Stadsjurist Jukka Vanto:

Informationshanteringslagen

Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (informationshanteringslagen) som trädde i kraft i början av året är en allmän lag som i stor utsträckning gäller informationshanteringen i myndigheternas verksamhet. I informationshanteringslagen föreskrivs bland annat om den offentliga förvaltningens allmänna skyldigheter i fråga om informationshantering och användning av datasystemen: om planering och beskrivning av informationshanteringen, informationssäkerhet, säkerhetsklassificering, skapande av informationsmaterial samt ärendehantering och informationshantering i samband med tjänsteproduktion.

I paragraf 4 i informationshanteringslagen föreskrivs om en informationshanteringsenhet och dess skyldighet att ordna informationshanteringen. Med informationshanteringsenhet avses bland annat en kommun. Kommunerna består av myndigheter som indelats i olika organ. Varje kommun utgör sin egen informationshanteringsenhet oavsett hur den har organiserat sin verksamhet. Enligt 3 mom. i paragraf 4 ska ledningen för informationshanteringsenheten svara för att informationshanteringen inom informationshanteringsenheten ordnas på ett vederbörligt sätt. Enligt 38 § 2 mom. i kommunallagen leder kommunstyrelsen kommunens verksamhet, förvaltning och ekonomi. Således leds den i informationshanteringslagen avsedda informationshanteringsenheten i regel av kommunstyrelsen om inte ansvaret har delegerats till något annat organ eller någon annan tjänsteinnehavare enligt kommunens förvaltningsstadga.

Ledningen ska se till att det vid enheten har definierats ansvaren för de uppgifter i anslutning till informationshanteringen som föreskrivs i informationshanteringslagen eller i någon annan lag. Med detta avses definition av konkreta ansvar för hur de skyldigheter och tjänster som föreskrivs i denna lag genomförs och vem som ansvarar för dem. Ansvaren bör fastställas för upprätthållande av informationshanteringsmodellen och skapande av informationsmaterial, ordnande av informationssäkerheten och ärendehanteringen, tryggande av kompatibiliteten mellan datasystemen samt förvaring av informationsmaterial. Ledningen för informationshanteringsenheten ska därmed definiera och i praktiken bestämma i förvaltningsstadgorna hur informationshanteringsansvaren med tillhörande uppgifter fördelas inom informationshanteringsenheten såsom i en kommun. Ordnandet av uppgifterna innebär att ansvarsfördelningen för dokumentförvaltningen och informationshanteringen samt andra funktioner fastställs för att genomföra förpliktelserna och tjänsterna inom informationshanteringen.

Kommunförbundets mall för förvaltningsstadgan har under årets lopp uppdaterats så att den innehåller ett avsnitt om ordnandet av informationshanteringen och dokumentförvaltningen. Modellen har i tillämpliga delar utnyttjats i de ändringar som föreslagits. Förutom definition av ansvar ska ledningen också svara för nödvändiga anvisningar, utbildningar, arbetsredskap och övervakning av informationshanteringen.

Vägtrafiklagen

I flera paragrafer (39a, 65, 71, 72, 73, 189 och 190a §) i vägtrafiklagen har nämnts sådana uppgifter som ålagts kommunerna. Bestämmelserna gäller förordnande av personer som reglerar trafiken, uppsättning av trafikanordningar och anordningar för viktövervakning samt beviljande av parkeringstillstånd för hemvården. Målet med förvaltningsstadgan är att delegera behörighet till sektordirektören inom den nuvarande stadsmiljösektorn som kan överföra sin behörighet vidare till den underlydande tjänsteinnehavaren.

För stadsstyrelsen bereds ett förslag om priciper för beviljandet av parkeringstillstånd för hemvården. Avsikten är att stadsstyrelsen ska dra upp riktlinjer för vem som har rätt till ett parkeringstillstånd inom hemvården. Målet är att parkeringstillståndet för hemvården ska kunna tas i bruk så snart som möjligt, varför det är nödvändigt att snabbt fatta beslut om ändring av förvaltningsstadgan.

Övriga ändringar

Andra ändringar än de som nämnts ovan är tekniska till sin natur i bilaga 1.

Bilaga 1Förvaltningsstadgan (1.12.2020, strykningar översträckade, tillägg understreckade)

Stadsstyrelsens förslag     

Stadsfullmäktige godkänner ändringarna i förvaltningsstadgan enligt bilaga 1.

Ändringarna träder i kraft 1.12.2020.

BeslutFörslaget godkändes.

Bilaga 1Förvaltningsstadgan (1.12.2020, strykningar översträckade, tillägg understreckade)

Stadsstyrelsens förslag     

Stadsfullmäktige godkänner ändringarna i förvaltningsstadgan enligt bilaga 1.

Ändringarna träder i kraft 1.12.2020.

BeslutFörslaget godkändes.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

Då behandlingen av ärendet inleddes meddelade ordförande Rantanen att hon med stöd av 145 § i förvaltningsstadgan begränsar anförandena vid behandlingen av detta ärende till högst 5 minuter.