TALOUSARVION 2012 NOUDATTAMISTA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET
1. Sitovuus
1.1. Kaupunginvaltuuston sitovasti päättämät kohdat talousarviossa
Kaupunginvaltuustoon nähden sitovia ovat talousarviokirjassa rasteroinnilla ilmaistut määrärahat ja tuloarviot tai netto. Lisäksi kaupunginvaltuustoon nähden sitovia ovat toimielinten erikseen sitoviksi merkityt toiminnalliset tavoitteet ja kaupunginjohtajan, kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston esittämät tekstimuutokset.
Sitovia tavoitteita voidaan tarkentaa ja määritellä kaupunginhallituksen ja toimielinten välisissä sopimuksissa (sopimusohjaus)
Kaupunginvaltuusto vahvistaa erikseen kulttuurilautakunnan alaisille taidelaitoksille käyttötalouden määrärahan ja tuloarvion nettomääräisenä vuosina 2010-2013.
Toimielimen käyttötalousosan määrärahat ja investointiosan määrärahat ovat erikseen sitovia. Määrärahan säästöä käyttötalousosassa ei voida käyttää investointiosan määrärahan ylityksen katteena tai päinvastoin.
Kaupunginvaltuuston päättämässä tilaliikelaitoksen investointiosassa olevien hankkeiden kustannusarviot ja toteuttamisaikataulut on päätetty sitoviksi uudisrakennushankkeiden ja yli 1 milj. euron peruskorjaushankkeiden osalta. Alle 1 milj. euron peruskorjaushankkeiden toteuttamisesta ja aikataulusta päättää tilaliikelaitoksen johtokunta.
Hyväksytyn hankkeen toteuttamiseen voidaan käyttää rahavaroja talousarviovuonna kustannusarvion ja aikataulun puitteissa tehokkaan ja taloudellisen toteutuksen edellyttämällä tavalla. Hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon myös indeksinousu hankkeen käyttöönottoon saakka sekä kustannusarvion puitteissa suoritetut takuukorjaukset käyttöönoton jälkeen takuuajan puitteissa. Hankkeiden toteutumisesta ja kustannuksista on esitettävä selvitykset valtuustolle ennen talousarviovuoden päättymistä jälkikäteen hyväksyttäviksi.
1.2. Toimielimen sisäinen sitovuus
Lautakunnan tai jaoston on määriteltävä talousarvion täytäntöönpanon yhteydessä sitovuustasot lautakunnan ja tulosalueiden välillä. Hallintokunnissa, joissa on käytössä ns. sopimusohjaus, määrärahan käyttöä ohjataan kaupunginhallituksen ja toimielimen välisellä hyväksytyllä sopimuksella.
Johtokunnat määrittelevät talousarvionsa puitteissa tarvittaessa muista kuin valtuustoon nähden sitovista tavoitteista ja mittareista.
2. Muutokset talousarvioon
Muutoksista talousarvioon päättää kaupunginvaltuusto (Hallintosääntö 28 §)
2.1. Muutokset talousarvioon ilman kaupunginvaltuuston päätöstä
Kaupunginhallitus päättää lauta- ja johtokuntien määrärahojen ja tavoitteiden muutoksista kun kaupungin organisaatiota muutetaan talousarviovuoden aikana (Hallintosääntö 28 §)
Kaupunginvaltuuston hyväksymää määrärahaa saadaan ao. lautakunnan päätöksellä ilman kaupunginvaltuuston erillistä päätöstä ylittää tulojen ylittymistä tai uusia tuloja vastaavalla määrällä, mikäli samanaikaisesti toteutuvat seuraavat edellytykset:
-ylittyvillä tuloilla ja menoilla on suora, perusteltu syy-yhteys,
-tulot ovat valtionosuuksia, EU-rahoitusta, sponsorituloja tai ulkopuoliseen tilaukseen perustuvia tuloja,
-menon lisäys tulee täysin katetuksi tulojen lisäyksellä ja tulon kertyminen on varmaa.
