Nuorisotoimenjohtaja Annina Lehtiö-Vainio:

 

Kaupunginhallituksen hallintojaosto on 15.9.2009 päättänyt merkitä tiedoksi henkilöstöhallinnon palvelukeskusprojektin loppuraportin sekä lähettää sen lausunnolle hallintokunnille sekä yhteistoimintakäsittelyyn. Projekti esittää henkilöstöasioiden hoidon uudistamiseksi uutta toimintamallia, jossa vahvistettaisiin kaupungin johdon ja virastojen johdon tukea henkilöstöhallinnollisissa tehtävissä ja keskitettäisiin henkilöstöhallinnollisia avaintoimintoja. Lausuntopyyntö on saapunut nuorisolautakunnalle 24.9.2009 ja määräaika lausunnon antamiselle on 31.10.2009 mennessä.

 

Otteita kaupunginhallituksen hallintojaoston 15.9.2009 pidetyn kokouksen § 242 sekä asiaan liittyvästä loppuraportista:

 

Valmistelun aikana on tehty analyysi tulevaisuuden haasteista:

- Väestörakenne muuttuu ja kunnallisten palveluiden tarve kasvaa sekä samaan aikaan työvoiman määrä vähenee

- Kaupungin on parannettava kilpailukykyään osaavasta työvoiman hankinnassa

- Henkilökunnan ammattitaidon ylläpitäminen ja osaaminen on turvattava

- Työhyvinvointiin on panostettava, sillä hyvinvoivien työyhteisöjen tuottavuus on korkea ja ennenaikainen eläköityminen tulee kalliiksi

- Esimiehiä ja johtamista on tuettava

- Henkilöstötyön on kaikilta osiltaan oltava kunnossa

 

Tämä kaikki edellyttää ammattitaitoista ja tehokasta tukiyksikköä, jotta hallintokuntien tarvitsemat palvelut voidaan turvata. Projektin tuloksena esitetään uudelleenjärjestelyin keskitettäväksi

- rekrytointi ja sijaishallinta

- palveluaikalaskennat

- eläkeneuvonta

- henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien omistus sekä

- vahvistettavaksi osaamisen ja työhyvinvoinnin koordinointia ja ohjausta

- parannettavaksi raportointia johdolle.

 

Esitetyllä uudelleenjärjestelyllä pyritään ensisijaisesti turvaamaan henkilöstöasioiden hoito tulevaisuudessakin.

 

Henkilöstöasioihin liittyvien tehtävien uudelleen organisointia perustellaan mm. sillä, että ”Varsinkin pienissä hallintokunnissa on vaikea ylläpitää tarvittavaa osaamista ja tehtävien hoito keskitetysti on tehokkaampaa. Tehtävät tulevat varmemmin myös oikein tehdyiksi, kun niitä hoidetaan päätoimisesti. Varsinaista taloudellista säästöä ei järjestelystä ainakaan lyhyellä tähtäimellä synny. Keskityksen kautta vapautuu kuitenkin lukuisilta hallintokuntien henkilöiltä hieman työaikaa, joka sitten käytetään muihin tehtäviin.”

 

Rekrytoinnin osalta todetaan seuraava: ” Kaupungin rekrytointi tapahtuu nykyisin hajautetusti hallintokunnissa, joskin työpaikkailmoitukset julkaistaan keskitetysti. Rekrytointeja tehdään n. 1000 kpl vuodessa ja sijaisia palkataan n. 20 000. Päätoimisesti sijaishallintaa hoitaa sosiaali- ja terveystoimessa seitsemän henkilöä; muualla tehtävää hoitavat pääasiassa esimiehet muiden töidensä ohessa. Yhteensä rekrytointiin osallistuu kaupungin organisaatioissa n. 500 henkilöä. Keskittäminen tapahtuu vähitellen resurssien puitteissa.” Loppuraportissa sanotaan: ” on katsottu tarkoituksenmukaiseksi keskittää rekrytoinnin käytännön toimenpiteet henkilöstön vastuualueelle. Keskittämistä puoltavat ainakin työnantajakuvan yhdenmukaistaminen, tulevan työvoimapulan hallinta, rekrytointiprosessin yhdenmukaistaminen ja ammattimainen rekrytointitoiminta, sekä myönteiset kokemukset muualta. Päätös rekrytoinnin aloittamisesta ja henkilöiden valinnasta on ja pysyy hallintokunnilla. Rekrytointi tapahtuu aina yhteistyössä hallintokunnan kanssa. Rekrytointitiimin vastuulle ja tehtäviin kuuluu:

 

- Omistaa rekrytointiprosessin ja yhteisen rekrytointijärjestelmän.

- Varmistaa rekrytointiprosessin sujuvuuden ja kaupungin linjausten toteutumisen.

- Vastaa niin ulkoisista kuin sisäisistä hauista.

- Varaa hallintokunnille omat rekrytointivastaavat, joiden osaaminen toimialalla tulee varmistaa.

