TURUN KAUPUNGIN VAPAA-AIKATOIMIALAN JA TURUN SUURTORIN KESKIAIKA RY:N VÄLINEN SOPIMUS
1. Sopijapuolet
Turun kaupungin vapaa-aikatoimiala (jäljempänä Kaupunki)
Y-tunnus: 0204819-8
Osoite: PL 248, 20101 Turku
Yhteyshenkilö: Kulttuurisihteeri, Mette Karlsson
Puhelinnumero: 040 579 2770
S-posti: mette.karlsson@turku.fi
Turun Suurtorin keskiaika ry (jäljempänä Yhdistys)
Y-tunnus: 2352292-8
Yhteyshenkilö:
S-posti:
Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle kirjallisesti.
Sopimukseen liittyvät ilmoitukset on tehtävä kirjallisesti toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle.
2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Kulttuurilautakunta jakaa vuosittain avustuksia turkulaisille yhteisöille ja yksityiselle taiteen harjoittajille. Osa myönnetyistä avustuksista on varattu vakiintuneille avustuksensaajille. Lautakunta on (Kultlk.18.11.2009, § 262) päättänyt, että vakiintuneiden avustuksensaajien kanssa tehdään yhteistyösopimus.
Avustuksen myöntämisessä ja käytännön valvonnassa noudatetaan kaupunginhallituksen hyväksymiä avustuksia koskevia yleisohjeita (Kh 4.4.2016 § 143) sekä kulttuurilautakunnan hyväksymiä lautakuntakohtaisia ohjeita (Kultlk. 19.9.2018 § 88).
Tällä sopimuksella osapuolet sopivat Turun Keskiaikaiset markkinat -nimisen tapahtuman (jäljempänä Keskiaikamarkkinat) sekä Vanhan Suurtorin Joulumarkkinat -nimisen tapahtuman (jäljempänä Joulumarkkinat) (molempiin tapahtumiin yhdessä viitataan tässä sopimuksessa myöhemmin termillä Tapahtumat) järjestämisestä Vanhalla Suurtorilla ja Brinkkalan sisäpihalla (jäljempänä Tapahtumapaikka) Yhdistyksen tuottamana vuosina 2019-2021. Sopimuksen tarkoituksena on, että Yhdistys jatkaa Tapahtumien järjestämistä ja kehittämistä tässä sopimuksessa määritellyllä ja tapahtumien teemaan sopivalla tavalla.
Tapahtumien käytännön toteutus sekä talous ovat kokonaisuudessaan Yhdistyksen vastuulla. Yhdistys toimii ja tekee päätöksiä itsenäisenä toimijana, hakee ulkopuolista rahoitusta ja solmii omat yhteistyösopimuksensa. Kaupunki tukee Yhdistystä sekä rahallisesti että tarjoamalla vetovastuussa olevalle yhdistykselle veloituksetta mm. tiloja erikseen sovittavan mukaisesti.
3. Avustuksen myöntäminen ja maksaminen
Sopijapuolet toteavat, että kulttuurilautakunta on 12.12.2018 § ________ myöntänyt _______________ euron toiminta-avustuksen yhdistyksen toimintaan vuodelle 2019.
Kulttuurilautakunta myöntää edellä mainitun avustuksen vuodelle 2019 ja vähintään samantasoisen avustuksen sopimuskauden ajaksi myös vuosille 2020 ja 2021 edellyttäen, että avustuksille määrätty kulttuurilautakunnan kokonaismääräraha säilyy samansuuruisena ja sisältyy kaupunginvaltuuston hyväksymään kulttuurilautakunnan talousarvioon.
Yhdistyksen on joka vuosi toimitettava erikseen seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio kulttuurilautakunnalle avustuksen anomista varten Kaupungin ilmoittaman aikataulun mukaan.
Avustuksen myöntämisessä ja käytännön valvonnassa noudatetaan kaupunginhallituksen hyväksymiä avustuksia koskevia yleisohjeita (Kh 4.4.2016 § 143) sekä kulttuurilautakunnan hyväksymiä lautakuntakohtaisia ohjeita (Kultlk 19.9.2018 § 88).
4. Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus on voimassa 1.1.2019-31.12.2021.
Määräaikaisena sopimus päättyy määräajan päätyttyä ilman irtisanomista. Tavoitteena on kuitenkin jatkaa Yhdistyksen ja Kaupungin yhteistyötä Tapahtumien järjestämisessä myös vuosina 2022-2024.
