Kanslichef Tuomas Heikkinen, lokalchef Minna Juselius och projektchef Tommy Gustafsson 22.12.2020:

Bakgrund

Stadsstyrelsen godkände vid sitt sammanträde 1.10.2019 § 365 utredningen av lokalbehovet för Åbo stads kontor och inledde projektplaneringen för en kontorslösning enligt placeringsalternativ B inklusive ombyggnaden av stadshusets flygeldel, Konsulhuset och lokalerna vid Universitetsgatan 27 a samt nybyggnaden för ”Demokratihuset” med följande preciseringar:

• parkering genomförs som ett separat projekt
• i samband med projektplanen ser man till att det finns tillräckligt med vilrum.

Projektplaneringsprocessen har indelats i två delar så att projektet kan genomföras i etapper. I den första fasen har man utarbetat en projektplan för grundläggande renovering och hyrning av lokalerna vid Universitetsgatan. I den följande fasen utarbetas en projektplan för grundläggande renovering av byggnaderna på gården till stadshuset och genomförande av nybyggnadsdelen.

Projektplanerna grundar sig på den av stadsstyrelsen godkända behovsutredningen med utgångspunkt i stadens lokal- och arbetskoncept Byråbo 20. I projektplanerna beaktas också den anteckning som gjorts i budgeten efter godkännandet av behovsutredningen och som påverkar dimensioneringen av projektet.

Lokal- och arbetskoncept som utgångspunkt för lokalplanering

Stadens lokal- och arbetskoncept går under namnet Byråbo 20. I konceptet dras riktlinjer upp för vilka arbetssätt som eftersträvas för kontorsarbetets del (administrativt arbete och expertarbete) och på vilka grunder kontorsmiljöer planeras i framtiden. I konceptet fastställs inga enskilda möbleringsmodeller eller andra detaljer utan stora linjer som beaktas när man tar fram kommande arbetsmiljölösningar.

Arbetsmiljön är en helhet som består av fysiska, virtuella och sociala miljöer. Med utveckling av arbetsmiljön eftersträvas följande:

• Att förbättra personalens trivsel i arbetet och arbetsgivarens anseende
• Att främja nya arbetssätt
• Att åstadkomma kostnadsbesparingar

I praktiken innebär detta att arbetssätt förnyas modigt, användningen av papper minskas, informationsgången främjas och arbetsprocesser utvecklas. Lokalerna dimensioneras på ett effektivt sätt och enkelrum slopas. Som grund för lokalplaneringen används principen om aktivitetsbaserade kontor så att särskild uppmärksamhet fästs vid ergonomi, trivsel och inneluftsförhållanden.

Ett aktivitetsbaserat kontor består av öppna och uppdelade lokaler samt av lokaler för olika arbetsuppgifter; möteslokaler, mötesplatser och tysta lokaler. Grundprincipen är att de anställda har möjlighet att välja plats utifrån vad de ska göra för tillfället. Som bäst främjar ett aktivitetsbaserat kontor samarbete, interaktion och informationsgång.

Lokalerna indelas i olika zoner så att en del av lokalerna är öppna för alla (offentlig zon), en del av lokalerna kan vara öppna för inbjudna gäster (halvoffentlig zon) och en del av lokalerna är reserverade endast för personalen (privat zon). Möteslokalerna och tjänster som eventuellt anknyter till dem koncentreras, vilket underlättar hanteringen av lokaler och gör det lättare för dem som besöker lokalerna. Med passerrättigheter regleras användningen av lokalerna och garanteras säkerheten i lokalerna samt datasäkerheten.

Arbetsplatserna standardiseras och alla arbetsbord är elektroniskt justerbara. En del av arbetsplatserna är namngivna och en del av dem är icke namngivna. Den smidiga lokalanvändningen förutsätter arbetsredskap som är lätta att ta med och flyttbara samt kompatibla sinsemellan. Bordsdatorerna ersätts med bärbara datorer i samband med årsbyten. Lokalerna utrustas så att den anställda kan börja arbeta så lätt som möjligt. Möteslokalerna förses med teknik som gör det möjligt att ordna hybridmöten.