Lisäksi ao. toimielimen edellytetään pitävän luetteloa edellä olevan mukaisesti tehdyistä päätöksistä.
Johtokunta päättää liikelaitoksen talousarvioon tehtävistä muutoksista kaupunginvaltuuston sitovasti asettamisen taloudellisten tavoitteiden rajoissa.
2.2. Määrärahojen siirrot toimielimeltä toiselle
Toimivaltainen viranomainen voi päättää määrärahojen siirrosta toimielimeltä toiselle. Tällöin siirretty määräraha lisätään valtuuston vahvistamaan määrärahaan. Toimivaltainen viranomainen merkitään täytäntöönpanon yhteydessä talousarviokirjaan ao. määräharahan jälkeen sulkuihin (KV), (KH), (Kj), (Pj), (Otj), (Yj), (Sj), (Hj) tai (Tj).
Kaupunginvaltuuston hyväksymää sitovaa nettomenoa tai – tuloa taikka liikelaitoksen sitovaa liikeylijäämää tai –alijäämää + poistot –euromäärää saadaan muuttaa ilman kaupunginvaltuuston päätöstä em. toimivaltaisen viranomaisen päättämällä määrärahan siirrolla.
3. Toimielimen sisäiset nettoyksiköt
Kaupunginhallitus vahvistaa toimielimen tulosaluetasoiset nettoyksiköt käsitellessään talousarviota. Lautakunta tai muu samassa asemassa oleva toimielin voi määrätä jonkin tulosalueensa alaisen toimintayksikön sisäiseksi nettoyksiköksi. Nettoyksikön menot ja tulot sisältyvät toimielimen kokonaismäärärahaan ja ‑tuloarvioon. Nettoyksikköä sitoo toimielimen suhteen nettomenojen tai -tulojen määrä.
Toimielimen tulee sisäisen nettoyksikön osalta
-hyväksyä tavoitteet ja nettotulos ja seurattava tavoitteiden toteutumista sekä kokonaismenojen ja -tulojen avulla neton toteutumista
-kattaa nettomenojen ylitys säästöillä muista määrärahoistaan sekä nettotulojen alitus muiden tulojensa ylityksillä.
Nettoyksikön nettomenojen säästö otetaan huomioon toimielimen muiden menojen ylitysten ja nettotulon ylitys muiden tulojen alituksen katteena. Nettoyksikön nettotulojen ylitystä ei ilman kaupunginvaltuuston päätöstä saa käyttää toimielimen kaupunginvaltuustoon nähden sitovan toimintakulun - määrärahan ylityksen katteena.
4. Talousarvion toteutumisen seuranta
4.1. Seuranta- ja raportointivastuu
Kaupunginhallituksen sekä muiden toimielinten on osaltaan talousarviovuoden aikana seurattava jatkuvasti alaistensa tulosalueiden ja toimintayksiköiden tuottamien palvelujen kysyntää, tavoitteiden toteutumista, toimintaa sekä taloudenpitoa, annettava niille tarvittavia ohjeita ja määräyksiä sekä huolehdittava seurannan järjestämisestä niiden alaisessa organisaatiossa.
Talousarvioon merkittyjen tavoitteiden sekä numeeristen mittariarvojen ja tunnuslukujen toteutumista on seurattava niiden sitovuudesta riippumatta.
Kaupunginhallitukselle on toimitettava tavoitteiden toteutumista sekä toimintaa ja taloutta koskevat seurantatiedot ja arviot sen määrääminä aikoina noudattaen keskushallinnon antamia toimenpideohjeita.
Lautakunta- ja johtokuntien on raportoitava kaupunginhallitukselle myös siitä, miten ne tulevat toiminnassaan ottamaan huomioon kaupunginvaltuuston talousarvioon hyväksymät tekstilisäykset.
Seurannan perustana on hyväksytty talousarvio perusteluineen.
