Stadsdirektör Minna Arve 25.11.2019:

BAKGRUND

Enligt 121 § i kommunallagen ”gör revisionsnämnden upp en utvärderingsplan och lämnar för varje år fullmäktige en utvärderingsberättelse som innehåller resultaten av utvärderingen. Fullmäktige behandlar utvärderingsberättelsen i samband med bokslutet. Nämnden kan även ge fullmäktige andra sådana utredningar om resultaten av utvärderingen som den anser vara behövliga.

Revisionsbyrån har berett en utvärderingsberättelse för 2018 i vilken den antecknat sina observationer om budgeten och bokslutet, uppföljningen av tidigare rapporter samt stadens interna kontroll, riskhantering och koncernövervakning.

Stadsfullmäktige antecknade rapporten för kännedom och sände den till stadsstyrelsen som vidtar de åtgärder som behövs. Utlåtandet har utarbetats i enlighet med rapportens struktur. Väsentliga observationer har tagits upp i huvuddrag och innehåller redogörelser för eventuella åtgärder.

UTLÅTANDE OM UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN FÖR 2018:

1. BUDGET OCH BOKSLUT 2018

Uppföljning av köpta tjänster

Sektorerna bedömer självständigt hur de utför sina tjänster. Sättet att ordna funktioner grundar sig på verksamhetsplanen, personalplanen och budgeten som varje sektor upprättar i samband med sin egen årsplanering. I samband med konkurrensutsättningen av köpta tjänster utvärderas gränssnittet mellan den egna verksamheten och tjänstehelheten som upphandlas i förhållande till den rådande marknadssituationen. Användningen av köpta tjänster påverkas alltså såväl av den egna verksamheten som av utbudet på marknaden. Sektorerna kan också dra upp riktlinjer för förhållandet mellan den egna verksamheten och den köpta tjänsten.

Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt

Strategigruppen för ägarstyrningen inom sjukvårdsdistriktet som består av kommundirektörer och direktören för sjukvårdsdistriktet bereder en reform vars syfte är en kommunalt styrd ekonomistyrning i samkommunerna. En av de centrala målen är att fastställa kostnadsutvecklingen för den specialiserade sjukvården högst på samma nivå som kostnadsutvecklingen för de övriga social- och hälsovårdstjänsterna. Med andra ord pågår utvecklingen av ägarstyrningen inom sjukvårdsdistriktet för närvarande.

Kommun10-enkäten

Med tanke på arbetsbelastning har det ordnats utbildning för de anställda och cheferna bland annat när det gäller tids- och arbetshanteringen. När det gäller utvecklingssamtal anvisas att uppgiftsbeskrivningarnas riktighet ska kontrolleras och att cheferna sätter uppgifterna i prioritetsordning och förtydligar dem. Vad gäller arbetsmängden påminns om metoderna i modellen för upprätthållande av arbetsförmågan.

I fråga om hot om våld har anvisningar upprättats för sektorerna som beskriver hur man ska förbereda sig för våldssituationer och vad som ska tas i beaktande vid upprättandet av säkerhetsanvisningar för sådana situationer.  Man har påmint om självstudiematerialet som finns på försäkringsbolagets webbsidor. Flera utbildningar för beredskap inför olika våldsamma och hotfulla situationer har ordnats inom ansvarsområdena. Sektorsvisa utbildningar om sätt/metoder att hantera våld har utökats inom sektorerna.

2. TEMASPECIFIKA BEDÖMNINGAR

Kolneutralt Åbo 2029

Åbo stads beräkning av utsläppen av växthusgaser i Åbo följer den bästa tillgängliga modellen som är förenlig med städernas globala protokoll för utsläppsberäkning och kraven i FN-systemet. Modellen används mest i världen och är jämförbar mellan städer särskilt i Europa (inkl. Finland), men också globalt. Utsläppen i Åbo har beräknats enligt samma jämförbara metod 1990, 2000 och 2008–2018 och beräknas fortfarande varje år. Utsläppsberäkningen bör dock fortfarande och kontinuerligt utvecklas såväl på statens, på områdets som på stadens nivå och Åbo stads experter har lyft detta fram för dem som utarbetar revisionen. Däremot är det inte skäl att tolka detta så att det skulle finnas särskilda behov av att utveckla Åbo stads utsläppsberäkning och dess genomförande, utan så att den ligger på en god nivå i jämförelse med andra.

