Stadsdirektör Minna Arve 3.10.2018:

BAKGRUND

Kommunallagens 121 §: ”Revisionsnämnden gör upp en utvärderingsplan och lämnar för varje år fullmäktige en utvärderingsberättelse som innehåller resultaten av utvärderingen. Fullmäktige behandlar utvärderingsberättelsen i samband med bokslutet. Nämnden kan även ge fullmäktige andra sådana utredningar om resultaten av utvärderingen som den anser vara behövliga.”

Revisionsnämndens utvärderingsberättelse från år 2017 innehåller observationer om budgeten och bokslutet, uppföljningar av tidigare rapporter samt om stadens interna kontroll, riskhantering och koncernövervakning. Som tematiska observationer finns utvärderingar om egenkontroll inom boendeservicen för äldre och inomhusluftsärenden inom Åbo stad.

Stadsfullmäktige har 28.5.2018 § 111 noterat utvärderingsrapporten och skickat den till stadsstyrelsen för nödvändiga åtgärder. Stadsstyrelsen ska ge ett utlåtande till stadsfullmäktige före 31.10.2018 om de åtgärder som 2017 års utvärderingsberättelse ger anledning till.

Utlåtandet är utformat i enlighet med rapportens struktur och beaktar utvärderingens centrala observationer. Väsentliga anmärkningar och observationer har noterats i stora drag och innehåller redogörelser om eventuella åtgärder.

UTLÅTANDE OM 2017 ÅRS UTVÄRDERIGNSBERÄTTELSE:

Budget och bokslut 2017

Kassaflödet för Åbo stadskoncerns verksamhet och investeringar har under rapporteringsperioden för de senaste tio åren varit negativ.

Åbokoncernen har investerat i upprätthållandet av servicenivån samt i förbättrandet av dragningskraften och konkurrenskraften. Stora investeringar som sammanfaller med rapporteringsperioden har delvis finansierats genom lånefinansiering. Åbokoncernens utestående belopp har ökat från 2007 års bokslut med 362,1 miljoner euro. Koncernbalansräkningens slutsumma har under samma rapporteringsperiod ökat med 683,3 miljoner euro och stadskoncernens investeringar och finansiella egendom har ökat med cirka 185 miljoner euro.

Den ekonomiskt hållbart fungerande kommunkoncernen är tillräckligt solid och balanserad i sin ekonomihantering. Den centrala måtten för Åbokoncernens del är koncernens resultat (räkenskapsperiodens över-/underskott) och koncernens soliditetsgrad. Åbokoncernens soliditetsgrad i 2017 års bokslut var 36,7 procent. Enligt bokföringsnämndens kommunavdelnings definition är kommunkoncernens ekonomiska position bra om soliditetsgraden överstiger 50 procent. Åbokoncernens balansräkning innehåller ändå en märkbar förmögenhet, vars bokföring är baserad på ursprungliga anskaffningspris minus planenliga avskrivningar och den beskriver inte förmögenhetens verkliga värde. De mest väsentliga skillnaderna mellan det verkliga värdet och bokföringsvärdet bildas av Åbo Energi-koncernen och TVT-koncernen.

Med hänsyn till det verkliga värdet och den totala skulden kan koncernens soliditetsgrad anses bra. Man bör sträva efter att bibehålla lönsamheten hos stadens koncernenheter på en god nivå och särskild vikt fästs vid balansen mellan stadens nettodriftskostnader och skatteinkomster i enlighet med kommunallagen.

Utvärderingsberättelsens slutsats är:

”Med tanke på flera projekt som är betydelsefulla för stadens utveckling och å andra sidan utmaningarna gällande stadskoncernens finansieringssituation kunde det vara ändamålsenligt att kunna besluta om planeringen och prioriteringen av investeringar även på längre sikt än de fyraåriga ekonomiplaneringsåren.”

