Stadsdirektör Minna Arve 16.3.2020:

Ärende som beretts

Enheten för juridiska ärenden vid Åbo stads koncernförvaltning har getts i uppdrag att bereda en ändring av förvaltningsstadgan så att ordnandet av elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande fastställs i förvaltningsstadgan på det sätt som förutsätts i kommunlagen (410/2015). Med elektroniska sammanträden avses sammanträden där de som konstateras vara närvarande står i bild- och ljudförbindelse med varandra på lika villkor. Med elektroniskt beslutsförfarande avses beslutsfattandet före ett organs egentliga sammanträde som enligt förarbetena till kommunallagen lämpar sig för behandling av rutinmässiga ärenden.

Enheten för juridiska ärenden vid koncernförvaltningen har diskuterat med representanter för Helsingfors, Tammerfors och Vanda samt Kommunförbundet. Helsingfors och Tammerfors överväger att ge anvisningar om åtgärder och sammanträden. Vanda stad har berättat att de redan sedan tidigare tillämpar delvist deltagande i fullmäktiges sammanträden på distans så att det finns bild- och ljudförbindelse i båda riktningarna. I Tammerfors förvaltningsstadga finns bilagan ”Tampereen kaupungin häiriötilanteiden ja poikkeusolojen johtosääntö” (ung. ”Instruktion för störningssituationer och undantagsförhållanden i Tammerfors stad”), där utnyttjandet av särskilda befogenheter fastställts så att borgmästaren under störningar och undantagsförhållanden kan utnyttja sin beslutanderätt för att trygga bastjänsterna och normalisera störningar avvikande från de befogenheter som fastställts i förvaltningsstadgan under normalförhållanden. Kommunförbundet håller på att bereda anvisningar om ordnandet av sammanträden och deras offentlighet under epidemin.

Vid Åbo stads beredning har konstaterats att fullmäktiges och andra organs förmåga att fatta beslut måste tryggas också i de förhållanden som råder i nuläget. Fullmäktiges funktionsförmåga är den väsentligaste enskilda faktorn inom kommunal demokrati.

Vid sidan av tilläggen i förvaltningsstadgan har praktiska anvisningar utarbetats om beslutsförfarandet i den föreliggande situationen.

Innehållet i förarbetena till kommunallagen

I kommunallagen föreskrivs om beredningen av fullmäktigeärenden, fullmäktiges sammanträden, upptagning av ärenden för behandling i fullmäktige samt övervakning av lagligheten i fullmäktiges beslut.

I regeringens proposition med förslag till kommunallag (RP 268/2014) behandlas bestämmelser om elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande som införts i kommunallagen.

I punkt h i 90 § 1 mom. 2 punkten i kommunallagen föreskrivs om de faktorer som gäller elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande, och som bör tas upp i förvaltningsstadgan som grundläggande bestämmelser. I förvaltningsstadgan ges bestämmelser om sätten för beslutsfattande i organen och det sätt på vilket kommunen ser till att den tekniska utrustning och de tekniska förbindelser som behövs för deltagande i elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande är tillgängliga. Kommunen ska i sin förvaltningsstadga fastställa vilka sätt för beslutsfattande i organen som avses i 98 § i kommunallagen den inför och vilka organ detta gäller.

I 98 § i kommunallagen föreskrivs om sätten för beslutsfattande i organen och i 99 § om elektroniska sammanträden. I förvaltningsstadgan bör ges nödvändiga bestämmelser om deltagande i elektroniska sammanträden och elektronisk kallelse till sammanträden. Enligt förvaltningsstadgan beslutar fullmäktige om det praktiska förfarandet i kommunen gällande detta. I bestämmelserna bör iakttas kraven i 98 § och 99 § för detta förfarande.