Klimatplanen 2029 godkändes enhälligt i stadsfullmäktige 11.6.2018 (§ 142). I enlighet med fullmäktiges beslut genomförs planen av hela stadskoncernen och ska beaktas som ett styrande dokument vid planeringen och genomförandet av sektorernas och koncernsammanslutningarnas verksamhet och ekonomi årligen. Verkställandet som officiellt inleddes till följd av fullmäktiges beslut har framskridit väl, men har även förknippats med utmaningar. (Se även Rapportering av klimatplanen 2018 till stadsfullmäktige 20.5.2019 § 71 och översikten av dess framskridande till stadsstyrelsens stadsutvecklingssektion 17.6.2019 § 43.)

En analys av klimatrisker, sårbarhet och effekter genomfördes för första gången i Åbo enligt en gemensam europeisk planeringsmodell i samband med beredningen av klimatplanen våren 2018. Analysen gjordes i samarbete mellan olika förvaltningsområden och förvaltningsnivåer samt såväl egna som utomstående experter med stöd av tillgängligt skriftligt material. Analysen var tillräcklig för planeringen av beredskaps-/anpassningsåtgärder inför klimatförändringen och godkännandet av dessa som en del av Klimatplanen 2029. Det är dock skäl att förnya analysen regelbundet och vidareutveckla den kontinuerligt i och med att klimatuppgifterna ökar och klimatförändringen jämte inverkningar framskrider.

Det är dock mer sannolikt att de ekonomiska verkningarna av kolneutralitetsmålet (såväl direkta verkningar som spridningseffekter) kommer att vara positiva än negativa för såväl Åbo stadskoncerns ekonomi som ekonomin i Åboregionen. Detta syns till exempel i utvecklingen av den förnybara energins kostnader i förhållande till den fossila samt de betydligt större positiva verkningarna av investeringarna i förnybar energi på områdets ekonomi och sysselsättning (till exempel Turun Seudun Energiantuotanto Oy:s nya flerbränsleanläggning). Det är skäl att anse att verkningarna på innovationer, näring och rykte är betydande. Beräkningen av verkningar förknippas dock med betydande osäkerhet och förändringar i omvärlden (den ekonomiska, legislativa, verksamhetspolitiska och miljömässiga omvärlden) såväl med tanke på områdets och stadskoncernens ekonomi, och inga exakta kostnadsverkningar har kunnat beräknas varken för a) kolneutralitetsmålet eller b) en utveckling där detta mål inte skulle uppställts.

Åbo stad har i samarbete med Europeiska investeringsbanken (EIB) bedömt såväl klimatverkningarna som de ekonomiska verkningarna av stadskoncernens investeringshelhet på 330 miljoner euro som lånas av EIB. Detta gjordes som en del av beredningen av ett lånepaket om 150 miljoner euro gällande vilket ett avtal undertecknades 28.1.2019. Dessutom har staden redan under flera år utvecklat en modell för förhandsbedömning av investeringarnas klimat- och livscykelverkningar i samarbete med Helsingfors och Tammerfors. Enligt planer kommer ett mer omfattande projekt för att integrera klimatledningen och den ekonomiska ledningen att inledas i samarbete med Sitra under 2020. Avsikten är att i synnerhet fokusera på investeringsekonomin. I klimatplanen fastställs till exempel att stadskoncernen sänker avkastningen på placerad kapital i investeringar till 20 år och återbetalningstiden för investeringar (i energieffektivitet) till 15 år. Genom att verkställa dessa riktlinjer förstärks koncernens ekonomi på lång sikt.