För närvarande förbereds för Åbo stad ett tillväxtprogram, som ska sätta takten och tidtabellen för investeringar och andra åtgärder som förbättrar livskraften. Målet för tillväxtprogrammet är att förverkliga stadens tillväxt på ett kontrollerat sätt och säkerställa en bra verksamhets- och servicemiljö för åboborna samt för näringslivet. Revisionsnämndens notering kommer att observeras i tillväxtprogrammet. Tillväxtprogrammet ska staka ut den nedre gränsen för stadskoncernens soliditetsgrad, minimimålet för resultatet för stadskoncernens räkenskapsperiod och tilläggsskulder som stadskoncernens målresultatet tillåter. Investeringar anpassas inom ramen för den tillgängliga interna finansieringen och tilläggsskulden. Det är meningen att stadskoncernens investeringsförmåga i fortsättningen ska granskas under en längre tidsperiod än ekonomiplanen.

Budgetens centrala mål

I utvärderingsberättelsen konstateras att det strategiska målet för staden gällande överlåtande av tomter till bolag inte har förverkligats. Till följd av detta kunde dotterbolaget TVT, som till hundra procent ägs av staden, därför inte heller uppfylla sina egna mål gällandet antalet bostäder.

Det strategiska målet att överlåta tomter till bolag gavs samtidigt såväl till tomtservicen som planläggningen, likväl kan endast redan befintliga tomter överlåtas. Efter målsättningen har man framhållit planer i planläggningsprogrammet, som i fråga om sitt läge och innehåll lämpar sig för stadens bolag. Dessa blir ändå överlåtelsebara först efter att planerna vunnit laga kraft och den nödvändiga infrastrukturen är förverkligad.

Alla överlåtelsebara tomter har överlåtits med syftet att ändå också observera det omsättningsmål som satts upp för tomtservicen eftersom överlåtelser som sker till stadens egna bolag till ARA-pris inte ackumulerar maximalt med försäljningsintäkter. Antalet tomter som ska överlåtas har också begränsat de planer som skräddarsytts för TVT så att de fastnat i klagomålsrundan på så sätt att Tallbackaplanen fastställts efter klagomålen först på våren 2018 och planerna för Ruusukortteli och Trädgårdsgatan 41 fortfarande är i förvaltningsdomstolens behandling som överklagade.

Förskoleverksamhetens mål om förhållandet mellan kommunal och privat dagvård har inte uppfyllts.

Byggandet av stadens egna daghem har fördröjts. Den ökade efterfrågan på dagvård har fokuserat på dagvård som ordnas med servicesedlar. Därtill fungerade ärendehandläggningen inte helt, utan fyllnadsgraden i stadens egna daghem har sjunkit. Vad gäller hösten 2018 (augusti och september) har ärendehandläggningen observerat stadsstyrelsens riktlinjer om de kommunala daghemmens fyllnadsgrad. Fyllnadsgraden har ökat märkbart jämfört med hösten 2017 och fyllnadsgraden för våren 2019 beräknas vara större än våren 2018, såsom man förutsatt i samband med behandlingen av delårsrapporten. Familjer har i regel först erbjudits kommunal förskoleplats. Om det inte har funnits lediga platser inom den kommunala dagvården i enlighet med principen om närservice har familjen presenterats andra alternativ, som kommunala tjänster inom köravstånd och servicesedeldaghem som finns i närområdet. Speciellt Runosbacken och stadens centrum har lidit av bristen på kommunala platser, de närmaste lediga platserna har funnits på ett servicesedeldaghem som öppnat i centrum.

Under hösten 2018 tar man i bruk en ny tilläggsfunktion i datasystemet inom ärendehandläggningen. Syftet med systemet är snabbare kundservice, effektivare användning av resurser och säkrare hantering av kunduppgifter.

Personalstrategi och mål

Revisionsnämnden konstaterar att vid uppföljningen av målen för minskade personalkostnader eller årsverken bör man också beakta de eventuella effekterna på organisationens köptjänster. Kopplingen mellan dessa saknas.

Vid upprättandet av budgeten för 2019 har branscher uppmanats att presentera nettoeffekten av personalresurserna dvs. observera och dokumentera ändrade yttre inkomster, köptjänster mm. Branscherna förpliktigas att i fortsättningen rapportera om resursfördelningen.