I paragrafen om elektroniskt beslutsförfarande i 100 § i kommunallagen föreskrivs om förutsättningarna för elektroniskt beslutsförfarande. Vid ett elektroniskt beslutsförfarande kan en del av ärendena som tas upp vid ett organs sammanträde behandlas elektroniskt före det egentliga sammanträdet. Frågan om vilka ärenden kan behandlas genom elektroniskt beslutsförfarande ska övervägas av kommunen. Det elektroniska beslutsförfarandet är i regel avsett för behandlingen av så kallade rutinmässiga ärenden. Det elektroniska beslutsförfarandet förutsätter ett lämpligt datasystem eller någon annan datateknisk lösning. Sådana lösningar kan till exempel vara ett slutet datasystem som varje ledamot i organet tillförlitligt kan logga in till exempel via det allmänna datanätet. Enligt 100 § 1 mom. i kommunallagen kan ett organ med undantag för fullmäktiges och andra organs offentliga sammanträden fatta beslut i ett slutet elektroniskt beslutsförfarande. Organet kan alltså använda ett elektroniskt beslutsförfarande för beslutsfattande före sammanträdet. Paragrafen skulle inte ta ställning till hur lång tid i förväg beslutsfattandet ska ske före sammanträdet, utan kommunen ska själv avgöra detta. I och med att det elektroniska beslutsförfarandet inte är öppet eller officiellt skulle det ändå inte kunna användas i offentliga sammanträden. Fullmäktigesammanträden är i regel offentliga och sammanträdesplatsen ska vara sådan att offentligheten i praktiken kan förverkligas. Därför har fullmäktigesammanträden begränsats utanför tillämpningen av paragrafen om elektroniskt beslutsförfarande.

I 100 § 2 mom. i kommunallagen föreskrivs att de ärenden som behandlas genom elektroniskt beslutsförfarande ska specificeras i kallelsen till sammanträdet och det ska nämnas före vilken tidpunkt ärendet kan behandlas på elektronisk väg. Vid ett elektroniskt beslutsförfarande ska alltså en viss tidpunkt anges före vilken ledamöterna i organet har möjlighet att uttrycka sin åsikt om ärendet som ska behandlas. Behandlingen av ärendet och uttryckandet av åsikter sker exempelvis i ett slutet elektroniskt system för beslutsfattande där svarsalternativen för varje ärende som behandlas är så enkla som möjligt (till exempel ”godkänner”, ”förkastar” samt ”blankt” eller ”ja”, ”nej” och ”blankt”. Ställningstagandena ska vara öppna så att alla ledamöter i organet kan se varandras ställningstaganden. Ärendet är behandlat när alla ledamöter i organet har uttryckt sin åsikt i ärendet och tidsfristen för beslutsfattandet har löpt ut.

Punkter i kommunallagen (410/2015) som tillämpas

90 §

Förvaltningsstadgan

Förvaltningsstadgan ska innehålla behövliga bestämmelser om åtminstone

h) sätten för beslutsfattande i organen och det sätt på vilket kommunen ser till att den tekniska utrustning och de tekniska förbindelser som behövs för deltagande i elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande är tillgängliga,

98 §

Sätten att fatta beslut i organ

Beslut i ärenden som hör till ett organ kan fattas vid ett ordinarie sammanträde, vid ett sammanträde i en elektronisk miljö (elektroniskt sammanträde) eller på elektronisk väg före sammanträdet (elektroniskt beslutsförfarande).

Vid elektroniska sammanträden och i elektroniskt beslutsförfarande ska kommunen sörja för informationssäkerheten och för att utomstående inte har tillgång till sekretessbelagda uppgifter.

99 §

Elektroniskt sammanträde

Vid ett elektroniskt sammanträde krävs det att de som konstateras vara närvarande står i bild- och ljudförbindelse med varandra på lika villkor.

100 §

Elektroniskt beslutsförfarande

Med undantag för fullmäktiges och andra organs offentliga sammanträden kan ett organ fatta beslut i ett slutet elektroniskt beslutsförfarande.

