga lokalservicedirektören att göra behövliga ändringar av teknisk natur i avtalet och att underteckna det.

BeslutFörslaget godkändes.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

Då behandlingen av ärendet inleddes meddelade ordförande Rantanen att hon med stöd av 145 § i förvaltningsstadgan begränsar anförandena vid behandlingen av detta ärende till högst 5 minuter.