Dimensionering av lokaler

Vid dimensionering av lokalerna utgår man från att arbetsplatser inte reserveras för varje anställd utan man använder den så kallade överbokningsprincipen. I behovsutredningen föreslogs en arbetsplatsdimensionering på 65 procent och en projektplan började utarbetas på basis av detta.

Coronapandemin som bröt ut våren 2020 tvingade staden att mycket snabbt anpassa sig till en helt ny situation och ett nytt sätt att arbeta. Åbo stads förvaltning övergick i rekordfart till distansarbete och virtuellt arbete. Situationen visade i praktiken vad som eftersträvats med Byråbo-konceptet, dvs. möjligheten att arbeta smidigt i stadens förvaltning. Det hundraprocentiga distansarbetet har också haft sina skuggsidor och enligt enkäter längtar personalen efter arbetsgemenskap, möten och ergonomiska arbetsplatser. Utifrån dessa observationer har arbetsplatsdimensioneringen för kontoren utvärderats på nytt. Även i budgeten som godkänts 16.11.2020 av stadsfullmäktige har skrivits in följande: ”Planeringen av Byråbo-konceptet preciseras på grund av den ökade distansarbetskulturen så att antalet arbetslokaler kan justeras till en arbetsplatsdimensionering på 50 procent i förhållande till antalet anställda. Antalet anställda som placeras i lokalerna uppdateras när man fått uppgifterna om besparingar i årsverken.”

Som grund för den centraliserade kontorslösningen användes 1050 personer i början av projektplaneringen. I detta ingick också välfärdssektorns förvaltning. Personaländringar är ändå möjliga i fråga om den pågående social- och hälsovårdsreformen. Detta har beaktats i hyresavtalet för lokalerna vid Universitetsgatan.

I och med att projektplaneringen framskred och arbetsplatsdimensioneringen ändrades inkluderades Servicecentralen för sysselsättning i lokalplanen för Universitetsgatan. I och med ändringen ökade antalet personer med 225. Genom att inkludera sysselsättningstjänsterna i lokalerna vid Universitetsgatan kan man uppnå en arbetsplatsdimensionering på 50 procent och samtidigt kan man avstå från hyreslokalerna vid Hantverkaregatan. I vilket fall som helst skulle man ha varit tvungen att söka en ny lokallösning för sysselsättningstjänsterna, eftersom de nuvarande lokalerna kommer att renoveras av ägaren och ändras för ett annat ändamål.

Tidtabell och framskridande

Hela lösningen för kontorsnätet genomförs i etapper. Målet är att den första fasen blir färdig under 2023 och den andra fasen senast 2026.

Fas 1 omfattar renoveringen av hyreslokalen vid Universitetsgatan 27 och fas 2 omfattar förstärkning av grunden, renovering av byggnaderna på gården till stadshuset och genomförande av nybyggnadsdelen.

Tidtabellen för projektet vid Universitetsgatan är följande:

Reparationsbyggande (genomförs av fastighetsägaren)

• Arkitektplanering 2020
• Bygglovsansökan 11/2020
• Reparationsarbeten inleds uppskattningsvis hösten 2021 (om projektplanen godkänns och bygglov beviljas)
• Längd 1,5 år
• Lokalerna kan tas i bruk under 2023.

Tidtabell för flyttning till ersättande lokaler

• Till ersättande lokaler flyttas senast sommaren 2021.
• Tillbaka till Universitetsgatan flyttas under 2023.

Enligt den preliminära planen placeras i den första fasen (2023) de nuvarande funktionerna i koncernförvaltningens lokaler, bildningssektorns förvaltning, servicecentralen för sysselsättning, den strategiska upphandlingen, stadsmiljösektorns funktioner på Puolalagatan 5 samt förvaltningen för turismen på Auragatan i lokalerna på Universitetsgatan. Utgångspunkten är att lokalerna kan användas på ett mångsidigt sätt och att placeringen av funktionerna kan planeras efter behov i och med att projektet för gården till stadshuset blir färdigt och att två kontorsobjekt kan utnyttjas flexibelt för aktörernas behov.