De ärenden som ska behandlas ska specificeras i kallelsen till sammanträdet och det ska nämnas före vilken tidpunkt ärendet kan behandlas i elektroniskt beslutsförfarande. Ärendet är behandlat när alla ledamöter i organet har uttryckt sin åsikt i ärendet och tidsfristen för behandlingen har löpt ut. Ett ärende ska behandlas vid ett sammanträde om en ledamot kräver detta eller om en ledamot har avstått från att uttrycka sin åsikt.

Det protokoll som gäller beslut som fattats i elektroniskt beslutsförfarande kan justeras före sammanträdet.

Tillägg som föreslås i förvaltningsstadgan

Kapitel 18 Beslutsfattande och sammanträdesförfarande

111a § Sätten att fatta beslut i organ

Ett organ kan behandla ärendet vid sitt egentliga sammanträde då deltagarna är närvarande på sammanträdesplatsen. Vid det egentliga sammanträdet kan ett elektroniskt ärendehanterings- eller omröstningssystem användas.

Alternativt kan sammanträdet ordnas i en elektronisk miljö i vilket deltagarna deltar via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde).

Organet kan också fatta beslut i ett slutet elektroniskt beslutsförfarande före sammanträdet (elektroniskt beslutsförfarande).

Stadsstyrelsen eller en tjänsteinnehavare som stadsstyrelsen utser svarar för att teknisk utrustning, system och dataförbindelser som behövs för elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande är uppdaterade och informationssäkra på det sätt som förutsätts i lagarna.

111b § Elektroniskt sammanträde 

Ett organ kan hålla sammanträden på elektronisk väg.

Att delta i ett slutet elektroniskt sammanträde är möjligt endast på en plats där sekretessbelagda uppgifter och de diskussioner som förs vid sammanträdet inte kan höras eller ses av utomstående.

111c § Elektroniskt beslutsförfarande

Ett organ kan besluta om ärenden genom elektroniskt beslutsförfarande i enlighet med 100 § i kommunallagen. Beslutsförfarandet kan tillämpas på alla ärenden som omfattas av organets beslutanderätt.

Kapitel 21 Fullmäktiges sammanträden

134a § Fullmäktiges egentliga sammanträde och elektroniska sammanträde

Fullmäktige kan behandla ärendet vid sitt egentliga sammanträde då deltagarna är närvarande på sammanträdesplatsen. Vid det egentliga sammanträdet kan ett elektroniskt ärendehanterings- eller omröstningssystem användas.

Alternativt kan sammanträdet ordnas i en elektronisk miljö i vilket deltagarna deltar via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde). Allmänheten ska ges möjlighet att följa fullmäktiges elektroniska sammanträde via internet samt i en lokal som anges i kallelsen till sammanträde.

Att delta i ett slutet elektroniskt fullmäktigesammanträde är möjligt endast på en plats där sekretessbelagda uppgifter och de diskussioner som förs vid sammanträdet inte kan höras och ses av utomstående.

Stadsstyrelsen eller en tjänsteinnehavare som stadsstyrelsen utser svarar för att teknisk utrustning, system och dataförbindelser som behövs för elektroniska sammanträden är uppdaterade och informationssäkra på det sätt som förutsätts i lagarna.

Beslutsförfarande

Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen bereda de ärenden som behandlas i fullmäktige, med undantag för ärenden som gäller den interna organisationen av fullmäktiges verksamhet eller som har beretts av ett sådant tillfälligt utskott eller revisionsnämnden som avses i 35 § i kommunallagen. Fullmäktige kan behandla ett ärende som har nämnts i kallelsen till sammanträdet och som har beretts på det sätt som avses i 93 § i kommunallagen. I 95 § i kommunallagen föreskrivs att om ett ärende är brådskande kan fullmäktige besluta att ta upp ärendet till behandling trots att det inte har nämnts i kallelsen till sammanträdet. Om ärendet inte har beretts, ska beslutet om att ta upp det till behandling vara enhälligt.