Mikäli sopimus Yhdistyksen kanssa päättyy eikä jatkosopimusta tehdä, siirtyy Tapahtumien järjestäminen takaisin Kaupungille. Sopimuskauden päätyttyä Kaupunki voi luovuttaa oikeuden järjestää Tapahtumat edelleen jollekin kolmannelle osapuolelle.
5. Sopimuksen sisältö
Yhdistyksen ja kulttuurilautakunnan välisen sopimuksen sisältö ja kaudella 2019-2021 rahoitettava toiminta kuvataan yhdistyksen toimintasuunnitelmassa ja liitteenä olevassa palvelutuotekortissa.
Yhdistys on velvollinen ilmoittamaan kaupungille avustusvuoden kävijämääränsä seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä.
Kaupunki ja Yhdistys tekevät yhteistyötä, mm. tiedonkulkua vahvistamalla esimerkiksi säännöllisten tapaamisten kautta, jotta Turun kulttuuritarjonta olisi monipuolista ja saavuttaisi uusia yleisöjä. Toiminta on kulttuurilautakunnan ohjelman ja kaupungin sekä lautakunnan arvojen mukaista.
Kaupungilla on Yhdistyksen hallituksessa kaksi paikkaa (1 varsinainen jäsen ja 1 varajäsen).
6. Kaupungin oikeudet, vastuut ja velvollisuudet
Kaupunki antaa mahdollisuuksien mukaan Yhdistyksen käyttöön Tapahtumien järjestämiseen liittyviä tiloja Tapahtumapaikan välittömästä läheisyydestä. Tiloista sovitaan erikseen tapauskohtaisesti.
Kaupunki antaa veloituksetta Yhdistyksen käyttöön:
Tapahtuman ajaksi Kaupungin omistamat myyntikojut, ja teltat (Liite 1). Yhdistyksellä ei ole oikeutta ilman erillistä sopimusta muokata tai muuttaa Kaupungin omistamaa kalustoa.
Henkilökunta
Museokeskuksen Vanhan Suurtorin vahtimestarit auttavat normaaliasiakaspalvelussa Tapahtumien aikana oman työaikansa puitteissa.
Yhdistyksen hallintaan siirrettävä omaisuus
Kaupunki siirtää yhdistyksen hallintaan Keskiaikaisilla markkinoilla käytettävät myyntikojut ja teltat erillisellä sopimuksella (Liite 2). Yhdistyksellä on oikeus sopimuskaudella vuokrata myyntikojuja yrityksille, yhteisöille ja yksityisille henkilöille. Mikäli Yhdistys lopettaa Tapahtumien järjestämisen ja varsinainen yhteistyösopimus purkautuu kesken sopimuskauden, purkautuu myös Yhdistyksen vuokrausoikeus kojuihin ja telttoihin.
Kaupungilla on oikeus lainata omaan käyttöönsä korvauksetta Yhdistyksen hallintaan siirtyneitä myyntikojuja ja telttoja, mutta lainauksista on sovittava tapauskohtaisesti Yhdistyksen kanssa. Yhdistyksellä ei ole velvollisuutta luovuttaa myyntikojuja ja telttoja, lainaan, mikäli lainaus vaikeuttaisi Tapahtumien esityksiä, harjoituksia tai valmisteluja. Kaupungilla ei ole oikeutta luovuttaa tai vuokrata myyntikojuja ja telttoja edelleen. Kaupunki on velvollinen huolehtimaan myyntikojuista ja teltoista lainauksen aikana ja velvollinen korvaamaan aiheuttamansa vahingot.
Markkinointi
-Tapahtumat saavat näkyvyyttä Kaupungin nettisivuilla. Mahdollisesta muusta markkinointiyhteistyöstä sovitaan erikseen.
-Yhdistys saa käyttöoikeuden Tapahtumien visuaaliseen ilmeeseen ja logoon.
-Yhdistys saa oikeuden käyttää Kaupungin omistamia valokuvia vuosien 2007 - 2010 Tapahtumista Tapahtumien markkinointiin
-Yhdistyksellä on oikeus ottaa värikopioita ja väritulosteita Kaupungin osoittamalla värikopiokoneella tämän sopimuskauden aikana. Yhdistykselle annetaan oma tunnusluku kopiokoneen käyttöä varten. Yhdistys maksaa kopioista omakustannehinnan voimassaolevan sopimuksen mukaan.