Ändringarna i yttre inkomster/utkomster bör observeras i budgethelheten.

Egenkontroll inom boendeservice för äldre

Revisionsnämndens centrala observationer angående egenkontrollen i Åbo stads boendeserviceenheter och till vissa delar inom boendeservicens köptjänster har redovisats i utvärderingsberättelsen i punkt 2.1 Egenkontroll inom boendeservice för äldre.

Varje enhet inom boendeservice för äldre har en separat plan för egenkontroll som är synlig för de boende och även alla närstående som besöker huset. Förutom den enhetsspecifika planen för egenkontroll har boendeservicen en gemensam plan för egenkontroll som omfattar hela verksamheten.

Valviras riktlinjer har styrt framställningen av planerna, som efter att de fastställts, även fastställt boendeservicens egenkontrollplaner.

Egenkontrollplanerna upplevs vara viktiga verktyg inom enheterna och de används bland annat vid integrering av personal, även om det inte är möjligt vid mycket korta vikariat.

Resurserna för kontroll av privat boendeservice är begränsade och även där stöder man sig på utnyttjandet av enheternas egenkontrollplaner.

Våren 2018 påbörjade servicebranschen inom välfärdssektorn ett samarbetsprojekt för att standardisera kontrollen av köptjänster. Målet är en enhetlig kontrollprocess och gemensamma riktlinjer för kontroll av olika tjänster.

Inomhusluftsärenden i Åbo stad

Revisionsnämndens utvärderingsberättelse, punkt 2.2 Inomhusluftsärenden i Åbo stad.

Åbo stad har anställt en ny inomhusluftschef som påbörjade tjänsten 7.6.2018.

Åbo stads inomhusluftsmodell är fortfarande utvecklad så att särskild vikt fästs vid snabb reaktionstid i problemsituationer, förtydligandet av inomhusluftsarbetsgruppernas ansvarsfördelning och rollbesättning samt utvecklingen av aktuell kommunikation och en kommunikationsplan. Vid omorganiseringen fästs vikt vid tillräckliga personalresurser, så att den framtida inomhusluftsmodellen blir fungerande. Samtidigt utvecklas ett elektroniskt anmälningsförfarande som en del av inomhusluftsprocessen så att anmälningsblanketten klart och koncist täcker alla nödvändiga områden (t.ex. vad är problemet och vilka symptom uppvisas, i vilket rum och när). Den nya verksamhetsmodellen kommer att testas när den är färdig att tas i bruk och sedan implementeras modellen att gälla hela staden som ett enhetligt sätt att sköta inomhusluftsärenden.

Kommunikation har en central roll i en lyckad hantering av inomhusluftsärenden. Utarbetandet av en kommunikationsplan och därigenom en aktuell och lämplig kommunikation, kommer att vara en del av inomhusluftsarbetsgruppens varje arbetsuppgift under den nya modellen. Kommunikationsplanen utarbetas av en inomhusluftsarbetsgrupp och varje medlem binder sig till den.

Förebyggandet av problem med inomhusluft har varit en central angelägenhet inom hanteringen av inomhusluftsärenden och särskild vikt fästs fortfarande vid det. På en del platser används bl.a. kontinuerliga dataloggare, med vilka inomhusluften kontrolleras och med vilka eventuella problem snabbt kan åtgärdas. Vikt fästs vid utvecklingen av fjärrövervakningen av ett fungerande luftbyte och fastighetsskötselns roll klargörs.

Utbildning om inomhusluftsärenden ordnas fortfarande i huvudsak i form av inomhusluftsseminarier (som ordnas av social- och hälsovårdsministeriet samt miljöministeriet). Dessutom är en eller flera personer aktiva i kommunernas inomhusluftnätverk och deltar i relaterade utbildningsdagar/seminarier. Kommunernas inomhusluftnätverk grundades år 2018 till följd av ett initiativ av Helsingfors, Esbo och Vanda städer och inom nätverket arbetar man för gemensamma procedurer och delar med sig av goda erfarenheter om hur man ska lösa utmaningarna med inomhusluft.

