Nuorisotoimenjohtaja Annina Lehtiö-Vainio:

 

Julkisista hankinnoista annetun lainsäädännön sekä kaupungin taloussäännön ohella noudatetaan hankinnoissa Turun kaupungin hankintaohjeita ja pienhankintaohjeita (kh 18.6.2007 § 428, muutettu 22.9.2008 § 486). Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Hankinnoista, joista on suoritettu kirjallinen tarjousmenettely, päätöksen tekee aina hankintavaltuudet omaava päätöspöytäkirjan muodossa. Mikäli hankinnasta ei luonteensa vuoksi tehdä päätöspöytäkirjaa, hankintavaltuudet omaavan pitää hydäksyä tapahtuma viimeistään menon hyväksymisenä laskussa.

 

Nuorisotoimen voimassaolevan johtosäännön (kv 12.3.2007 § 50) mukaan nuorisolautakunta päättää nuorisotoimenjohtajan ja osastopäälliköiden hankinta- ja sopimusvaltuuksista. Hankintavaltuuksia ei voi delegoida tästä alaspäin. Nuorisotoimessa ostajina toimivat ne viranhaltijat ja työsopimussuhteiset henkilöt, jotka toimivat yksiköiden vastuuhenkilöinä ja joille osastopäälliköiden päätöksellä myönnetään tilausvihko. Ostajien rekisterinä on tilausvihkojen luovuttamisesta pidettävä kirja.

 

Virastoissa on määriteltävä sopimusten hallinnan järjestämiseksi vastuut, oikeudet ja käytännöt. Nuorisoasiainkeskuksessa

 

- viraston sopimustoiminnan vastuuhenkilö on nuorisotoimenjohtaja (Annina Lehtiö-Vainio)

 

- Toimivaltaisiin päätöksiin perustuvien sopimusten teko-, allekirjoittamis- ja irtisanomusoikeudet nuorisolautakunnan määrittelemien valtuuksien mukaisesti nuorisotoimenjohtajalla (Annina Lehtiö-Vainio) ja osastopäälliköillä (Ritva Jykelä, Kerstin Paananen ja Eeva Roiha), jotka ovat sopimusten vastuuhenkilöitä,

 

- (alkuperäisten) sopimusten säilytyksestä vastaa kanslisti (vakanssi 404 106),

 

- sopimusten arkistoinnista vastaa nuorisosihteeri (Leena Aho),

 

- sopimukset rekisteröidään JoutseNet -järjestelmään ja rekisterin käyttöoikeudet ovat kahdella kanslistilla (vakanssit 404 106 ja 404 108). Sopimusrekisteri on seurannan ja valvonnan apuväline, joka oikein ylläpidettynä tuottaa johdolle koottua ja yhdistettyä tietoa sopimuksista, maksatuksen oikeellisuuden varmistuksen, kirjanpitolain edellyttämät tiedot sopimusvastuista ja työkalun sopimusriskien valvontaan.

 

Sopimuksiin kohdistuvalla sisäisellä valvonnalla varmistetaan, että tehtävien sopimusten ehdot ovat kaupungin edun mukaisia, että sopimukset pannaan täytäntöön asianmukaisesti ja että niistä johtuvat toimenpiteet esim. irtisanomiset hoidetaan määräaikana. Kaupungin sisäisiä sopimuksia yhteiskäyttöiseen rekisteriin vietäessä sopimuksen tallentamisesta vastaa tilaava osapuoli.

 

Vuonna 2009 nuorisotoimenjohtajan hankintaraja ja sopimusvaltuus on ollut 15 000 euroa (alv 0 %) ja osastopäälliköiden 7 000 euroa (alv 0 %).

 

Ehdotus       Nuorisolautakunta päättää, että vuonna 2010

 

talousarviovuotta pidemmät hankinnat ja sopimukset tuodaan aina nuorisolautakunnan hyväksyttäväksi,

 

yksittäisissä hankinnoissa ja sopimuksissa nuorisotoimenjohtajan (vakanssi 404100) valtuus on enintään 15 000 euroa (alv 0 %) ja osastopäälliköiden (vakanssit 404102, 404104 ja 364500) valtuus 7 000 euroa (alv 0 %),

 

yksittäisten hankintojen ja sopimusten vähäisen hankinnan yläraja on 5 000 euroa, jolloin hankinnasta ei tarvitse tehdä päätöspöytäkirjaa ellei muut syyt kuten kilpailutus, edellytä päätöspöytäkirjan tekemistä.