-Yhdistyksen tulee liittää Kaupungin logot kaikkeen Tapahtumien viestintä- ja markkinointimateriaaliin. Kaupungin logojen tulee olla kaikessa materiaalissa eri asemassa kuin Yhdistyksen tai Tapahtumien muiden yhteistyökumppaneiden tunnusten (esimerkiksi suurempia tai näkyvämmällä paikalla). Kaupungin logojen käyttöoikeutta ei saa siirtää kolmansille osapuolille ilman erillistä sopimusta.
7. Yhdistyksen oikeudet, vastuut ja velvollisuudet
Yhdistyksen yleiset velvollisuudet
Yhdistys sitoutuu noudattamaan sen sääntöihin kirjattua tarkoitusta ja Tapahtumien tavoitetta, jotka ovat tämän sopimuksen ehdoton edellytys.
Yhdistys ei saa myydä tai luovuttaa Tapahtumien järjestämisoikeutta kolmannelle osapuolelle.
Yhdistyksellä on oikeus solmia yhteistyösopimuksia Tapahtumien nimissä kolmansien osapuolien kanssa tämän sopimuskauden aikana. Kolmansilla osapuolilla on oikeus käyttää Tapahtumien nimeä ja logoa omassa viestinnässään ja markkinoinnissaan Yhdistyksen kanssa sovitulla tavalla. Kolmansilla osapuolilla on oikeus kertoa omassa viestinnässä ja markkinoissaan olevansa Tapahtumien yhteistyökumppani.
Keskiaikamarkkinoiden ja Joulumarkkinoiden tuotanto
Yhdistys
-vastaa lakien, asetusten ja määräysten vaatimien turvallisuussuunnitelmien, lupien ja vakuutusten laatimisesta ja hankkimisesta sekä niistä aiheutuvista kustannuksista. Yhdistys on velvollinen vakuuttamaan hallussaan olevan kolmansien osapuolien omaisuuden.
-vastaa siitä, että se omistaa tai on hankkinut kaikki tarvittavat tekijänoikeudet taikka muut tekijänoikeuslaissa (8.7.1961/404) tai muussa laissa säädetyt immateriaalioikeudet Tapahtuman esityksiin. Yhdistys vastaa siitä, ettei Tapahtumaan kohdistuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista tai velvoitteista aiheudu Kaupungille oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus- tai muita kolmannelle osapuolelle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta osapuolta kohtaan. Mikäli sopijapuolet toteavat tai tuomioistuimen päätöksellä todetaan, että sopimuksen mukainen toiminta loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia, Yhdistys hankkii kustannuksellaan tämän sopimuksen edellyttämät oikeudet. Jos tämä ei ole mahdollista, Kaupungilla on oikeus purkaa sopimus.
-järjestää Tapahtumiin tarvittavan henkilökunnan ja vastaa siitä aiheutuvista työnantajavelvoitteista ja kustannuksista. Henkilökunta ei ole työsuhteessa Kaupunkiin.
Keskiaikamarkkinoiden ohjelma
Yhdistys:
-suunnittelee ja toteuttaa keskiajan teemaan sopivan vähintään nelipäiväiset Keskiaikamarkkinat sekä sen ohjelman ja markkinamyynnin
-järjestää säännöllisesti tuotantopalavereja sekä palautepalaverin Keskiaikamarkkinoiden jälkeen, joihin kutsuu myös Kaupungin edustajan tai edustajat
-on velvollinen raadittamaan Keskiaikamarkkinoilla myytävät tuotteet ja järjestämään raatiin keskiajan ja käsityöalan ammattilaisia. Yhdistys voi halutessaan kutsua raatiin asiantuntijoita Museokeskuksesta.
Joulumarkkinoiden ohjelma
Yhdistys
-Suunnittelee ja toteuttaa ohjelmalliset Joulumarkkinat neljänä viikonloppuna Vanhalle Suurtorille ja Brinkkalan sisäpihalle. Markkinapäivät ovat lauantai ja sunnuntai. Joulumarkkinoihin sisältyy koko perheen ohjelmaa jokaisena markkinapäivänä ja markkinamyynti. Markkinamyynti sisältää myyjähaun, paikoituksen, yhteydenpidon myyjiin, laskutuksen sekä raadituksen, mikäli Yhdistys näkee sen tarpeelliseksi.
-Pystyttää ja purkaa markkinat jokaisena tapahtumaviikonloppuna.
-Pitää markkinoiden perinteistä kiinni vanhanajan tunnelmaa ja perinteistä käsityöläisyyttä korostaen.