FörslagStadsfullmäktige beslutar att följande inlägg görs i Åbo stads förvaltningsstadga:

Kapitel 18 Beslutsfattande och sammanträdesförfarande

111a § Sätten att fatta beslut i organ

Ett organ kan behandla ärendet vid sitt egentliga sammanträde då deltagarna är närvarande på sammanträdesplatsen. Vid det egentliga sammanträdet kan ett elektroniskt ärendehanterings- eller omröstningssystem användas.

Alternativt kan sammanträdet ordnas i en elektronisk miljö i vilket deltagarna deltar via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde).

Organet kan också fatta beslut i ett slutet elektroniskt beslutsförfarande före sammanträdet (elektroniskt beslutsförfarande).

Stadsstyrelsen eller en tjänsteinnehavare som stadsstyrelsen utser svarar för att teknisk utrustning, system och dataförbindelser som behövs för elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande är uppdaterade och informationssäkra på det sätt som förutsätts i lagarna.

111b § Elektroniskt sammanträde

Ett organ kan hålla sammanträden på elektronisk väg.

Att delta i ett slutet elektroniskt sammanträde är möjligt endast på en plats där sekretessbelagda uppgifter och de diskussioner som förs vid sammanträdet inte kan höras eller ses av utomstående.

111c § Elektroniskt beslutsförfarande

Ett organ kan besluta om ärenden genom elektroniskt beslutsförfarande i enlighet med 100 § i kommunallagen. Beslutsförfarandet kan tillämpas på alla ärenden som omfattas av organets beslutanderätt.

Kapitel 21 Fullmäktiges sammanträden

134a § Fullmäktiges egentliga sammanträde och elektroniska sammanträde

Fullmäktige kan behandla ärendet vid sitt egentliga sammanträde då deltagarna är närvarande på sammanträdesplatsen. Vid det egentliga sammanträdet kan ett elektroniskt ärendehanterings- eller omröstningssystem användas.

Alternativt kan sammanträdet ordnas i en elektronisk miljö i vilket deltagarna deltar via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde). Allmänheten ska ges möjlighet att följa fullmäktiges elektroniska sammanträde via internet samt i en lokal som anges i kallelsen till sammanträde.

Att delta i ett slutet elektroniskt fullmäktigesammanträde är möjligt endast på en plats där sekretessbelagda uppgifter och de diskussioner som förs vid sammanträdet inte kan höras och ses av utomstående.

Stadsstyrelsen eller en tjänsteinnehavare som stadsstyrelsen utser svarar för att teknisk utrustning, system och dataförbindelser som behövs för elektroniska sammanträden är uppdaterade och informationssäkra på det sätt som förutsätts i lagarna.

BeslutFörslaget godkändes.

Därtill beslutade stadsfullmäktige att stadens organ på grund av coronavirusläget övergår till ett elektroniskt sammanträdesförfarande som gäller ändå högst till 31.8.2020. Stadsstyrelsen kan fatta beslut om att avsluta det elektroniska sammanträdesförfarandet då omständigheterna förändras.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

Innan den egentliga behandlingen av ärendet beslutade stadsfullmäktige enligt 95 § i kommunallagen enhälligt ta upp ett ärende till behandling trots att det inte har nämnts i kallelsen till sammanträdet på grund av ärendets brådskande karaktär.

Då behandlingen av ärendet inleddes meddelade stadsfullmäktiges fjärde ordförande Ulla Achrén som skötte uppdraget som ordförande att hon med stöd av 145 § i förvaltningsstadgan begränsar anförandena som hålls i talarstolen på podiet till högst 5 minuter vid behandlingen av detta ärende.

Framlagt ändringsförslag och dess behandling

Kattelus tilläggsförslag understödd av Vornanen godkändes enhälligt