De största utmaningarna inom beställarkompetensen är fortfarande konkurrensutsättning och beställandet av förordningsenhetliga undersökningar. Planeringen av konkurrensutsättningen görs i samarbete med upphandlingsexperten, inomhusluftschefen och andra personer nära kopplade till inomhusluft för att hitta och skapa arbetsmetoder. Beställningen och konkurrensutsättningen av förordningsenliga undersökningar styrs av förordningen om sanitära förhållanden i bostäder 545/2015 och dess tillämpningsanvisningar.

Anvisningarna för användare av utrymmen / chefer bl.a. om inomhusluftsärenden och påverkande faktorer är del av Åbo stads nya anvisningar för inomhusluftsärenden. Förutom modellen kommer dokumentet att innehålla information om högklassig inomhusluft och faktorer som påverkar den, goda tillvägagångssätt i inomhusluftsärenden, kommunikation samt olika aktörers roller och ansvar i inomhusluftsärenden.

Uppföljning av revisionsnämndens rapport

Utvärdering av barnskyddet 2015

Antalet avslutade omhändertaganden ökar långsamt, men man kan ändå konstatera att utvecklingen går åt rätt håll.

Problem med missbruk och psykisk ohälsa bland föräldrarna samt andra brister i föräldraskapet har redan i åratal utgjort de vanligaste orsakerna till omhändertagande redan. Revisionsnämnden vill framhålla vikten av samarbete mellan olika aktörer för att rätta till situationen. Enligt svaren har tillgången till barn- och ungdoms- samt vuxenpsykiatri försämrats. Revisionsnämnden anser att detta är alarmerande.

Antalet klienter per socialarbetare inom barnskyddets öppenvård varierar så att klientantalet i undantagssituationer (februari 2018) varierar mellan 34 och 69. En socialarbetare som arbetar med vård i fosterhem har i medeltal 42 klienter. En del socialarbetare kan ha upp till 50 klienter. Även om man har fått enstaka nya socialarbetare anser revisionsnämnden att antalet barnskyddsklienter per socialarbetare är oroväckande högt.

Barnpsykiatrins resurssituation har varit svår inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt, men t.ex. inom barnskyddet har man fått konsultationer för enskilda fall. Barnpsykiatrin har efter ett avbrott under våren deltagit i barnskyddets multidisciplinära expertgrupp, vilket har varit mycket positivt. Välfärdssektorn har avtalat med Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt om att köpa in tjänster från barnpsykiatrin till uppfostrings- och familjerådgivningen. Man är också oroad över den här resursens framtid.

Behovet av ungdomspsykiatrisk öppenvård har ökat starkt i Åboregionen, antalet remisser för ungdomar till Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts ungdomspsykiatriska poliklinik har mer än fördubblats på ett år. Fastän antalet remisser även har ökat på andra håll kommer det just nu ungefär dubbelt så mycket remisser från Åbo i förhållande till folkmängden i ungdomsålder än från andra kommuner i Egentliga Finland. Tröskeln för att ungdomar ska söka hjälp för psykisk ohälsa har blivit lägre, men det finns även belägg för att depressions- och ångestsymtom har ökat, speciellt hos flickor. Fastän syftet har varit att utveckla verksamheten vid den ungdomspsykiatriska polikliniken och överfört resurser dit från annat håll (bl.a. genom att reducera verksamheten på de ungas dagavdelning), kräver situationen korrigering för att säkra kvalitativ vård. Inom barnskyddet fås ungdomspsykiatriska konsultationer då den unga har vårdkontakt. I situationer där den unga och/eller hans eller hennes familj inte är motiverade till vården är det svårt att få vård. Man bör utveckla tillgängligheten till psykiatrisk avdelningsvård för unga inom barnskyddet, så att en ung person med svåra psykiska symtom kan hjälpas på bästa möjliga sätt och på så vis undvika icke-ändamålsenlig placering på barnskyddsinstitutioner. En samarbetspsykiater har arbetat på ungdomspsykiatriska stödenheten vid stadens barn- och ungdomspoliklinik och under år 2018 har samarbetspsykiatern fått två psykiatriska sjukskötare till kollegor. Målet att ordna lågtröskelstöd för bildningssektorn, småbarnspedagogiken och barnskyddet har inte förverkligats under början av året; barn och unga lämnas utan lämpligt stöd. Ytterligare åtgärder förbereddes för detta tillsammans med sjukvårdsdistriktet.