4.2. Toiminnan ja talouden kehittymisen raportointi kaupunginvaltuustolle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle
Kaupunginvaltuuston vuodelle 2012 sitoviksi hyväksymien tavoitteiden sekä talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden toteuttamisesta tulee raportoida kaksi kertaa vuodessa toiminnan ja talouden seurantaraportilla. Seurantaraportit tehdään heinäkuun lopun tilanteen ja talousarviovuoden lopun tilanteen mukaan. Toiminnan ja talouden ensimmäinen seurantaraportti tulee tuoda kaupunginhallituksen käsittelyyn kuuden viikon sisällä raportointikauden päättymisestä ja raportointiin tulee sisällyttää lautakuntien selvitykset sekä kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien niiden johdosta antamat lausunnot, mikäli raportti lautakunnan osalta poikkeaa kaupunginvaltuuston vahvistamasta talousarviosta ja taloussuunnitelmasta.
Talouden ensimmäinen toteutumisennuste laaditaan maaliskuun lopun tilanteen mukaan. Toinen toteutumisennuste laaditaan samassa yhteydessä heinäkuun lopun toiminnallisten tavoitteiden seurantaraportin kanssa. Marraskuussa annetaan kaupunginhallitukselle kolmas talouden toteutumisen ennuste. Tilikauden 1.1. - 31.12.2012 lopullinen toiminnan ja talouden toteutuma raportoidaan tasekirjaan liitettynä.
4.3. Toiminnan ja talouden kehittymisen raportointi lauta- ja johtokunnille sekä apulaiskaupunginjohtajille
Virastot ja laitokset raportoivat omalle lautakunnalleen ja liikelaitosjohtajat (toimitusjohtajat) johtokunnille sekä virastopäälliköt/liikelaitosjohtajat (toimitusjohtajat) ko. sektorin apulaiskaupunginjohtajalle talouden ja toiminnan kehittymisestä sekä työvoiman käytöstä kuukausittain.
Hallintokunnissa tulee seurata jatkuvasti taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Virastopäälliköiden on laadittava apulaiskaupunginjohtajille kuvaus seuranta- ja raportointijärjestelmästä sekä siitä miten talousarvionpoikkeamiin reagoidaan. Mikäli osoittautuu, että tavoitteita ei saavuteta, on siitä raportoitava välittömästi apulaiskaupunginjohtajalle.
Apulaiskaupunginjohtajien tulee jatkuvasti arvioida oman sektorinsa talouden ja toiminnan toteutumista ja esittää kaupunginhallitukselle niiden pohjalta tarvittaessa toimenpiteet talousarviossa pysymiseksi.
Johtokuntien lakisääteisenä tehtävänä on päättää liikelaitoksen toiminnan kehittämisestä valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden rajoissa sekä seurata tavoitteiden saavuttamista ja raportoida niiden saavuttamisesta.
5. Henkilöstön palkkaamiseen liittyvät määräykset
Henkilökuntaa voidaan palkata vain talousarvion määrärahan, nettomäärärahan tai sitovan tulostavoitteen puitteissa. Valtuustoryhmien välisessä sopimuksessa on määritelty työvoiman käytön alenematavoite kaudelle 2009 – 2012.
Ennen uuden henkilöstön palkkaamista tulee aina selvittää onko tehtävää mahdollista hoitaa kaupungin nykyisillä henkilöstövoimavaroilla työtehtäviä uudelleen järjestämällä tai vakituisen työntekijän uudelleensijoituksella. Lyhytaikaiset sijaisuudet tulee pyrkiä hoitamaan sisäisin työjärjestelyin.
Palkattaessa henkilöä vakinaiseen palvelussuhteeseen tai yli 6 kk kestävään määräaikaiseen palvelussuhteeseen on aina ensin selvitettävä henkilöstöasioiden vastuualueelta, onko tehtävään sijoitettavissa työntekijä, jolle etsitään uudelleensijoituspaikkaa. Selvitystä ei tarvitse tehdä, jos kyse on palkkatukityöstä tai vuorottelu- tai osa-aikalisäsijaisen palkkaamisesta.