Lösning för ersättande lokaler

Som ersättande lokaler för den tid den grundläggande renoveringen av lokalerna vid Universitetsgatan pågår föreslås försäkringsbolaget Veritas kontorslokaler som blev tomma vid årsskiftet 2020-2021 i Kaskisbacken, på adressen Olofsvägen 2. Lokalerna rymmer ca 300 arbetsplatser med möteslokaler. Lokalernas våningsyta uppgår till sammanlagt 5033 m² varav 4676 m² är kontorslokaler och 357 m² lagerlokaler. På fastigheten ligger 6 bilplatser på innergården och 15 bilplatser i garaget.

Hyreskostnaderna för de ersättande lokalerna är 88.852,40 €/månad och 1 954 752 €/hela avtalsperioden, 22 månader. Flyttningen till ersättande lokaler förorsakar även oundvikligen kostnader. Flyttningen gäller i huvudsak förvaltningspersonalen inom koncernförvaltningen och bildningssektorn i lokalerna vid Universitetsgatan.

Lokaler som slopas i och med projektet

I och med projekthelheten som syftar till att koncentrera kontorsnätet kan staden effektivisera lokalanvändningen inom förvaltningen och avstå från den stora mängden av kontorsytan. Efter att Byråbo-helheten genomförts under 2023-2026 avstår staden från lokalmängden som uppgår till 24 647 m².

Den totala mängden kontorslokaler uppgår till ca 13 700 m² (Universitetsgatan 27 + stadshusets flygel, nybyggnadsdel och Konsulhuset).

Efter renoveringen av lokalerna vid Universitetsgatan kan man avstå från lokalmängden som uppgår till sammanlagt 15 330 m²:

Efter att lokalhelheten för stadshuset blivit färdig kan man avstå från lokalmängden som uppgår till sammanlagt 9317 m²:

De objekt som ägs av staden är förknippade med fortsatt utveckling. Fastigheten för Stentryckeriet kopplas till utvecklingen av Pallas-kvarteret, Hjeltska huset kopplas till helheten för Gamla Stortorget och Västra Strandgatan ses som ett potentiellt försäljningsobjekt.

Kostnadsverkningar gällande projektet för Universitetsgatan 27

Hyra

Den grundläggande renoveringen av lokalerna vid Universitetsgatan genomförs av fastighetsägaren. Det ingås ett hyresavtal på 15 år dock så att man kan avstå från lokaler på 680 m² då fem år av hyrestiden gått ut. Årshyran för objektet är 2 509 920 € (moms 0 procent).  Area som hyrs uppgår till 9296 m². Kvadratmeterpriset blir således 22,50 €/m².

Upphandlingar

Kostnadsförslaget för möblerna i kontors- och möteslokaler är ca 590 000 €.

Cirka 15 procent av de lösa möblerna är återvunna möbler som i nuläget används av sektorerna.

Kostnadsförslaget för IT- och AV-utrustningen är ca 433 000 €. Därtill är upphandlingar av IT- och AV-tjänster ca 89 000 €/ 12 månad (bl.a. licenser, skärmar vid dörrposter, mätningsuppgifter)

Sammanfattning

I fastigheten Universitetsgatan 27 utförs en genomgående sanering av inomhuslokalerna. Under reparationsbyggandet genomförs lokalarrangemang och förnyas hustekniken fullständigt. För lokalerna vid Universitetsgatan ingås ett hyresavtal på 15 år.

En stor del av stadens förvaltning flyttas till de nya lokalerna vid Universitetsgatan 27 under 2023 då staden samtidigt avstår från en del av de andra hyreslokalerna. Även i samband med stadshusprojektet som beräknas bli färdigt år 2026 avstår staden från andra hyresobjekt och effektiviserar ytterligare lokalanvändningen inom förvaltningen. Arbetsplatserna dimensioneras för 50 procent av de anställda.

Medan renoveringen av lokalerna vid Universitetsgatan 27 pågår flyttar förvaltningen till ersättande lokaler i Veritas kontorsbyggnad vid Olofsvägen 2.

Om en projektplan för fas 2 (gården till stadshuset) fattas ett separat beslut.