Vamoswww.vamosnuoret.fioch Ankkuri-verksamheten i samarbete med polisen har varit med och stött arbetet för ungas psykiska hälsa på en grundläggande nivå.

Ur barnskyddets och mer allmänt ur socialarbetes synvinkel bör tillgängligheten till vuxenpsykiatrin utvecklas. Expertisen inom vuxenpsykiatrin har varit bristfällig i expertgrupperna inom mentalvårdsservice och narkotikatjänsterna, alltsedan sommaren har vuxenpsykiatrin efter ett avbrott deltagit i barnskyddets tvärfackliga expertgrupp. I början av år 2018 förnyades Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts psykiatriska organisation. Det märks att samarbetet inom den nya organisationen ännu är under konstruktion.

Genomförda, pågående eller planerade åtgärder 2018

Under 2018 har man vidtagit rikligt med åtgärder för att förbättra mentalvårdsservicen för unga. Även samarbetet med Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts ungdomspsykiatri har blivit tätare. Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts ungdomspsykiatri har också varit initiativtagande i samarbetsfrågor.

Sjukskötare har rekryterats till ungas psykiatriska stödenhet vid barn- och ungdomspolikliniken.

En vakans har inrättats för en psykiatrisk sjukskötare inom studerandevården och den tillfälliga vakansen som psykiatrisk sjukskötare vid Barnhemmet Lingonvägen föreslås bli ordinarie år 2019, sjukskötare är även i större utsträckning tillgängliga för barnhemmen. Dessa två sjukskötare arbetar i samarbete med ungdomspsykiatriska stödenhetens psykiater och sjukskötare.

Social- och hälsovårdsnämnden har bestämt 13.6.2018 § 164 (dn 6976-2018) om ett paket angående stödåtgärder för ungas psykiska hälsa:

• Av Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt kommer man att köpa en arbetsinsats för tio psykiatriska sjukskötare.
• Skolhälsovårdens och studerandevårdens personal ska fortbildas. Målet är en mer strukturerad och regelbunden utbildning och arbetshandledning än den nuvarande för anställda som arbetar med psykisk hälsa och skolhälsovårdare i skolorna.
• Användningen av digitala tjänster som är riktade till unga och professionella effektiviseras.

Stadens interna övervakning, riskhantering och koncernövervakning

Riskhantering

”När det gäller riskhanteringen förblir det utgående från verksamhetsberättelsen oklart hur man ska förhålla sig till de risker som nämns i verksamhetsberättelsen och hur väl metoderna för hantering av de nämnda riskerna används, om ansvarsfördelningen gällande hanteringen av riskerna fungerar och om det alltid är möjligt att tilldela ansvar för och schemalägga nödvändiga åtgärder i olika risksituationer.”

Utvärderingsmetoden för risker är baserad på anvisningarna för Riskhantering och intern övervakning, som stadsfullmäktige (7.9.15 § 367) godkänt. I anvisningarna definierar man principerna och genomföringsmetoderna av Åbo stadskoncerns riskhantering och interna övervakning.

De risker som nämns i verksamhetsberättelsen är samma risker som branscherna och centrala strategiska föreningar har identifierat som de mest anmärkningsvärda riskerna. Det ska finnas en analystabell över de mest anmärkningsvärda riskerna, där det bl.a. ska klargöras vilka metoder man använder för riskhantering. Metoder för riskhantering är undvikande av risk, riskreducering, risköverföring eller eget riskansvar.

Utgångspunkten är att man ålägger ansvaret för nödvändiga åtgärder och gör upp en tidtabell för dem. För vissa risker kan en separat ansvarsperson namnges. I vissa fall gäller ansvaret för åtgärderna hela personalen. Samma sak gäller utarbetandet av en tidtabell för åtgärder. En exakt tidtabell kan utarbetas för vissa åtgärder. Vissa åtgärder är fortgående.