Tilat ja omaisuus
Yhdistys:
-tekee Kaupungin kanssa erillisen vuokrasopimuksen tilojen käytöstä ja sitoutuu noudattamaan Kaupungin antamia ohjeita ja määräyksiä Kaupungin tilojen käytöstä
-vastaa tarvitsemiensa tietokoneiden ja muiden toimistotarvikkeiden hankkimisesta
-vastaa kaikista Tapahtumiin liittyvistä kuljetuksista ja niistä aiheutuvista kustannuksista, kuten lavastuksen kuljetuttamisesta varastolta Tapahtumapaikalle
-vastaa Tapahtuma-alueen jätehuollosta, siivoamisesta ja jätteiden kuljetuksista sekä niistä aiheutuvista kustannuksista
-on velvollinen palauttamaan lainaamansa Kaupungin omaisuuden samassa kunnossa kuin lainaushetkellä lukuun ottamatta normaalia kulumista sekä huolehtii omaisuuden palauttamisesta varastoon
-on vastuussa Kaupungilta lainatun omaisuuden huolenpidosta ja havaittujen vaurioiden korjauksesta lukuun ottamatta normaalia kulumista
-huolehtii Tapahtumien tarvitseman lavastuksen rakentamisesta ja purkamisesta sekä muista Tapahtumien pystytykseen ja purkuun liittyvistä tehtävistä
8. Yhdistyksen taiteellinen vapaus
Yhdistyksellä on taiteellinen vapaus Tapahtumien ohjelman suunnitteluun ja toteuttamiseen, kuitenkin noudattaen tässä sopimuksessa määriteltyjä ehtoja ja Yhdistyksen omissa säännöissä määriteltyä Yhdistyksen tarkoitusta. Kaupungilla ei ole oikeutta puuttua Yhdistyksen luovaan toimintaan.
9. Yhdistyksen toiminta- ja taloussuunnitelma
Tämän sopimuksen liitteenä on Yhdistyksen toimittama toiminta- ja taloussuunnitelma vuodelle 2019 (Liite 3) sekä palvelutuotekortti (Liite 4) koko sopimuskaudelle 2019-2021 jota tarkennetaan ja päivitetään vuosittain toiminta- ja taloussuunnitelmalla avustuksen anomisen yhteydessä.
Yhdistys sitoutuu noudattamaan em. toiminta- ja taloussuunnitelmaa ja on velvollinen oma-aloitteellisesti ilmoittamaan kaikista sellaisista sen tiedoissa olevista toimintaansa koskevista asioista, jotka voivat vaikeuttaa toiminta- ja taloussuunnitelman toteutumista.
10. Yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös
Yhdistyksen tulee pitää tuloistaan ja menoistaan ajantasaista kirjanpitoa kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
Käytettyjen kirjanpitotilien tulee olla sellaisia, että niistä saa selkeän kuvan Yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta.
Yhdistys on velvollinen toimittamaan kulttuurilautakunnalle edellisen vuoden tilinpäätöksen liitteineen kesäkuun loppuun mennessä.
Kaupungilla on oikeus tarkastaa Yhdistyksen kirjanpitoa siltä osin kuin se on tarpeen tämän sopimuksen ja Yhdistyksen toiminta- ja taloussuunnitelman noudattamisen toteamiseksi.
11. Sopimuksen purkaminen
Mikäli Yhdistys laiminlyö tämän sopimuksen tai sen liitteiden mukaisia velvoitteita olennaisesti, Kaupungilla on oikeus purkaa tämä sopimus. Kaupungilla on oikeus purkaa sopimus esimerkiksi siinä tapauksessa, jos Yhdistys ei ole noudattanut sen sääntöihin kirjattua tarkoitusta tai Tapahtumien tavoitetta taikka jos Kaupunki kohtien 9 tai 10 perusteella saamansa informaation perusteella toteaa, että Yhdistys ei pysty toteuttamaan kohdassa 9 tarkoitettua taloussuunnitelmaa.
Mikäli Kaupunki laiminlyö tämän sopimuksen tai sen liitteiden mukaisia velvoitteita olennaisesti tai, jos Kaupungin avustus on olennaisesti alhaisempi kuin kohdassa 3 on määritelty, Yhdistyksellä on oikeus purkaa tämä sopimus.
Jos sopimusrikkomus on korjattavissa, sopimuksen purkaminen edellyttää, ettei sopimusrikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ole korjannut sopimusrikkomustaan 30 päivässä toiselta osapuolelta kirjallisen huomautuksen saatuaan.
Sopimuksen purkaminen on tehtävä kirjallisesti.