Palkkaaminen toistaiseksi voimassa olevaan virka/työsuhteeseen ja määräaikaisen henkilökunnan palkkaaminen lukuun ottamatta avoimen vakanssin hoitajia ja sijaisia (kohdat 1.2.1 ja 1.2.2.) edellyttävät sektorista vastaavan kaupunginjohtajan lupaa.
Virastojen esitykset palkkaamisluvista lähetetään keskushallinnon henkilöstön vastuualueelle, joka antaa lausunnon tehdystä esityksestä sektorista vastaavalle kaupunginjohtajalle.
5.1. Palkkaaminen toistaiseksi voimassa olevaan virka/työsuhteeseen
Palkkausten tulee olla palvelutoiminnan kannalta välttämättömiä. Rekrytointiprosessissa tulee huomioida määräykset julkisesta hakumenettelystä (Laki kunnallisesta viranhaltijasta 4 §).
Palkkaamiseen tulee aina olla sektorista vastaavan kaupunginjohtajan lupa. Luvan yhteydessä sektorista vastaava kaupunginjohtaja päättää voidaanko virka/toimi täyttää ja toimien osalta myös sen voidaanko toimi täyttää julkisen vai sisäisen hakuprosessin kautta.
5.2. Määräaikaisen henkilökunnan palkkaaminen
Määräaikaisella palvelussuhteella tulee olla työsopimuslain 1 luvun 3 §:n tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 2 luvun 3 §:n mukainen peruste, jonka tulee ilmetä työsopimuksesta tai viranhoitomääräyksestä.
Työsopimuslain 1 luvun 3§:
·Työsopimus on voimassa toistaiseksi, jollei sitä ole perustellusta syystä tehty määräaikaiseksi. Työnantajan aloitteesta ilman perusteltua syytä tehtyä määräaikaista työsopimusta on pidettävä toistaiseksi voimassa olevana.
·Toistuvien määräaikaisten työsopimusten käyttö ei ole sallittua silloin, kun määräaikaisten työsopimusten lukumäärä tai niiden yhteenlaskettu kesto taikka niistä muodostuva kokonaisuus osoittaa työnantajan työvoimatarpeen pysyväksi.
Pysyvään tarpeeseen ei saa palkata määräaikaista työntekijää.
Palkkaamispäätöksen tulee koskea koko määräaikaisen tehtävän kestoaikaa.
Henkilön palkkaamiseen tilapäiseen, ylimääräiseen, määräaikaiseen palvelussuhteeseen tulee alla mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta olla sektorista vastaavan kaupunginjohtajan lupa
Seuraaviin tilapäisiin palkkauksiin ei tarvita erillistä kaupunginjohtajan lupaa:
-talousarvioon varatulla määrärahalla palkattavat arvonnan kautta kesätyöpaikan saavat 16-18-vuotiaat koululaiset
-toimeentulotukea hakevat opiskelijat, joille sosiaali- ja terveystoimi järjestää kesätyöpaikan
-varausmäärärahalla palkattavat korkeakouluharjoittelijat
-varausmäärärahalla palkattavat palkkatukityöllistetyt
-uudelleensijoituksiin (terveydelliset syyt) liittyvät työsuhteet
-osa-aikaeläkejärjestelyyn perustuva määräaikaisen työntekijän palkkaaminen tekemään sitä työaikaa, joka jää osa-aikaiseksi siirtyneen henkilön täydestä säännöllisestä työajasta.
5.2.1. Palkkaaminen avoimen vakanssin hoitajaksi määräajaksi
Avoimen vakanssin hoitaja palkataan silloin kun avoin virka/toimi, jolla ei ole hoitajaa, täytetään määräajaksi. Määräaikaiselle palkkaukselle tulee olla peruste, esim. organisaatiomuutos tai määräaikainen järjestely pysyvien järjestelyjen tekemisen ajaksi.