Bilaga 1Projektplan för Universitetsgatan 27 med bilagor

Bilaga 2Utkastet till hyresavtal för Universitetsgatan 27

Bilaga 3Utkastet till hyresavtal för ersättande lokaler

Stadsdirektör Minna Arve:

FörslagStadsstyrelsen beslutar föreslå för stadsfullmäktige att

• projektplanen i bilaga 1 godkänns och
• hyresavtalet i bilaga 2 godkänns och lokalservicedirektören berättigas att vid behov göra justeringar av teknisk natur i avtalet samt underteckna avtalet.

Dessutom beslutar stadsstyrelsen att

• hyresavtalet i bilaga 3 godkänns på det villkor att stadsfullmäktige godkänner projektplanen i bilaga 1 och
• lokalservicedirektören berättigas att vid behov göra justeringar av teknisk natur i avtalet samt underteckna avtalet.

BeslutFörslaget godkändes.

Bilaga 1Projektplan för Universitetsgatan 27 med bilagor

Bilaga 2Utkastet till hyresavtal för Universitetsgatan 27

Stadsstyrelsens förslag

Stadsfullmäktige beslutar att

• projektplanen i bilaga 1 godkänns och att
• hyresavtalet i bilaga 2 godkänns och lokalservicedirektören berättigas att vid behov göra justeringar av teknisk natur i avtalet samt underteckna avtalet.

BeslutFörslaget godkändes.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

Då behandlingen av ärendet inleddes meddelade ordförande Rantanen att hon med stöd av 145 § i förvaltningsstadgan begränsar anförandena vid behandlingen av detta ärende till högst 5 minuter.

Framlagt förslag till återremiss och dess behandling

Yrttiaho understödd av Laivoranta föreslog att ärendet remitteras för ny beredning.

Då diskussionen avbrutits framställde ordföranden följande omröstningsförslag: De fullmäktigeledamöter som understöder fortsatt behandling av ärendet röstar "ja", om "nej" vinner, har Yrttiahos remissförslag blivit godkänt. Omröstningsordningen godkändes.

I den maskinella omröstningen understödde 51 fullmäktigeledamöter en fortsatt behandling av ärendet och 16 fullmäktigeledamöter understödde Yrttiahos remissförslag, och således fortsatte behandlingen av ärendet.

Framlagt förslag om förkastande och dess behandling

Laivoranta föreslog understödd av Oksanen att förslaget förkastas.

Efter avslutad diskussion framställde ordförande följande omröstningsförslag: De fullmäktigeledamöter som understöder stadsstyrelsens förslag, röstar "ja", om "nej" vinner har Laivorantas förslag till förkastande blivit godkänt. Omröstningsordningen godkändes.

I den maskinella omröstningen understödde 51 fullmäktigeledamöter stadsstyrelsens förslag och 16 fullmäktigeledamöter understödde Laivorantas förslag till förkastande, och således blev stadsstyrelsens förslag stadsfullmäktiges beslut.

Avvikande meningar

Hersi, Karjalainen, Laivoranta, Oksanen, Rostedt och Yrttiaho bad att få sin avvikande mening antecknad i protokollet.

Laivoranta motiverade sin avvikande mening enligt följande:

”Som en följd av beslutet betalas under 15 års tid i hyresavgifter sammanlagt 37,65 miljoner euro. Då kostnader som anknyter till bolagsvederlaget har dragits av från denna summa, betalas som kapitalhyra sammanlagt minst 30 milj. euro. I läget med de nuvarande marknadspriserna kunde för denna summa byggas nya motsvarande lokaler för egen ägo.

Dessutom är lokalerna som anskaffas genom beslutet för stora. Lokalernas storlek grundar sig på ett personaltal enligt den föråldrade ineffektiva förvaltningskulturen på flera nivåer. Genom det nuvarande informationssystemet, delaktiggörande ledning och distansarbete samt genom att genomföra det s.k. Demokratihuset kunde projektet ha slopats helt.

Enligt de beslut som nu fattats ska utöver dessa lokaler dessutom ännu Demokratihuset byggas, som kostar ca 20 miljoner euro. Åtminstone 2 miljoner euro per år kunde ha sparats genom att istället bygga ut Demokratihuset lite.

Det beslut som nu fattats försvagar vidare stadens förmåga att tillhandahålla olika tjänster och göra investeringar. På dessa grunder föreslog jag förkastande och anmälde avvikande mening om beslutet som fattats.”

Bilaga 3Omröstningsförteckningarna