- Vastaa sijaishallinnasta (SOTE:n osaamisen pohjalta)

- Vastaa kaupungin yhteisestä työnantajakuvasta sekä yhteisistä rekrytointitapahtumista.

- Vastaa kaupunkitasoisista perehdytysmateriaaleista ja -toimenpiteistä.”

 

Henkilöstön vastuualueelle esitetään uutta tiimirakennetta, joka koostuu strategia-, rekrytointi-, palvelussuhde-, tietojärjestelmä- ja toimistopalvelutiimistä. Resurssien osalta todetaan, että uudelleenjärjestelystä aiheutuu kustannuksia, joten säästöjä ei järjestelyistä heti seuraa, mutta ajan kuluessa toiminnan tehostuminen tuo mukanaan myös taloudellista säästöä. Henkilöstön vastuualueen tehtävät ovat konsernia hyödyttäviä peruspalveluja, joista ei laskuteta hallintokuntia. Selkeä tiimijako kuitenkin mahdollistaa sen, että palvelut voidaan myöhemmin muuttaa maksullisiksi – varsinkin jos niitä haluavat hyödyntää kaupunkiemon ulkopuoliset yksiköt.

 

Lausunto:

 

STRATEGIATIIMI:

 

Raportissa esitetään, että strategiatiimiin tulisi ns. sisäisiä konsultteja, jotka mm. konsultoivat hallintokuntia. Tavoitteena on, että palvelukeskus tuottaa prosessipohjaisia henkilöstöhallinnon palveluja kaupungin muille yksiköille ja että toiminta on asiakaslähtöistä ja asiakkaiden kanssa laaditaan sopimukset tarjottavista palveluista ja palvelutason laadun määrittelystä.

 

Nuorisotoimi on pieni hallintokunta, jolla ei ole päätoimista henkilöstötyötä tekevää henkilöä. Nuorisotoimen näkemyksen mukaan on hyvin tärkeää, että henkilöstöasioiden vastuualueen toimintaa kehitetään asiakaslähtöisemmäksi, hallintokuntien tarpeita tukemaan. Näin hallintokunnat voivat keskittyä ydinosaamiseensa ja saavat neuvoa, tukea ja konsultointia palvelukeskuksesta.

 

REKRYTOINTITIIMI:

 

Raportissa todetaan, että on tarkoituksenmukaista keskittää rekrytoinnin käytännön toimenpiteet henkilöstön vastuualueelle.

 

Rekrytoinnin keskittäminen on nuorisotoimen näkemyksen mukaan palvelukeskuksen haasteellisin ja hallintokunnan kannalta epäselvin osio. Mitä tarkoitetaan käytännön toimenpiteillä? Toisaalta, miten rekrytointitiimiin suunnitellut 8-10 henkilöä pystyisivät hoitamaan rekrytointia, jota tällä hetkellä hoitaa omien töidensä ohella n. 500 henkilöä. On myös huomioitava, että ammatillinen näkemys ja erityisosaaminen ovat kussakin hallintokunnassa. Nuorisotoimi suhtautuu varauksella rekrytoinnin keskittämiseen.

 

PALVELUSSUHDETIIMI:

 

Palvelusuhdetiimin tehtävänä ovat palveluaikalaskennat, neuvonta palvelussuhde- ja eläkeasioissa, sekä työtodistukset. Näitä tehtäviä hoidetaan nykyisin hajautetusti hallintokunnissa, mutta keskittämisellä saavutetaan monia hyötyjä, esim. osaamisen varmistaminen, sijaistusten helpompi järjestely, epätasaisen työkuorman helpompi tasaaminen sekä työtapojen ja tulkintojen yhdenmukaistaminen.

 

Nuorisotoimen näkemys on, että keskittäminen em. asioissa on tarkoituksenmukaista.

 

TIETOJÄRJESTELMÄTIIMI:

 

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien omistus ja pääkäyttö keskitetään henkilöstön vastuualueelle.

 

Nuorisotoimella ei ole huomautettavaa.

 

TOIMISTOPALVELUTIIMI:

 

Tiimi muodostuu henkilöstön vastuualueella nykyisinkin ko. tehtäviä suorittavista henkilöistä. Tiimille kuuluvat asianhallintatehtävät, talousasiat, koulutusten järjestäminen sekä sihteeripalvelut.

 

Nuorisotoimella ei ole huomautettavaa.

 

Resurssien osalta raportissa todetaan, että palvelut voidaan myöhemmin muuttaa maksullisiksi.

 

Nuorisotoimen näkemyksen mukaan palveluiden on säilyttävä hallintokunnille maksuttomina.

 

Oheismateriaali 1              Henkilöstöhallinnon palvelukeskus –projekti, loppuraportti

 

Ehdotus       Nuorisolautakunta päättää antaa yllä olevan lausunnon kaupunginhallituksen hallintojaostolle.