Osastopäällikkö Ritva Jykelä:

 

Kaupunginhallitus käsitteli 8.6.2009 § 335 esitystä hallinnon tuottavuuden parantamista koskeviksi toimenpiteiksi ja lähetti sen virastoille huomioon otettavaksi hallinnon tuottavuuden parantamisessa. Edelleen kaupunginhallitus edellytti tuottavuuden parantamista ja hallintoon käytettävien voimavarojen vähentämistä mm. työ- ja hallinnollisten prosessien tehostamisella.

 

Hallintoon käytettävien voimavarojen vähentämistavoite sisältyy kaupunginvaltuuston vuoden 2010 talousarvion yhteydessä päättämään henkilöstömitoitusta ja hallintoa koskeviin sitoviin tavoitteisiin. Tavoitteiden mukaan kaupungin teettämien henkilötyövuosien määrän tulee vuosina 2009 – 2012 vähetä 200:lla vuodessa. Eläköitymisen tilalle hallintoon ja tukipalveluihin ei palkata ulkopuolista henkilöstöä.

 

Lisäksi kaupunginhallitus päätti 7.12.2009 § 647 edellyttää koko kaupungin osalta, että

 

-hallintokunnat määrittelevät ja arvioivat asiakaslähtöisesti hallintoprosessinsa tavoitteena 15 %:n vähennys hallintotyöhön käytettävässä henkilöstötyövuosimäärässä vuoden 2012 loppuun mennessä,

-henkilöstötyövuosien vähentäminen toteutetaan hyödyntämällä vakanssien vapautumista esim. eläkkeelle siirtymisten yhteydessä, jolloin vapautuvat vakanssit jätetään täyttämättä tai täytetään vuosina 2010-2012 sisäisin siirroin,

-ulkoista hakua voidaan hallinnollisten vakanssien täyttämisessä käyttää vain erityisen painavin perustein kaupunginjohtajan luvalla kunnallisista viranhaltijoista annettu laki huomioon ottaen,

-henkilöstötyövuosien vähentämissuunnitelma tehdään sektorista vastaavalle apulaiskaupunginjohtajalle 30.3.2010 mennessä.

 

Nuorisoasiainkeskuksen hallinnolliset vakanssit

 

Tässä yhteydessä hallinnolla tarkoitetaan toimintaa, jonka tarkoituksena on mahdollistaa tai tukea hallintokunnan varsinaista, ulkoiseen asiakkaaseen kohdistuvaa toimintaa. Kyseessä on kaupungin sisäiset tehtävät kuten päätöksenteon valmistelu ja toimeenpano, sihteerintehtävät, taloushallinto, henkilöstöhallinto, tietohallinto ja projektihallinto.

 

Keskushallinnossa oli laadittu lista nuorisotoimen hallinnon henkilöstöstä. Listassa on 17 vakanssia. Listaan oli koottu KVTES:n hinnoitteluliitteeseen 1 kuuluvat henkilöt (kanslistit) ja KVTES:n hinnoittelemattomissa vakansseissa työskentelevät henkilöt (nuorisotoimenjohtaja, osastopäälliköt, suunnittelijat ym.). Nuorisoasiainkeskus tarkisti listan ja toimitti keskushallintoon listan laatijoille tiedot em. listaan sisältyneistä henkilöistä, joiden tehtävät kokonaan tai pääosin muodostuvat muista kun tässä yhteydessä tarkoitetusta hallinnollisista toiminnoista.

 

Nuorisotoimen tarkistettu hallinnollisen henkilöstön lista sisältää seuraavat 10 vakanssia:

 

* 404100     nuorisotoimenjohtaja

* 364500     osastopäällikkö

* 404102     osastopäällikkö

* 404104     osastopäällikkö

* 404106     kanslisti

* 404175     kanslisti

* 404178     kanslisti

* 404200     kanslisti

* 404206     viestinnänsuunnittelija

* 404207     kehittämissuunnittelija.

 

Arvio Liikunta-, nuoriso- ja kulttuuritoimen hallinnollisen yhdistämisen kustannustehokkuudesta vuonna 2007

 

Keskushallinnon talous-, hallinto- ja henkilöstökeskuksen edustajista sekä apulaiskaupunginjohtajien avustajista koottu seitsemän jäseninen työryhmä arvioi hallinnollista yhdistämistä ja sen kustannustehokkuutta tarkasteltavien hallintokuntien hallinnollisten toimintojen kautta. Ko. selvityksessä nuorisotoimen hallinnolliset menot olivat 4,9 %:ia lautakunnan kokonaismenoista. Hallinnon resurssit henkilötyövoimana vastasivat yllä olevaa, tarkistettua, listaa, koska htv oli 10,6.

 

Työryhmän loppupäätelmä oli että ko. hallintokuntien hallinnollista yhdistämistä puoltaisivat lähinnä toiminnalliset seikat. Yhdistämisestä aiheutuvat kustannussäästöt tulisivat olemaan varsin pienet, koska kunkin kolmen hallintokunnan hallinnossa työskentelee vain vähän kokopäiväisiä viran tai toimen haltijoita.