Sektionscheferna ansvarar för att en riskutvärdering har gjorts i deras egna enheter. Bolagens och dotterbolagens verksamhetsledare ansvarar för riskhanteringen inom ramen för sin allmänna befogenhet. Riskutvärdering görs varje år före slutet av maj (tidpunkten bör synas i årsklockan), så att eventuella risker som dyker upp och som kräver investeringar, hinner uppmärksammas i budgeten.

Målet med den interna övervakningen är att säkerställa den interna övervakningens och riskhanteringens funktionalitet, effektivitet samt deras utvecklingsbehov inom stadskoncernen, som stadsdirektören ansvarar för. En iakttagelse som registrerats i utvärderingsberättelsen observeras i verksamhetsberättelsen för 2018 års bokslut.

Intern övervakning

”När det gäller den interna övervakningen lyfter revisionsnämnden även fram betydelsen av ledningens ansvar, förståelse och kompetens vid skapandet och säkerställandet av metoder för den interna övervakningen samt utvecklingen av exempelvis de utvecklingsområden som nämns i verksamhetsberättelsen för ett visst år.”

Koncernstyrning och -övervakning

”När det gäller koncernstyrningen och -övervakningen bör koncernsammanslutningarna fokusera på verksamhetsprocesserna och metoderna för intern övervakning och riskhantering som anknyter till dessa samt dokumentation av dessa i enlighet med koncernledningens riktlinjer.”

Utvecklingsområdena för den interna övervakningen som nämns i verksamhetsberättelsen har bearbetats tillsammans med ledningen för enheterna och styrgrupperna och arbetet fortgår även under år 2018. Styrgruppernas utbildningar för intern övervakning, som påbörjats år 2013, har från och med år 2016 fortsatt som seminarietillfällen för styrgrupper på olika nivåer med början från välfärdssektorns äldre- och handikappservice. I början av år 2018 ordnades seminarier för utveckling av metoder för intern övervakning för stadsmiljöbranschen och koncernförvaltningen. Kartläggningen och utvärderingen av koncernförvaltningens ekonomiska matris och metoderna för intern övervakning för styrgrupper inom stadsmiljöbranschernas servicebranscher har schemalagts för hösten 2018. Motsvarande arbete för utbildnings- och fritidsbranschen ska påbörjas från början av år 2019.

Med koncernernas dotterbolag har man årligen gått genom deras tillvägagångssätt för intern övervakning och om dotterbolaget har haft klart beskrivningar eller specifikationer för sina övervakningsmetoder har även de granskats samtidigt. Nivån på dotterbolagens beskrivningar över den interna övervakningen varierar och detta arbete fortsätter under 2019.

Stadsstyrelsens förslag

Stadsfullmäktige noterar stadsstyrelsens utlåtande och konstaterar samtidigt att utvärderingsberättelsen inte ger anledning till separata åtgärder utöver de åtgärder som redan pågår eller som ska påbörjas.

BeslutFörslaget godkändes.

Stadsstyrelsens förslag

Stadsfullmäktige noterar stadsstyrelsens utlåtande och konstaterar samtidigt att utvärderingsberättelsen inte ger anledning till separata åtgärder utöver de åtgärder som redan pågår eller som ska påbörjas.

BeslutFörslaget godkändes.

Dessutom beslutade man underrätta stadsstyrelsen i enlighet med 151 § i förvaltningsstadgan om den kläm som Ilvessalo understödd av Vähä-Heikkilä lämnade under diskussionen.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

Ilvessalo lämnade understödd av Vähä-Heikkilä följande kläm:

”Stadsfullmäktige föreslår för stadsstyrelsen i form av en kläm att stadsstyrelsen utvecklar processen kring utvärderingsberättelsen så att man effektivare kan komma med konkreta åtgärdsförslag till de problem som revisionsnämnden lyft fram till exempel när det handlar om budgetbehandlingar.”