Elevvården inom den grundläggande utbildningen

Regelbunden riksomfattande och lokal utbildning har ordnats för personalen inom elevvården för att förverkliga en god elevvård. Antalet anställda inom elevvården bör ökas i synnerhet inom gymnasie- och yrkesutbildningen. De ekonomiska resurserna är till den grad snäva att en ökning inte är möjlig. Flera skolbyggnader har planerats utan att beakta behoven av elevvårdslokaler, med undantag av skolhälsovården. Lokalservicecentralen har meddelats att även dessa lokalbehov ska beaktas vid planeringen av grundläggande renoveringar och nybyggnader.

Goda planer för trafiken – samarbete och resurser behövs

Beslut om uppdateringen av det regionala trafiksystemarbetet fattas i augusti 2020. Den preciserar anteckningarna om utveckling av det regionala trafiksystemet i MBT-avtalet som kommer att ingås i början av 2020. Tillsammans fastställer dessa utvecklingsåtgärderna för trafiksystemet, vars genomförande Åbo förbinder sig till genom avtal. Å andra sidan har staden själv berett en mängd olika projekt, riktlinjer, utvecklingsprogram, strategier o.d. som kopplas till utvecklingen av trafiksystemet och som antingen redan godkänts eller ännu bereds.

Inom stadens eget trafiksystemsarbete utarbetas efter att den granskade planen för regionalt trafiksystem och MBT-avtalet godkänts ett sammandrag av de utvecklingsprojekt och åtgärder gällande trafiksystemet som ingår i handlingarna som uppkommit som resultat av dessa och å andra sidan stadens egen beredning. Därtill utarbetas en helhetsmässig arbets- och åtgärdsprogram för trafiksystemet utifrån dessa.  

3. Stadens interna kontroll, riskhantering och koncernövervakning

Planering av investeringar

Investeringsplanerna på lång sikt (10 år) grundar sig på bedömningar av investeringsbehov som uppdateras varje år.

I lokalinvesteringsplanen har bland annat beaktats utredningen av servicenätet inom småbarnspedagogiken 2019–2022 (Sfm 23.9.2019) Gällande planen om skolnät har inga officiella nätverksutredningar gjorts på ett par år, så för skolornas del grundar sig investeringsbedömningarna på lokalservicecentralens bedömningar. Listan över lokalinvesteringar för 10 år kommer att uppdateras senast våren 2020 då de första resultaten erhålls från den pågående PTS-omgången under vilken konditionsbedömningar görs i byggnader som används för stadens tjänster.

Anvisningen för behovsutredning och planering av infrastrukturprojekt beskriver innehållet i behovsutredningen och projektplanen för infrastrukturprojekt samt principerna, ansvaren och förfaringssätten vid deras utarbetande (Sfm 23.9.2019).  Anvisningen gäller stadens alla infrastrukturprojekt. I fortsättningen föreläggs stadsfullmäktige en kalkyl över infrastrukturkostnaderna för nya markanvändningsprojekt samtidigt som den föreläggs ifrågavarande detaljplan. Detaljplanen för Kirstiparken är den första för vilken en kostnadskalkyl har upprättats samtidigt med detaljplaneringen. I och med byggandet av infrastrukturen för Kirstiparken överlåts stadsägda tomter vars försäljningsintäkter täcker kostnaderna för byggandet av infrastrukturen. Dessutom deltar privata markägare i planområdet i kostnaderna för samhällsbyggande genom att betala markanvändningsersättningar till staden (Smn 5.11.2019). Stadsmiljösektorn sammanställer en infrastrukturinvesteringsplan för 10 år som uppdateras varje år. En motsvarande lista uppdateras för markförsäljningsintäkter och markanvändningsersättningar.

I pilotprojekt som gäller spetsprojektet Turku Smart & Wise prövas bland annat verksamhetsmodeller för livscykelstyrningen, genom vilka man utöver investeringskostnaderna strävar efter att beakta potentialen för kostnadsbesparing och utsläppsminskning av CO2 under hela livscykeln.  Dessa pilotprojekt testas bland annat på Skansens planområde och i stadens servicebyggande.