Mikäli sopimus Yhdistyksen kanssa päättyy mistä tahansa syystä, siirtyy Tapahtumien järjestäminen takaisin Kaupungille ja kaikki tämän sopimuksen perusteella annetut edut ja hyödykkeet (kuten kalusto, mahdolliset käyttöoikeudet tavaramerkkeihin tms.) palautetaan Kaupungille. Kaupunki voi luovuttaa oikeuden Tapahtumien järjestämiseen edelleen jollekin kolmannelle osapuolelle.
Kaupungilla on käyttöoikeus tämän sopimuskauden aikana otettuihin Tapahtumien valokuviin, mikäli Tapahtumat palautuvat Kaupungille.
12. Maksetun avustuksen takaisinperintä ja palautus
Jos sopimus puretaan tai irtisanotaan, Kaupungilla on oikeus periä Yhdistykseltä takaisin se määrä mahdollisesti jo maksetusta avustuksesta, joka kohdistuu sopimuksen päättymisen jälkeiseen aikaan.
Kaupungilla on oikeus määrätä päätöksellään avustuksen maksaminen lopetettavaksi sekä periä myös sopimuksen voimassaoloaikana maksettu avustus tai sen osa takaisin, jos
-Yhdistys ei ole noudattanut sen sääntöihin kirjattua tarkoitusta tai Tapahtumien tavoitetta
-Yhdistyksen toiminnasta on annettu virheellisiä tai harhaanjohtavia tietoja tai salattu tietoja taikka on kieltäydytty antamasta vaadittuja tietoja, asiakirjoja tai muuta aineistoa;
-avustus on käytetty eri tarkoitukseen kuin tämä sopimus tai avustuspäätös määrittää;
-Yhdistys on lopettanut avustuksen kohteena olevan toimintansa, supistanut tai muuttanut sitä olennaisesti taikka luovuttanut sen toiselle;
-Yhdistys on joutunut ulosottotoimenpiteen kohteeksi, selvitystilaan, konkurssiin tai saneerausmenettelyn kohteeksi;
-lainsäädäntö edellyttää avustuksen takaisin perimistä; taikka
-Yhdistys menettelee muulla tämän kohdan seikkoihin rinnastettavalla tavalla.
Mikäli tarkoitus, johon avustus on myönnetty, on jäänyt toteutumatta tai meno on ollut myönnettyä avustusta pienempi, käyttämättä jäänyt avustus tai sen osa on palautettava.
13. Vahingonkorvaus
Sopijapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta toisen osapuolen virheestä, laiminlyönnistä ja muusta sopimuksen mukaisen velvollisuuden täyttämättä jättämisestä aiheutuneesta välittömästä vahingosta, ellei virhe tai laiminlyönti ole aiheutunut ylivoimaisesta esteestä. Sopijapuolen tulee välittömästi informoida toista osapuolta ylivoimaisesta esteestä voidakseen vedota siihen.
Yhdistys on velvollinen korjaamaan tai korvaamaan Kaupungilta lainatulle omaisuudelle aiheuttamansa vahingot. Yhdistys ei vastaa normaalista kulumisesta aiheutuvista vahingoista.
Sopijapuolen tulee ilmoittaa viipymättä kirjallisesti toiselle osapuolelle asioista, joilla on sopimussuhteen tai sopimuksen täyttämisen kannalta olennaista merkitystä, kuten henkilöstömuutokset ja Yhdistyksen tai Tapahtumien talouteen liittyvät asiat.
Yhdistyksellä ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman Kaupungin etukäteen antamaa kirjallista suostumusta.
Sopijapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat osapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja osapuolten toimivaltaiset edustajat ovat allekirjoittaneet muutosta koskevan lisäyksen sopimukseen.
17. Oikeuspaikka
Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuolten välisillä neuvotteluilla, mutta jos tässä ei onnistuta, erimielisyydet ratkaisee ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeus.
18. Allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle.
Turussa, ____________ 2019
TURUN KAUPUNKI, VAPAA-AIKATOIMIALA
______________________________
Minna Sartes
Toimialajohtaja
TURUN SUURTORIN KESKIAIKA RY
______________________________
Puheenjohtaja
LIITTEET
Liite 1 Kaupungin omistamat kojut ja teltat
Liite 2 Yhteistyösopimus Turun kaupungin vapaa-aikatoimialan omistamista myyntikojuista ja teltoista (lista omaisuudesta sopimuksen liitteenä Liite 1)
Liite 3 Yhdistyksen toiminta- ja taloussuunnitelma vuodelle 2016
Liite 4 Palvelutuotekortti sopimuskaudelle 2016–2018