 

Hallinnon tuottavuuden toteutustavat ja kehittämiskokonaisuudet

 

Keskushallinnossa on määritelty hallinnon tuottavuuden parantamisen toteutustavoiksi seuraavat:

·Työprosessien yksinkertaistaminen ja lyhentäminen,

·Toimintojen yhdistäminen hallintokuntien sisällä ja niiden kesken

·Tietojärjestelmien tehokkaampi hyödyntäminen

·Henkilöstön sisäisen liikkuvuuden lisääminen

·Tiukasti rajattu ulkoinen rekrytointi hallintotehtäviin

·Jokainen hallintotyössä vapautuva vakanssi johtaa ilman painavaa perustetta htv–määrän vähentämiseen,

·Aktiivinen ja ennakkoluuloton hallintotyön uudistaminen,

·Toimintojen/henkilöstön siirtoja kaupungin sisällä ei oteta huomioon. Ei myöskään toimintojen ulkoistamista, mikäli kaupunki siirtyy palvelujen ostajaksi.

 

Koko kaupunkia koskevia kehittämiskokonaisuuksia ovat:

·Toiminnanohjaus,

·Asiakaspalvelumallin ja sähköisen asioinnin kehittäminen,

·Asianhallinnan tehostaminen,

·Kustannustietoisuuden parantaminen,

·Hankinnat,

·Projektit,

·Avustukset,

·Sisäisen laskutuksen rationalisointi.

 

Hallinnon tuottavuuden parantamisen ja hallinnon keventämisen arviointi ja määrittely

 

Nuorisotoimi sitoutuu hallinnon tuottavuuden parantamisen määriteltyihin toteutumistapoihin - paitsi seuraavien osalta:

 

·Tiukasti rajattu ulkoinen rekrytointi hallintotehtäviin

·Jokainen hallintotyössä vapautuva vakanssi johtaa ilman painavaa perustetta htv–määrän vähentämiseen.

 

Nuorisotoimella ei ole mahdollisuuksia vähentää hallintotehtäviä hoitavien henkilöiden määrää.

 

Perustelu: Nuorisotoimessa on tällä hetkellä 116 vakanssia, joista 10(8, 6 %:ia) on pääosin hallinnollisten tehtävien hoitoon. Uusimmat vakanssit on perustettu asiakaspalvelutehtäviin, joten hallintohenkilöstön määrää ei ole lisätty. Kun kaupungin organisaatiossa on keskitetty ja jatketaan monien tässä yhteydessä tarkoitettujen hallinnollisten tehtävien hoitamisen keskittämistä, on usein tapahtunut, että asioiden sujuva hoitaminen nykytekniikan ja – järjestelmien avulla on lisännyt hallintokunnassa valmistelu- ja tukipalvelu- sekä esimiestehtäviä. Myös esim. raportoinnin tihentyminen ja keskushallinnon kehittämishankkeet ovat lisänneet hallintokunnassa koordinointitehtäviä.

 

Nuorisotoimi osallistuu valittujen kehittämiskokonaisuuksien toteuttamiseen. Nuorisotoimi pystyy pienenä ja joustavana hallintokuntana tarvittaessa reagoimaan sekä sopeuttamaan toimintansa ja palvelunsa nopeasti muutoksiin kuten esimerkiksi vuonna 2009, jolloin nuorisotoimi vähensi 14,8 henkilötyövuotta. Vähennys oli merkittävä koko kaupungin toteutuneesta vähennyksestä. Toiminnan tehostumista osoittaa se, että henkilöstövähennyksistä huolimatta esim. kokonaisasiakasmäärässä ei tapahtunut oleellista vähentymistä.

 

Nuorisotoimi sitoutuu kehittämiskokonaisuuksiin kaikkien muiden osalta, paitsi projektit ja avustukset.

 

Perustelu: Nuorisotoimi saa merkittäviä, kohdennettuja ulkopuolisia avustuksia. Osalla avustuksista on pystytty kattamaan 100 %:sti kehittämishankkeiden henkilöstökulut. Projektien hallinnointi ja johto hoidetaan vakinaisen henkilökunnan toimesta, jolloin ulkopuoliset avustukset ( 700 000 euroa vuonna 2009) projekteihin kuten myös vakiintuneeseen toimintaan käytetään ohjaajien ja muiden käytännön työntekijöiden palkkaamiseen lasten ja nuorten palveluihin, kalusteiden ja välineiden uusimiseen sekä toimintojen kehittämiseen.

 

Nuorisotoimenjohtaja Annina Lehtiö-Vainio:

 

Ehdotus       Nuorisolautakunta päättää lähettää yllä olevan arvioinnin ja määrittelyn apulaiskaupunginjohtaja Maija Kytälle ja kansliapäällikkö Jouko K. Lehmustolle.