Koppling av målen för verksamheten och ekonomin

Åbo stad använder en avtalsstyrningsmodell som bildas av en strategisk och en operativ nivå i styrningen av sin verksamhet och ekonomi. På den strategiska nivån fastställs mål på en grövre nivå. På den operativa nivån preciseras målen så att de ligger närmare en praktisk nivå.

Målet med den strategiska styrningen är att uppställa mål och en s.k. röd tråd för hela ekonomiplaneperioden (1+3 år). Styrningen är utvecklingsinriktad vilket innebär att ändring eftersträvas i tidigare fastställda funktioner eller nyckeltal. Ett strategiskt avtal ingås mellan stadsstyrelsen och nämnderna. Det strategiska avtalet innehåller mål som inskrivs i stadens verksamhetsplan.

Målet med den operativa styrningen är att omsätta de fastställda strategiska målen i praktiken. På denna nivå gäller tidsspannet endast det följande året. Ett operativt avtal ingås mellan nämnden och serviceområdena. Det operativa avtalet innehåller mer detaljerad information om verksamheten.

Stadens verksamhet är mycket omfattande och därför är det motiverat att styrningen sker på olika nivåer. Därtill har de olika beslutsnivåerna olika roller och den strategiska styrningen koncentreras till de objekt som fullmäktige fattar beslut om. Vid bedömningen av helheten är det skäl att granska hela styrmodellen och dess innehåll.

Koncernövervakningen

Stadens koncernsammanslutningar ska iaktta stadens gällande koncerndirektiv (Sfm 12.12.2016). När dessa utser styrelsemedlemmar till sammanslutningar som de äger förbinder sig styrelsemedlemmarna som utses att följa de gällande koncerndirektiven och godkänna de gällande koncerndirektiven också i sammanslutningens styrelse. I koncerndirektiven fastställs bland annat principerna för en god förvaltning, principerna för koncernens interna kontroll och riskhantering, övervakningsansvar samt övriga principer och kontaktytor i anslutning till förhållandet mellan moderstaden (ägare) och sammanslutningen. Koncernsammanslutningens ledning ska ha nära samspel med ansvarspersonen för övervakningen av sammanslutningen samt ägarstyrningen inom koncernförvaltningen för att övervakningen och växelverkan mellan ägaren och sammanslutningen genomförs.

I praktiken genomförs växelverkan till exempel genom årliga sammanträden med sammanslutningens ledning i anslutning till budgeten för följande år, där målen för ifrågavarande sammanslutnings verksamhet och ekonomi uppställs. Ansvarspersonen för övervakningen har yttrande- och närvarorätt vid koncernsammanslutningens styrelsesammanträden. På grund av aktsamhets- och utredningsplikten svarar koncernsammanslutningens styrelse för att sammanslutningen handlar i enlighet med lagens bestämmelser, myndighetsanvisningar och organens beslut och att sammanslutningens egendom och resurser har säkrats och förvaltningen av tillgångar effektivt ordnats. Styrelsens medlemmar har förbundit sig att iaktta koncerndirektiven och omedelbart rapportera till ansvarspersonen för övervakningen och/eller stadsstyrelsens koncernsektion om det finns något att anmärka på sammanslutningens verksamhet eller ekonomi eller något som ägaren i övrigt borde veta om sammanslutningens verksamhet eller ekonomi.

Tilläggsmaterial 1Utvärderingsberättelse för 2018 (på finska)

Stadsstyrelsens förslag

Stadsfullmäktige antecknar ovannämnda utlåtande för kännedom och konstaterar att utvärderingsberättelsen inte ger anledning till separata åtgärder utöver de åtgärder som redan vidtas eller kommer att vidtas.

BeslutFörslaget godkändes.

Ärendet föredrogs av biträdande stadsdirektör Jarkko Virtanen.

Tilläggsmaterial 1Utvärderingsberättelse för 2018 (på finska)

Stadsstyrelsens förslag

Stadsfullmäktige antecknar ovannämnda utlåtande för kännedom och konstaterar att utvärderingsberättelsen inte ger anledning till separata åtgärder utöver de åtgärder som redan vidtas eller kommer att vidtas.

BeslutFörslaget godkändes.