Ennen avoimen vakanssin hoitajan palkkaamista on aina selvitettävä tehtävien tarkoituksenmukaisuus ja välttämättömyys kaupungin palvelutoiminnan kannalta ja se onko vaihtoehtoista tapaa hoitaa em. tehtävät ja tästä aiheutuvat kustannukset.
5.2.2. Sijaisen palkkaaminen
Sijaisia voidaan hallintokunnan hyväksytyn tavoitetason ja talousarvion määrärahojen rajoissa ottaa virkoihin tai toimiin silloin, kun se viraston toiminnan kannalta on välttämätöntä. Lyhytaikaiset sijaisuudet tulee pyrkiä hoitamaan ensisijaisesti sisäisin työjärjestelyin.
Hallintokunnassa on vahvistettava konkreettinen suunnitelma ja periaatteet sijaisten käytöstä.
Määräaikaisessa työsopimuksessa/viranhoitomääräyksessä on aina yksilöitävä sijaistettava työntekijä/viranhaltija ja määriteltävä sijaisuuden syy ja kesto.
6. Muut määräykset
6.1. Liittyminen yhteisön jäseneksi
Kaupunki voi liittyä jäseneksi yhdistykseen tai yhteisöön kaupunginjohtajan päätöksellä.
6.2. Valtionosuudet
Tuloslaskelman rahoitusosaan kuuluvien valtionosuuksien määrittelyä, budjetointia ja seurantaa varten tarvittavat tiedot hallintokuntien tulee antaa pyydetyssä muodossa valtion viranomaisille ja kaupungin keskushallinnolle. Näiden valtionosuuksien budjetoinnista ja seurannasta vastaa keskushallinto.
Taloussuunnitelmassa toteutettavaksi hyväksyttyjen, tiloihin liittyvien investointihankkeiden valtionavustusten anomisesta, budjetoinnista ja toteutumisen seurannasta vastaa ao. hallintokunta yhdessä tilaliikelaitoksen kanssa.
Muiden valtionosuuksien ja avustuksien, joita saadaan eri tehtävien hoitamisesta ja jotka budjetoidaan toimielinten käyttötalousosan tulotileille, anomisesta, budjetoinnista ja toteutumisen seurannasta vastaa ao. hallintokunta.
6.3. Leasing-hankinnat ja käyttöomaisuusinvestoinnit
Leasing-hankintojen ja käyttöomaisuusinvestointien tulee perustua hankinnasta vastaavan yksikön perusteltuun investointisuunnitelmaan. Ennen yli 50.000 euron käyttöomaisuushankinnan, leasing -hankintojen tai it -kehittämishankkeiden toteuttamista tulee talousarvion yhteydessä annettu investointisuunnitelma käsitellä talouden vastuualueen valmistelemana kaupungin johtoryhmässä. Mikäli hallintokunnassa tulee vuoden aikana tarvetta muuttaa esitettyä investointisuunnitelmaa olennaisesti, tulee se tuoda kaupungin johtoryhmän käsiteltäväksi.
Kaikki yli 100.000 euroa maksavat it-hankkeet on tuotava erikseen it-johtoryhmän käsiteltäväksi.
6.4. Työsuojelu ja työturvallisuus
Työsuojeluun tai -turvallisuuteen tai yleisen toimintavalmiuden turvaamiseen liittyvät korjaustoimet, hankinnat ja muut toimenpiteet on osana tavanomaista vuotuista toimintaa toteutettava toimielinten käyttöön myönnetyillä määrärahoilla. Työsuojelua ja ‑turvallisuutta on tällöin pidettävä erityisenä perusteluna asian kiireellisyydelle.
6.5. Hallintokuntien muutot ja niihin liittyvät korjaustyöt
Hallintokuntien muutoista ja niihin liittyvistä korjaustöistä sekä mahdollisista ulkoisista vuokrauksista tulee lähettää tieto keskushallinnon tilajohtajalle muuton toteuttamista ja sitovien sopimusten tekemistä varten.