Hyväksytty kaupunginhallituksessa xx.xx.2009

 

 

Päätöksenteon tehostamista ja toimielimien työskentelyä

koskevat ohjeet

 

 

Kaupunginvaltuusto:

 

1. Toimenpiteistä, joihin valtuustossa esitetyt toivomusponnet mahdollisesti antavat aihetta, päättää kaupunginhallitus.

 

2. Valtuustoaloitteet ja kuntalaisaloitteet tuodaan valtuustoon käsittelyyn vähintään kaksi kertaa vuodessa. Kaupunginvaltuuston hyväksymissä aloitteiden käsittelyohjeissa määriteltyjä määräaikoja aloitteen tekijälle vastaamisessa ym. tulee nykyistä paremmin noudattaa. Aloitteet, jotka on valtuustoaloitteiden käsittelyohjeiden 2b. kohdan mukaisesti lähetetty mahdollisia toimenpiteitä varten, saatetaan kaupunginvaltuuston käsittelyyn vasta sen jälkeen, kun aloitteen tekijälle on annettu aloitteiden käsittelyohjeissa tarkoitettu selvitys.

 

3. Valtuuston käsittelyyn tulevista tärkeimmistä asioista annetaan mahdollisuuksien mukaan valtuustolle informaatiota ennen kuin asia tuodaan valtuuston päätettäväksi. Kvn puheenjohtaja ja khn puheenjohtaja sopivat valtuuston kokouksissa järjestettävistä informaatioista pyrkien sijoittamaan niitä ensisijaisesti sellaisten kokousten yhteyteen, joissa asioita ei muutoin ole paljon.

 

4. Valtuusto pitää kerran vuodessa strategiaseminaarin, johon voi sisältyä myös työryhmätyöskentelyä.

 

5. Kvn puheenjohtaja päättää valtuustossa pidettävien puheenvuorojen keston rajoituksista kuultuaan valtuustoryhmien puheenjohtajia.

 

6. Merkittävien asioiden käsittelyn yhteydessä khn puheenjohtaja ja/tai kaupunginjohtaja/apulaiskaupunginjohtaja käyttävät keskustelun päätyttyä yhteenvetopuheenvuoron.

 

 

Kaupunginhallitus:

 

1.        Sellaiset laajemmat asiat, jotka edellyttävät ulkopuolista esittelyä, esitellään ennen päätöskäsittelyä khn kokousten alussa järjestettävien iltakoulujen yhteydessä. Iltakouluja järjestetään vähintään kerran kuukaudessa, ei kuitenkaan kaikkien kokousten yhteydessä.

 

2. Edellä 1. kohdassa tarkoitettu esittely saa pääsääntöisesti kestää enintään 15 minuuttia ja esittelymateriaali pitää mahdollisuuksien mukaan toimittaa etukäteen kokouksen esityslistan jakelun yhteydessä.

 

3. Khn puheenjohtaja voi muuttaa esityslistalla esitettyä asioiden käsittelyjärjestystä ottaen huomioon mm. esteellisyyksistä johtuvat tilanteet.

 

4. Selvityspyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja ne jätetään pääsääntöisesti kokouksen alussa. Puheenjohtaja toteaa kokouksen lopussa jätetyt selvityspyynnöt ja niistä voidaan puheenjohtajan harkinnan mukaan käydä keskustelua.

 

5. Kaupunginhallitus voi puheenjohtajan esityksestä päättää, että jokin tietty asia, joka ei kuulu lauta- tai johtokunnan toimivaltaan, tuodaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

6. Kaupunginhallitus siirtyy syyskaudesta 2009 alkaen vaiheittain paperittomaan työskentelyyn (poislukien kaavakartat ja muu erityismateriaali).

 

7. Kaupunginhallitus pitää vuosittain kaksi seminaaria, yhden kevätkaudella ja yhden syyskaudella. Kaikkien khn työskentelyssä mukana olevien tulee osallistua näihin seminaareihin, jollei hänellä ole painavaa syytä poissaoloon.

 

8. Kaupunginhallitus käsittelee tarkastuslautakunnan ehdotukset valtuustokäsittelyn jälkeen erillisenä asiakohtana.

 

 

Lauta- ja johtokunnat:

 

1. Lauta- ja johtokuntien tulee kiinnittää huomiota pidettävien kokousten määrään ja laatuun.

 

2. Kullekin lauta- ja johtokunnalle laaditaan toimintavuoden työskentelyä koskeva suunnitelma. Lauta- ja johtokuntien puheenjohtajat ja esittelijät sopivat suunnitelman laatimisesta ja seurannasta.

 

3. Lauta- ja johtokuntien puheenjohtajat seuraavat soveltuvin tavoin tärkeimpien asioiden valmistelua puuttumatta kuitenkaan suoraan operatiiviseen toimintaan.

 

4. Lauta- ja johtokuntien käsittelyyn tulevat erityisen merkittävät asiat tuodaan etukäteen tiedoksi kaupunginhallituksen puheenjohtajalle, joka harkitsee, onko asiaa syytä käsitellä etukäteen ylemmällä poliittisella tasolla.

 

5. Tehtyjen päätöspöytäkirjojen listaus toimitetaan pääsääntöisesti esityslistan ohessa.

 

 

Pöydällepano, palautus ja muutosehdotukset:

 

1.        Asian pöydällepanosta kaupunginvaltuustossa määrätään kaupunginvaltuuston työjärjestyksen 20 §:ssä.

 

2.        Asian ollessa käsittelyssä ensimmäisen kerran kaupunginhallituksessa taikka lauta- ja johtokunnassa, se pannaan pöydälle, jos pöydällepanosta tehdään kannatettu ehdotus. Puheenjohtajalla on kuitenkin oikeus perustellusta syystä edellyttää, että pöydällepanosta päätetään enemmistöpäätöksellä jo asian ollessa ensimmäistä kertaa käsittelyssä.

 

3.        Asian palauttamista koskevalle ehdotukselle tulee pääsääntöisesti esittää perustelut. Valtuuston palauttamien asioiden osalta kaupunginhallitus antaa valmisteluohjeet.

 

4. Palautuksen yhteydessä asetetaan määräaika, jonka kuluessa asia on tuotava uudelleen toimielimen käsittelyyn. Valtuuston palauttamien asioiden osalta em. määräajan asettaa kaupunginhallitus.

 

5.        Pöydällepanoa ja palautusta koskevat ehdotukset voi tehdä suullisesti, jollei puheenjohtaja vaadi niiden tekemistä kirjallisesti. Muutosehdotukset on tehtävä kirjallisesti.

 

 

Muut huomioon otettavat asiat:

 

1. Paperisen materiaalin käyttöä pyritään vaiheittain vähentämään ja painotuotteiden osalta käytetään harkintaa. Erityisesti kalliiden painotuotteiden teettämistä tulee välttää.

 

2. Kaupungin sisäistä lausuntojärjestelmää tulee keventää. Kaupungin sisäinen hallinto ei muullakaan tavoin saa tarpeettomasti viivästyttää asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa. Kaupunginhallitukselle tuodaan esitys lausuntomenettelyjen uudistamisesta.

 

3. Sisäistä tiedonkeruuta tulee koordinoida paremmin. Hallintokuntia ei tule rasittaa tarpeettomilla kyselyillä ja kerätyt tiedot tulee olla kaikkien tarvitsijoiden käytössä.

 

4. Sähköpostin käytöstä ja materiaalin toimittamisesta toimielimille sähköpostilla laaditaan ohjeistus. Sähköpostin lähettäjän tulee huolehtia siitä, etteivät vastaanottajat saa heille tarpeetonta materiaalia.